# Practice Statement E-mail #### 1. Toepassingsgebied Deze Practice Statement beschrijft de werkwijze van de E-mail Diensten aangeboden door EasyPost. De diensten worden verleend in overeenstemming met de toepasselijke GDPR-wetgeving. #### 2. Algemeen EasyPost ondersteunt en voorziet diensten aan bedrijven op het gebied van het optimaliseren van administratieve bedrijfscommunicatie. EasyPost biedt de E-mail als een dienst aan bij zijn klanten (als onderdeel van de EasyPost Connect diensten) en maakt het zo mogelijk voor die bedrijven om hun uitgaande administratieve bedrijfscommunicatie te automatiseren en te centraliseren binnen één centraal systeem. De te verzenden documenten voor deze dienst kunnen worden aangeleverd via ons platform of andere aanleverkanalen, zoals e-mail, SFTP of via API. Data die verzonden en ontvangen wordt via een E-mail kan gebruikt worden als bewijsmiddel in een gerechtelijke procedure in alle EU-lidstaten. Het kan niet verworpen worden als bewijsmiddel louter en alleen omdat het elektronisch is. EasyPost is ISO-27001 gecertifieerd sinds 25/4/2022. Deze Practice Statement is onderworpen aan het Belgische recht. Enkel de rechtbanken van Gent, afdeling(en) Gent, zijn bevoegd in geval van een geschil. Voor vragen of verzoeken kunt u steeds mailen naar . #### 3. Policies 3.1 Practice Statement: Deze [Practice Statement](https://www.easypost.eu/nl-BE/statements) is op elk moment te raadplegen op de website. EasyPost kan deze Practice Statement op elk moment aanpassen. Het is daarom belangrijk dat u het document regelmatig raadpleegt. Op de website vindt u steeds de meest actuele versie. Eventuele wijzigingen zullen gecommuniceerd worden via de website, per e-mail of via andere elektronische kanalen. 3.2 Algemene Voorwaarden EasyPost: De Algemene Voorwaarden van EasyPost beheersen de rechtsverhouding tussen EasyPost en de Opdrachtgever en zijn van toepassing op elke Dienst van EasyPost, met inbegrip van de E-mail en verzend Diensten. De Opdrachtgever en zijn Gebruikers dienen kennis te nemen van deze Algemene Voorwaarden en de toepassing ervan te aanvaarden vooraleer de E-mail en verzend Diensten kunnen worden gebruikt. De [Algemene Voorwaarden van EasyPost](https://www.easypost.eu/nl-BE/algemene-voorwaarden) zijn op elk moment te raadplegen op de website. 3.3 Bijzondere Voorwaarden: In aanvulling op de Algemene Voorwaarden van EasyPost zijn de Bijzondere Voorwaarden inzake E-mail eveneens van toepassing op (het gebruik van) de E-mail Diensten. De Opdrachtgever en zijn Gebruikers dienen kennis te nemen van deze Bijzondere Voorwaarden en de toepassing ervan te aanvaarden vooraleer de E-mail Diensten kunnen worden gebruikt. De [Bijzondere Voorwaarden inzake E-mail](https://www.easypost.eu/nl-BE/easypost-connect/bijzondere-voorwaarden/mail) zijn op elk moment te raadplegen op de website. 3.4 Privacy Policy: De Privacy Policy van EasyPost omschrijft de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de E-mail Diensten en bevat alle informatie vereist o.g.v. artikelen 13-14 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De [Privacy Policy](https://www.easypost.eu/nl-BE/privacy-policy) is op elk moment te raadplegen op de website. 3.5 Information Security Policy: Het informatieveiligheidsbeleid van Easypost omschrijft alle technische en operationele vereisten en procedures teneinde de nodige passende risicobeheersmaatregelen te implementeren en beheren. EasyPost heeft een ISMS geïmplementeerd in overeenstemming met ISO27001:2013. Het toepassingsgebied van het ISMS omvat alle door EasyPost geleverde diensten, met inbegrip van de E-mail en verzend Diensten, en heeft betrekking op het beheer van informatie en alle bedrijfsprocessen van EasyPost die deze Diensten ondersteunen. #### 4. Werkwijze - Diensten **4.1 Configuratie E-mail taak** Via het EasyPost Connect portaal kan de klant de E-mail taak eenvoudig configureren. Dit gebeurt via het tabblad ‘Workflow’. Als klant kan u een E-mail taak toevoegen aan een nieuwe of aan een bestaande workflow. De werkwijze voor het aanmaken van een workflow kan u raadplegen via de [manual](https://easypost.atlassian.net/l/cp/SvsC1VVN). Binnen de workflow selecteert de Gebruiker de taak ‘E-mail’. Vervolgens dienen alle velden om de E-mail taak te configureren te worden ingevuld. Hieronder een overzicht van de verplichte en de niet verplichte velden: - Naam\* - Omschrijving - Afzender E-mail\* Hier staat standaard het e-mailadres van EasyPost Connect ingevuld (). De klant kan dit e-mailadres wijzigen naar een eigen e-mailadres, dat gekoppeld is aan zijn/haar departement. Achterliggend worden de DNS-instellingen geregeld. - Vervaltijd\* De vervaltijd geeft aan wanneer de Gebruiker de taak als niet succesvol wil identificeren, indien er binnen die tijd nog geen actie is ondernemen door de Ontvanger. - Onderwerp\* - Weergavenaam\* Vervolgens kan de E-mail template die bij de verzending hoort eenvoudig worden ingesteld via de templatetool. **4.2 Verzenden van een E-mail** Eens de workflow met een E-mail is aangemaakt kan die gebruikt worden om documenten te verzenden. De te verzenden documenten kunnen door de klant en haar Gebruikers worden aangeleverd via onderstaande kanalen: - Mail (De maximale filesize van het bestand mag niet groter zijn dan 5MB) - EasyPost Connect Portaal - SFTP Het aanleverkanaal is vrij door de Opdrachtgever te bepalen. De Opdrachtgever is niet gelimiteerd tot gebruik van één aanleverkanaal, maar kan alle kanalen door elkaar gebruiken. Om de veiligheid en integriteit van de te verzenden documenten te garanderen, worden de documenten bij voorkeur aangeleverd via SFTP, het EasyPost Connect portaal en/of in de toekomst de API (nog niet ondersteund). Een uitgebreide beschrijving per aanleverkanaal is raad te plegen in de [manual](https://easypost.atlassian.net/l/cp/SvsC1VVN). Hieronder staat beschreven hoe dit in zijn werk gaat: - De Gebruiker laadt de opdracht op via de daartoe voorziene aanleverkanalen. - Om de opdracht te kunnen versturen via een E-mail taak moet er een e-mailadres in de tekstlaag van de PDF vervat zitten. - De pre-processing zorgt ervoor dat de opdracht – indien nodig – wordt opgesplitst in verschillende verzendingen. Dit wordt bepaald op workflowniveau. - De verzending (PDF) wordt toegevoegd aan de via de workflow geconfigureerde E-mailtemplate. - Eens de E-mail is verstuurd krijgen we via de SNS-service van AWS-pushberichten m.b.t. de status van de verzending. Op deze manier weet de Gebruiker of de verzending correct is aangekomen op de e-mailserver van de Ontvanger. Afhankelijk van de e-mailserver van de Ontvanger kan er gezien worden of de E-mail geopend is door de Ontvanger (zie 5.5 Opvolging van een E-mail). 4.2.1 Bestandsvoorwaarden - Bestandstype: EasyPost Connect E-mail ondersteunt enkel de verwerking van PDF-bestanden. - De doorgestuurde PDF's moeten verder aan een aantal technische minimumvereisten voldoen. Deze kan men terugvinden in de Bijzondere Voorwaarden van onze E-mail Dienst. **4.3 Opvolging van een E-mail** Het portaal staat de Gebruiker toe om de status van de verzending op te volgen. Volgende statussen zijn raadpleegbaar: - Ontvangen: Deze status geeft aan wanneer EasyPost het document heeft ontvangen van de Gebruiker. - Verzonden: Deze status geeft aan wanneer de mail werd verstuurd naar de Ontvanger - Geopend\*: De status geopend geeft aan wanneer de Ontvanger de E-mail heeft geopend. \*de status geopend is niet 100% gegarandeerd en heeft verder ook geen enkele invloed op de successtatus van de verzending. Deze status is enkel zichtbaar wanneer de afbeeldingen in de mailtemplate door de mailbox van de Ontvanger worden gedownload. Microsoft Outlook is standaard zo geconfigureerd dat het automatisch downloaden van afbeeldingen wordt geblokkeerd. Sommige mailproviders scannen en downloaden de mail om te controleren of er geen virussen zijn meegestuurd met de E-mail alvorens de Ontvanger deze heeft geopend. In dat geval zal de status ‘geopend’ een foute weergave zijn van de realiteit. De beveiligingsmaatregelen van de Ontvanger spelen hierin ook een belangrijke rol. De status van een E-mail wordt als succesvol gezien als deze is afgeleverd in de mailbox van de Ontvanger. Het niet succesvol afleveren van een E-mail kan volgende redenen hebben: - Hard bounce: Dit heeft te maken met een permanente error waardoor de E-mail niet kan worden afgeleverd in de mailbox van de Ontvanger. - Soft bounce: Dit heeft te maken met een tijdelijk probleem met de server van de Ontvanger of een ander tijdelijk technisch probleem. #### 5. Risicobeoordeling/informatieveiligheid Het informatiebeveiligingsbeleid van EasyPost beschrijft alle beveiligingseisen en operationele procedures die nodig zijn om de gekozen risicobeheersmaatregelen uit te voeren en te beheren. EasyPost heeft een ISMS geïmplementeerd in overeenstemming met ISO27001:2013. Het toepassingsgebied van het ISMS omvat alle door EasyPost geleverde diensten en heeft betrekking op het beheer van informatie en alle bedrijfsprocessen van EasyPost die deze diensten ondersteunen. #### 6. ERDSP Management 6.1 Interne organisatie: EasyPost werkt in een netwerk van leveranciers, partners die gecontroleerd worden op betrouwbaarheid, compliance en het voldoen aan de hoogste eisen. De diensten worden uitbesteed aan betrouwbare ISO27001 en/of ISO9001 partners. EasyPost heeft een CISO. EasyPost heeft ook een Data Protection Officer aangesteld (). 6.2 Personeelszaken: De achtergrond van elke werknemer en (onafhankelijke) contractant en hun opleiding, vaardigheden, ervaring en kwalificaties worden grondig gecontroleerd en geverifieerd voordat zij in dienst worden genomen. EasyPost heeft het nodige beleid voor deze controles en verificaties. EasyPost zorgt ervoor dat haar werknemers en contractanten de betrouwbaarheid en veiligheid van de Diensten ondersteunen. Werknemers van EasyPost vereisen de nodige deskundigheid, betrouwbaarheid, ervaring en kwalificaties en krijgen voldoende training met betrekking tot de Diensten, informatiebeveiliging en gegevensbescherming. 6.3 Vermogensbeheer: Alle relevante activa worden geïdentificeerd en bijgehouden in een inventaris waarbij passende beschermingsmaatregelen worden toegewezen in overeenstemming met het risicobeheer. EasyPost zorgt ervoor dat alle informatie en activa een passend beschermingsniveau krijgen. Alle media en apparaten worden behandeld in overeenstemming met de vereisten voor informatiebeveiliging en gegevensbescherming. Verdere details worden beschreven in het informatiebeveiligingsbeleid. 6.4 Cryptografische controles: De nieuwste state of the art cryptografische technieken, afhankelijk van het beoogde gebruik, worden bijgehouden en gebruikt. EasyPost verzekert de veiligheid van cryptografische sleutels en cryptografische apparaten gedurende hun hele levenscyclus. Encryptie wordt gebruikt waar nodig of vereist. EasyPost heeft procedures opgesteld voor het beheer van de cryptografische controlemaatregelen die worden gebruikt in het kader van een adequate beveiliging van de informatie/gegevens. Verdere details worden beschreven in het informatiebeveiligingsbeleid. 6.5 Fysieke en omgevingsbeveiliging: EasyPost heeft beveiligingsmaatregelen ingevoerd om verlies, schade, compromittering van activa, onderbreking van bedrijfsactiviteiten en compromittering of diefstal van informatie en informatieverwerkingsfaciliteiten te voorkomen. De fysieke en omgevingsbeveiliging wordt beschermd door een reeks maatregelen, waaronder: - Fysieke en logische toegangscontrole; - Bescherming van apparatuur tegen fysieke en milieubedreigingen. Verdere details worden beschreven in het informatiebeveiligingsbeleid. 6.6 Operationele beveiliging: EasyPost heeft de nodige operationele beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd volgens de ISO-27001 norm. Verdere details worden beschreven in het informatiebeveiligingsbeleid. 6.7 Netwerk beveiliging: EasyPost heeft de nodige netwerkbeveiligingsmaatregelen geïmplementeerd volgens de ISO-27001 norm. Verdere details worden beschreven in het informatiebeveiligingsbeleid. 6.8 Beheer van incidenten: In geval van incidenten of calamiteiten heeft EasyPost het nodige beleid (ISMS en Data Breach Policy) geïmplementeerd om snel en correct te kunnen handelen zodat de gevolgen zo snel mogelijk kunnen worden beperkt. Incident management is gericht op een snel en correct herstel van de getroffen processen, zodanig dat de Diensten op de kortst mogelijke termijn weer aan de klanten worden geleverd. Nadere informatie is bepaald in het Informatiebeveiligingsbeleid, het Incident Management Systeem en het Beleid inzake datalekken. 6.9 Verzamelen van bewijsmateriaal voor E-mail: Alle relevante informatie betreffende door EasyPost verstrekte en ontvangen gegevens wordt geregistreerd en gedurende een passende periode toegankelijk gehouden, met name met het oog op de bewijsvoering in gerechtelijke procedures en om de continuïteit van de Diensten te waarborgen. 6.10 Bedrijfscontinuïteitsbeheer: EasyPost verzekert de continuïteit van de Diensten voor al haar klanten. EasyPost handelt systematisch in geval van incidenten, calamiteiten of rampen om eventuele gevolgen zo snel mogelijk te beperken. Verdere details worden beschreven in het Informatiebeveiligingsbeleid, het Business Continuity Plan en het Disaster Recovery Plan. #### 7. Verplichtingen en aansprakelijkheid 7.1 Verplichtingen van Partners 7.2 Verplichtingen van EasyPost: EasyPost zal aansprakelijk zijn volgens de Bijzondere Voorwaarden van de E-mail Dienst, beschikbaar op het EasyPost Connect klantenplatform. 7.3 Verplichtingen van Gebruikers en Ontvangers: Limitaties, Gebruikersvoorwaarden, verplichtingen en aansprakelijkheden voor Gebruikers en Ontvangers (en Administrators) zijn uiteengezet in de Bijzondere Voorwaarden van de E-mail Dienst, beschikbaar op het EasyPost Connect klantenplatform. #### 8. Compliance en audits EasyPost zal voldoen aan alle relevante wetgeving bij het uitbaten van de E-mail Dienst, in het bijzonder met de GDPR-wetgeving. #### 9. Beëindiging of stopzetting van de Beviligde E-mail Diensten - Continuïteit EasyPost zal de Opdrachtgever ten minste 6 maanden voor beëindiging van de E-mail Dienst op de hoogte stellen via e-mail of enig ander digitaal kanaal.