# QERDS Privacy Statement #### 1. Waarom deze Privacy Statement? 1.1 Dit is de Privacy Statement van NV Postalia Belgium (“EasyPost”), leverancier van Qualified Electronic Registered Delivery Services (Gekwalificeerde diensten voor elektronisch aangetekende bezorging) (“QERDS”) en Electronic Registered Delivery Services (“ERDS”) als onderdeel van EasyPost Connect (hierna: de “Diensten”). Onze bedrijfsgegevens zijn te vinden in artikel 3 hieronder. 1.2 We hechten veel belang aan uw privacy en gegevensbescherming. Daarom nemen we alle passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, inclusief de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze Privacy Statement is van toepassing op het verwerken van uw persoonsgegevens door Easypost via of gerelateerd aan de Diensten. In deze Privacy Statement wordt uitgelegd, onder andere, welke persoonsgegevens we verwerken, hoe, waarom en welke rechten u in dit verband heeft, met wie uw gegevens gedeeld kunnen worden, enz. We proberen u op een transparante manier te informeren. We adviseren u om deze Privacy Statement zorgvuldig te lezen. U kunt deze te allen tijde raadplegen onder het tabblad 'Privacy Statement', dat beschikbaar is op EasyPost Connect. 1.3 Deze Privacy Statement heeft geen betrekking op andere policies of voorwaarden van Easypost of op policies of voorwaarden van derde partijen en ook niet op websites of toepassingen waarnaar wordt verwezen door hyperlinks via de Diensten of op EasyPost Connect. 1.4 We kunnen deze Privacy Statement op elk moment wijzigen. Wijzigingen zullen worden aangekondigd via de Diensten of anderszins (bijv. via e-mail). De Engelse tekst van deze Privacy Statement zal altijd voorrang hebben boven vertalingen ervan. 1.5 Deze Privacy Statement is onderworpen aan het Belgische recht. Alleen de rechtbanken van Gent (afdeling(en) Gent) zijn bevoegd in geval van een geschil. #### 2. Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van uw gegevens? Wij (EasyPost). Wij zijn de zogenaamde 'verwerkingsverantwoordelijke'. Dit betekent dat we de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen en verantwoordelijk zijn voor de rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens via de Diensten. Wanneer EasyPost echter persoonsgegevens verwerkt van betrokkenen waar de klant van EasyPost verantwoordelijk voor is (bijvoorbeeld persoonsgegevens in inhoud, bestanden of digitale documenten van de klant), wordt EasyPost gekwalificeerd als de ‘verwerker’ die verwerkt namens de klant als de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. #### 3. Hoe kunt u contact met ons opnemen? Contactgegevens: | E-mail | | |---|---| | Hyperlink website | [https://www.easypost.eu/nl/ ](https://www.easypost.eu/nl-BE) | | Functionaris voor gegevensbescherming | | Bedrijfsgegevens: | Rechtsvorm | NV | |---|---| | Bedrijfsnaam | Postalia Belgium | | Naam | EasyPost | | Hoofdkantoor | Gustave Fachedreef (L) 1 7700 Moeskroen | | Ondernemingsnummer (KBO) | 0463.006.734 | #### 4. Welke gegevens verwerken we van u en hoe? 4.1 EasyPost verwerkt de volgende gegevens in het kader van uw gebruik van onze Diensten: (i) als u een (eind)gebruiker (zender of ontvanger) bent: - Zendergegevens: uw persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, voornaam, inloggegevens, accountgegevens, e-mailadres, Itsme-identificatienummer (indien gebruikt voor identificatie), eID-kaartnummer (indien gebruikt voor identificatie), telefoonnummer, ondernemings- of btw-nummer (indien van toepassing) en inhoud, bestanden of digitale documenten van de zender. - Ontvangersgegevens: uw persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, voornaam, inloggegevens, accountgegevens, e-mailadres, Itsme-identificatienummer (indien gebruikt voor identificatie), eID-kaartnummer (indien gebruikt voor identificatie), ondernemings- of btw-nummer (indien van toepassing), geboortedatum (indien hierom door de zender wordt verzocht als extra verificatiemiddel), kennisgevingsdata en -tijden. - Communicatie over en via de Diensten: het sturen van bewijzen, kennisgevingen of verzoeken die klaar zijn voor aflevering en/of acceptatie, enz. (ii) als u een organisatie, overheid of bedrijf (bijv. als een klant of licentiehouder van Easypost) bent: naam van de organisatie(s), overhe(i)d(en) of bedrijf/bedrijven, maatschappelijke zetel(s), andere adressen en ondernemingsnummer(s)/btw-nummer(s); (iii) uw elektronische identificatiegegevens in het kader van het gebruik van onze Diensten, zoals uw apparaatgegevens, browser, besturingssysteem, IP-adressen, cookies of vergelijkbare technologieën, logbestandgegevens, inlog-ID, gebruikers-ID, wachtwoorden, externe toepassingen, platforms of websites, door u bezochte pagina’s en/of gebruikte functionaliteiten op de Diensten (en datum en tijd), logboek van acceptatie van juridische documenten zoals deze Privacy Statement en onze Gebruiksvoorwaarden; (iv) financiële gegevens, zoals bankrekeningnummer en/of andere betalingsgegevens (indien noodzakelijk). 4.2 EasyPost kan uw gegevens direct van u ontvangen, bijv. omdat u ze aanlevert door middel van registratie of login, of door onze Diensten te gebruiken, of indirect via derde partijen. EasyPost kan uw persoonsgegevens ontvangen en verwerken in het kader van de (gebruikers)overeenkomst met u, wanneer u zich aanmeldt bij of inlogt in onze Diensten, wanneer u onze Diensten gebruikt, wanneer u contact opneemt met EasyPost (via de telefoon, schriftelijk of via de Diensten) of via cookies of vergelijkbare technologieën. Uw gegevens worden verwerkt in onze databases die zijn verbonden met de Diensten en via/door bewijs van verzending, bewijs van ontvangen, logbestanden en back-ups. 4.3 EasyPost verzamelt of verwerkt geen speciale categorieën van persoonsgegevens van u, tenzij u ze vrijwillig aan ons zou leveren via de Diensten of EasyPost Connect. #### 5. Waarom en op welke basis verwerken we uw gegevens? EasyPost verwerkt uw persoonsgegevens voor: **5.1 Gebruik en verlening van onze Diensten – gebruikersbeheer** We verwerken uw persoonsgegevens om onze Diensten voor u beschikbaar te maken en u toegang te bieden tot onze Diensten (als een gebruiker, licentiehouder, zender of ontvanger), inclusief door middel van identificatie- en authenticatiemethoden, om uw account en profiel aan te maken, onze contractuele relatie te beheren, om contact met u op te nemen, uw mogelijke vragen en klachten te verwerken en u de nodige informatie te verschaffen over onze Diensten, EasyPost Connect of andere informatie met betrekking tot onze activiteiten, om u bevestigingse-mails, kennisgevingen, bewijzen van aflevering of acceptatie te sturen, om uw gegevens te beheren voor backoffice- of helpdeskdoeleinden, voor betalingen, administratie, facturering, volgen van kredietwaardigheid en boekhouding. We verwerken uw persoonsgegevens ook om te verifiëren of uw gebruik van de Diensten voldoet aan onze Gebruiksvoorwaarden en de toepasselijke wetgeving. We verwerken uw gegevens (of die van uw bedrijf of organisatie) in het kader van de voorbereiding en/of uitvoering van de (gebruikers)overeenkomst of op basis van onze legitieme (commerciële) belangen, die, in voorkomend geval, zwaarder doorwegen dan uw (privacy)rechten (zoals u redelijkerwijs kunt verwachten van een dergelijke verwerking in het kader van het gebruik van onze Diensten). Indien u bepaalde informatie of gegevens niet aan ons verstrekt, zoals uw identificatie-/authenticatiegegevens of financiële informatie, die we nodig hebben als onderdeel van de (gebruikers)overeenkomst, zullen wij onze Diensten niet kunnen leveren of onze Diensten niet beschikbaar kunnen stellen voor u. 5.2 We kunnen uw gegevens verwerken **om onze Diensten te optimaliseren en ondersteunen**. We kunnen uw persoonsgegevens verwerken om uw gebruik van en toegang tot de Diensten te controleren, gewoonten van gebruikers te analyseren, verbeteringen of nieuwe functies te ontwikkelen om onze Diensten te verbeteren, uw navigatie en gebruikerservaring te optimaliseren en om marktonderzoek uit te voeren. Voor zover mogelijk zal EasyPost samengevoegde gegevens (dit zijn gegevens die u niet kunnen identificeren of aan u kunnen worden gekoppeld, zoals statistische gegevens), gepseudonimiseerde of geanonimiseerde gegevens verwerken, in plaats van persoonsgegevens, in gevallen waarin de doeleinden van een dergelijke verwerking op die manier bereikt kunnen worden. Wanneer u onze Diensten gebruikt, kunnen we in dit opzicht ook bepaalde andere elektronische gegevens verwerken, zoals cookies, identifiers voor mobiele apparaten of vergelijkbare technologieën die worden gebruikt om gegevens te verzamelen. Zij kunnen de interactie tussen u als een gebruiker (zender of ontvanger) en onze Diensten vergemakkelijken en worden gebruikt om uw gebruikerservaring te verbeteren en voor het verzamelen van statistische gegevens onder de gebruikers. Bepaalde cookies, identifiers of technologieën kunnen worden geplaatst door een derde partij voor het meten van het gebruik van onze Diensten en/of andere functies voor bijv. authenticatie, berichtenverkeer, kennisgevingen, enz. Meer informatie over het gebruik van dergelijke cookies, identifiers of technologieën kunt u vinden in ons [cookie policy](https://www.easypost.eu/nl-BE/cookie-policy). **5.3 Direct marketing** 5.3.1 Als u een (eind)gebruiker van de Diensten en/of bestaande klant van EasyPost bent, kan EasyPost uw persoonsgegevens gebruiken voor commerciële en reclamedoeleinden (direct marketing). Strikt persoonlijke communicatie, begroetingen en enquêtes zijn geen direct marketing. EasyPost kan u commerciële en reclameboodschappen over de Diensten, EasyPost Connect of andere producten of diensten van EasyPost sturen door middel van gepersonaliseerde pushberichten via de Diensten, per e-mail of op bepaalde sociale netwerken of een ander platform of dienst waar u een account voor hebt. EasyPost baseert zich bij de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden op zijn legitieme belangen. Als u echter geen (eind)gebruiker van de Diensten en ook geen bestaande klant of licentiehouder van EasyPost bent, is uw voorafgaande toestemming nodig voor ongevraagde commerciële berichten en/of de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden. Indien u wilt dat uw persoonsgegevens niet langer worden verwerkt voor dergelijke commerciële en/of reclamedoeleinden, hebt u te allen tijde het recht om bezwaar te maken (afmelden voor of zich verzetten tegen een dergelijke verwerking), kosteloos en zonder een reden op te geven (zie artikel 8.3 hieronder). Om af te melden kunt u contact opnemen met EasyPost: . **5.4 Het vookromen van fraude of ander illegaal of onrechtmatig gebruik van de Diensten:** We kunnen uw gegevens verwerken om u of andere gebruikers, die inbreuk maken op de (gebruikers)overeenkomst, onze Gebruikersvoorwaarden, policies, statements of toepasselijke wetgeving, de toegang tot de Diensten te blokkeren of te weigeren en om actie te ondernemen tegen u of andere gebruikers. 5.5 We kunnen uw gegevens verwerken voor **andere legitieme (commerciële) belangen** voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, zoals het vergemakkelijken van onze activiteiten en diensten, het genereren van samengevoegde statistieken, het uitvoeren van marktonderzoeken, het toepassen van onze beleidsregels, verklaringen en procedures, ter verdediging tegen claims of verzoeken, om onze gebruikers, licentiehouders en/of klanten en hun rechten te beschermen, en om de rechten van derde partijen te beschermen, indien van toepassing. 5.6 We kunnen uw gegevens verwerken voor **overdracht** aan derde partijen, zoals onze klanten/licentiehouders, partners, dienstverleners, leveranciers, autoriteiten en/of andere contractpartijen van EasyPost (zie ook artikel 6 hieronder) voor de implementatie van de voorgaande artikelen. **5.7 Naleving van toepasselijke wetgeving:** Tot slot kunnen wij uw gegevens verwerken om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving of wettelijke verzoeken of bevelen door toezichthoudende autoriteiten, rechtbanken of overheidsinstanties. #### 6. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens (behalve EasyPost)? 6.1 Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt door onze partners, dienstverleners of leveranciers in verband met het voor u beschikbaar maken van de Diensten, uw gebruik van de Diensten en de levering van onze Diensten. Dit omvat, bijv., onze (ERDS)-platformpartners, hostingproviders, IT-partners, webbeheerders, netwerkbeheerders, softwareleveranciers, en bedrijven die betalingsdiensten, marketingdiensten, communicatiediensten of mediadiensten aanbieden aan ons of andere partners of dienstverleners. EasyPost verifieert bij zijn partners, dienstverleners, verwerkers en/of subverwerkers dat zij de noodzakelijke, passende (veiligheids)maatregelen nemen in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of andere toepasselijke privacywetgeving om uw gegevens te beschermen en sluit de noodzakelijke overeenkomsten inzake gegevensbescherming met zijn (sub)verwerkers. 6.2 Uw persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan gelieerde ondernemingen van EasyPost van de levering van de Diensten. 6.3 Andere bedrijven kunnen uw gegevens ook verwerken in verband met onze Diensten of activiteiten, zoals onze accountants, auditors, verzekeringsagenten, verzekeraars, juridische adviseurs, advocaten of andere dienstverleners. 6.4 EasyPost zal uw persoonsgegevens niet openbaren aan derde partijen, behalve in geval van de openbaarmaking van informatie die is toegestaan door toepasselijke wetgeving, of waarnaar wordt verwezen in dit artikel 6 of elders in deze Privacy Statement. We zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens door derde partijen die dat niet doen namens EasyPost, maar zelf verantwoordelijk zijn. 6.5 Tot slot kunnen we verplicht worden, door de wet of na een verzoek door toezichthoudende autoriteiten, rechtbanken of overheidsinstanties, om uw gegevens aan hen of een derde partij bekend te maken. 6.6 Uw gegevens zullen niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden overgedragen. Indien uw gegevens toch zouden worden overgedragen naar landen buiten de EER voor welke de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat dergelijke landen een passend niveau van bescherming bieden voor persoonsgegevens, zal EasyPost ervoor zorgen dat er (aanvullende) maatregelen worden genomen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (bijv. de implementatie van door de Europese Commissie beschikbaar gestelde standaardcontractbepalingen en/of andere aanvullende maatregelen). #### 7. Hoe lang verwerken en bewaren we uw gegevens? 7.1 We zullen uw gegevens niet langer houden, verzamelen, behandelen of verwerken dan nodig is voor de doeleinden zoals hierboven beschreven in artikel 5. We streven ernaar om het minimum aan gegevens te gebruiken dat vereist is voor het functioneren van onze Diensten en/of door de wet. Onverminderd de algemene strekking van het bovenstaande, zullen uw identificatie, abonnement en elektronische en authenticatiegegevens (zie artikel 4 hierboven) worden bewaard zolang u onze Diensten gebruikt in het kader waarvan dergelijke persoonsgegevens worden verwerkt, tenzij speciale wettelijke bepalingen van toepassing zijn op de opslag of verwerking daarvan of tenzij een langere opslag of verwerking is vereist om onze belangen te verdedigen in gerechtelijke procedures of tenzij er in dit opzicht een ander specifiek legitiem belang van EasyPost is voor langere opslag of verwerking. 7.2 De bewaartermijn voor uw persoonsgegevens kan variëren, afhankelijk van de doeleinden van de verwerking en onze wettelijke verplichtingen. De inhoud, bestanden of (digitale) documenten die worden verstuurd, verwerkt en/of afgeleverd via de Diensten zullen worden vernietigd na behandeling: de inhoud, bestanden of documenten zullen beschikbaar zijn voor eerste levering gedurende twee (2) weken, waarna de inhoud, bestanden of documenten nog eens twee (2) dagen kunnen worden opgevraagd. Metagegevens die wettelijk verplicht zijn, zullen voor een langere periode worden opgeslagen, zoals bewijsrapporten die zeven (7) jaar moeten worden opgeslagen (bevattende hash, naam zender, naam ontvanger, tijdstip van indiening en tijdstip van levering). Servicelogboeken zullen twee (2) jaar worden opgeslagen (met daarin tijdstempels of authenticaties en identificaties, de authenticatie-/identificatiemiddelen, hash van het document, enz.) Voor andere bepaalde gegevens kunnen ook specifieke wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn. In ieder geval is altijd het algemene principe van toepassing dat we uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Indien uw persoonsgegevens niet langer vereist zijn voor de beoogde doeleinden, zullen we uw persoonsgegevens, indien noodzakelijk, verwijderen of anderszins anonimiseren. #### 8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen? 8.1 U heeft het recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens via de Diensten. Alle noodzakelijke informatie wordt u meegedeeld via deze Privacy Statement. U kunt ons te allen tijde verzoeken om aanvullende informatie te verstrekken. 8.2 U heeft het recht te verzoeken om: **inzage** van uw gegevens: U kunt kosteloos één (1) kopie van de gevraagde informatie krijgen. Als u verzoekt om bijkomende kopieën, kunnen we u een redelijke vergoeding aanrekenen als administratiekosten. **verbetering** van uw gegevens (indien nodig). **verwijdering** van uw persoonsgegevens (recht om vergeten te worden') indien: - de verwerking van dergelijke gegevens niet langer noodzakelijk is voor het (de) doeleind(en) waarvoor ze door ons werden verwerkt; - u een eerder gegeven toestemming hebt ingetrokken; - u bezwaar maakt tegen de verwerking door ons; - de persoonsgegevens door ons onrechtmatig verwerkt zouden zijn; - dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of - de persoonsgegevens zouden zijn verwerkt in verband met een aanbod van online dienstverlening aan kinderen. **Beperking** van de verwerking die betrekking heeft op u in gevallen die worden gespecificeerd in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. 8.3 U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. **U kunt, te allen tijde en kosteloos, bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden (zie artikel 5.3 hierboven).** **Dit kan eenvoudig worden gedaan door ons een e-mail te sturen ().** 8.4 U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid (overdracht van uw gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (indien van toepassing)). Dit is alleen mogelijk als de verwerking door ons gebaseerd is op uw toestemming of als de verwerking wordt uitgevoerd door geautomatiseerde processen. 8.5 Als de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. Dit zal geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming die vóór uw intrekking was verleend. 8.6 U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteiten, in België de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – T: +32(0)2 274 48 00 – E: ). In geval van een klacht kunt u ook contact met ons opnemen (). 8.7 De uitoefening van uw rechten, zoals hierboven beschreven, is altijd onderworpen aan de vereisten en voorwaarden zoals uiteengezet in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (inclusief de AVG). 8.8 Om uw rechten uit te oefenen, kunt u ons eenvoudig een verzoek sturen via: . Daarbij dient u zichzelf te identificeren. Als we een reden hebben om te twijfelen aan uw identiteit, kunnen we u vragen om aanvullende informatie die nodig is om uw identiteit te verifiëren en bevestigen. In het algemeen zullen we vragen om een kopie van uw identiteitskaart om te controleren wie het verzoek daadwerkelijk indient. Zorg ervoor dat informatie of gegevens die niet vereist zijn voor de verificatie en bevestiging van uw identiteit zwart is gemaakt of anderszins verwijderd of onleesbaar gemaakt. #### Vragen? Neem gerust contact met ons op: .