Publié le 06 juillet 2026 | Dernière mise à jour le 30 septembre 2026 # Tout sur eBox pour les instances publiques et les organisations (semi-)publiques ![Tout sur eBox pour les instances publiques et les organisations (semi-)publiques](data:image/svg+xml;charset=utf8,%3Csvg xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20width='1575'%20height='780'%20viewBox='0%200%201575%20780'%20%3E%3C/svg%3E) ![Tout sur eBox pour les instances publiques et les organisations (semi-)publiques](/sites/default/files/styles/noscript_fallback/public/2026-09/visuals-ebox-header-pillar-fr_7b7b3c2909f3edcae97461ce728bb7e0_2000.jpg.webp?itok=bx1Ql7uK) ​**De nombreuses entités publiques sont déjà connectées à [eBox](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect/canaux-dexpedition/ebox), mais ne l’utilisent pas activement.** Rarement à cause d’un problème technique. Souvent, ce sont les flux de travail adéquats, la coordination interne ou l’accompagnement nécessaire pour réaliser réellement cette transition numérique qui font défaut. C’est dommage, selon nous. Car celles qui franchissent ce pas communiquent plus rapidement, à moindre coût et de manière plus sûre. > ​*“Je pense que nous allons de toute façon devoir utiliser eBox à l’avenir. Parce que le monde devient de plus en plus numérique. Et parce que cela nous permet aussi de réduire les coûts.*” ***- B*art Evens, chef du service ICT de la commune d’Oudsbergen** ## ​Table des matières Ce guide vous dit tout sur eBox : - [Qu’est-ce qu’eBox ?](#a8md8) - ​[La législation eBox (AR 12440)](#242ib) - [Quels documents pouvez-vous envoyer via eBox ? ](#60pee) - [Quels sont les avantages d’eBox ?](#ec9pi) - [Comment fonctionne eBox pour les expéditeurs ? ](#av3hd) - [Pourquoi eBox ne suffit pas toujours à elle seule](#634hu) - [eBox dans une stratégie multicanal : voici comment atteindre chaque destinataire](#eukdl) - [EasyPost Connect : le numérique quand c’est possible, le papier quand c’est nécessaire](#e77t4) - [​Appel aux administrations locales](#8abg0) - [Questions fréquentes sur eBox](#8abg0) [![Utilisez activement eBox comme canal d’envoi grâce à notre guide rapide](https://images.storychief.com/account_36355/visuals-ebox-banner-ebox-one-pager-fr_78d4fe03959961a02b9f687489bf91d0_800.jpg)](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect/landingpage/guide-rapide-ebox-de-la-connexion-lutilisation)Utilisez activement eBox comme canal d’envoi grâce à notre guide rapide## ​Qu’est-ce qu’eBox ? [Retour à la table des matières](#6osrk) eBox est **le canal d’envoi numérique officiel pour les instances publiques et les organisations (semi-)publiques.** Par exemple, des organisations ayant une mission dans le domaine judiciaire ou des établissements dans le secteur de la santé. Vous communiquez rapidement, à moindre coût et en toute sécurité avec les citoyens via [eBox Citizen](https://myebox.be/fr) et avec les entreprises via [eBox Enterprise](https://eboxenterprise.be/fr/index.html). Avertissements-extraits de rôle, factures d’hôpital, informations sur des travaux de voirie : les documents officiels arrivent directement dans la **boîte aux lettres numérique** du destinataire. Pratique, non ? ​La boîte aux lettres électronique se décline en **deux variantes** : | **eBox Citizen** | **eBox Enterprise** | |---|---| | Gérée par le SPF BOSA | Gérée par l’ONSS | | Clé unique : numéro de registre national | Clé unique : numéro de TVA | | Pour les citoyens : une boîte aux lettres numérique personnelle pour les documents officiels des autorités publiques | Pour les organisations : une boîte aux lettres numérique pour les entreprises et les institutions qui communiquent avec les autorités publiques | | [Liste des expéditeurs](https://myebox.be/fr/faq/qui-met-a-disposition-des-documents-dans-my-ebox) | [Liste des expéditeurs](https://www.eboxenterprise.be/fr/e-box-expediteurs.html) | [![Logos distincts de my eBox (citoyens) et d’e-Box ENTERPRISE (entreprises)](https://images.storychief.com/account_36355/logos-ebox_5fee8d35afcf917a04061aebb63bf9a4_800.png)]()Logos distincts de my eBox (citoyens) et d’e-Box ENTERPRISE (entreprises)## ​Le taux de pénétration élevé d’eBox Citizen > ​*“4,4 millions de citoyens ont déjà activé eBox. Cela représente 37,4 % de la population belge et, en 2026, ce nombre a augmenté de 500 000 utilisateurs par rapport à l’année précédente.” -* **Jos Fischer, directeur commercial chez EasyPost** ![Jos Fischer, directeur commercial chez EasyPost](https://images.storychief.com/account_36355/visuals-ebox-quote-jos-fischer_9f0666b3f15ed3fba2a7f9a8f997f218_800.jpg)Jos Fischer, directeur commercial chez EasyPost​Ce sont des chiffres impressionnants, mais ils ne racontent pas toute l’histoire de votre organisation. En effet, **le taux de pénétration varie fortement selon la région, le groupe cible et la catégorie d’âge**. Avant de prendre une décision sur la manière de numériser votre flux de documents, vous voulez savoir, en tant qu’organisation publique, combien de vos destinataires spécifiques disposent effectivement d’une eBox active. ​Il existe un outil pratique à cet effet : le site [apps.digital.belgium.be/d3sp](https://apps.digital.belgium.be/d3sp/) vous offre la possibilité de calculer le taux de pénétration local d’eBox Citizen pour votre groupe cible. Téléchargez un fichier Excel contenant jusqu’à 25 000 numéros de registre national et vous verrez immédiatement combien de ces destinataires disposent d’une eBox active. Cela vous permettra de faire un choix éclairé concernant votre stratégie d’envoi. ## ​**La législation eBox (AR 12440)** [Retour à la table des matières](#6osrk) Depuis [la loi du 27 février 2019](https://news.belgium.be/fr/modifications-relatives-lutilisation-de-lebox), les autorités belges encouragent la transition des échanges papier vers les échanges numériques. [L’Arrêté royal 12440 (2.6 article 6)](https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_wet/article.pl) rend cette transition **obligatoire** pour un groupe spécifique **:** [depuis le 1er janvier 2025](https://www.easypost.eu/fr-BE/easyflow/blog/communiquer-de-facon-rapide-et-efficace-vers-les-citoyens-et-les-entrepreneurs-lebox), **toutes les instances publiques qui envoient plus de 20 000 documents par an** sont tenues d’être connectées à eBox. Cette disposition s’applique aux communes, aux provinces, aux hôpitaux, aux huissiers de justice et à d’autres organisations (semi-)publiques qui communiquent officiellement et de manière régulière avec des citoyens ou des entreprises. ![Arrêté royal 12440 (2.6 article 6) ](https://images.storychief.com/account_36355/visuals-ebox-pillar-kb-fr_bcc5df33e4ef2decd2a99c3fb949fab9_800.png)Arrêté royal 12440 (2.6 article 6) ​Vous avez bien lu : **la connexion est obligatoire, l’envoi ne l’est pas (encore)**. Vous découvrirez plus loin [pourquoi il reste intéressant d’utiliser eBox activement et de manière structurelle](#ec9pi). Vous envoyez moins de 20 000 messages par an ? Dans ce cas, la connexion à eBox n’est pas encore obligatoire, mais vivement recommandée. La boîte aux lettres numérique devient en effet la norme pour la communication officielle des autorités publiques, et le seuil pourrait être abaissé à l’avenir. Il se crée ainsi une boîte aux lettres numérique centrale et sécurisée pour la communication officielle entre les autorités publiques, les citoyens et les entreprises. ## ​**Qu’en est-il des mineurs comme destinataires ?** Pour les organisations qui communiquent régulièrement avec des familles ou des jeunes, comme les hôpitaux, il est important de savoir que les mineurs ont **un statut distinct** dans eBox. - **Les enfants de moins de douze ans** n’ont pas d’eBox. Les documents qui leur sont destinés sont toujours transmis sur papier. En tant qu’expéditeur, veillez donc à ce que votre stratégie de communication prévoie à cet effet un basculement automatique vers le papier. - **Les enfants à partir de douze ans** peuvent activer une eBox avec leur eID. Si un mineur a une eBox active, il reçoit des documents, comme des attestations de soins médicaux ou dentaires, directement dans sa propre boîte aux lettres numérique. - **Attention** : les parents ou tuteurs ont accès à l’eBox de l’enfant via l’eID de l’enfant. Il n’y a aucun transfert automatique des messages eBox d’un mineur vers l’eBox du parent. [![](https://images.storychief.com/account_36355/visuals-ebox-pillar-banner-bouwvergunning-fr_86a7d99ee87cef9fea3e63b6fab882e1_1000.jpg)](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect/landingpage/communiquez-avec-les-citoyens-et-les-entreprises-ebox-instances)Les documents officiels, tels que les permis d’urbanisme, peuvent être envoyés via eBox## ​**Quels documents pouvez-vous envoyer via eBox ?** [Retour à la table des matières​](#6osrk) Via eBox, vous envoyez **des documents officiels** dont les citoyens ou les entreprises ont besoin sur le plan légal ou administratif : notifications, décisions, permis, attestations et factures que le destinataire doit obligatoirement pouvoir consulter. Une remise correcte de ces documents est essentielle. [​Recevez une analyse gratuite de vos flux de documents →](https://calendly.com/jos-fischer-easypost/30-minute-meeting-clone) **​​​Exemples de documents envoyés aux citoyens (via eBox Citizen)** 1. **Documents fiscaux** : avertissements-extraits de rôle, déclarations de TVA, attestations fiscales 2. **Documents sociaux et de santé** : documents ONSS, notifications d’allocations, avis de remboursement, factures d’hôpital 3. **Notifications juridiques** : amendes routières, sanctions administratives, notifications judiciaires 4. **Documents d’administrations locales** : permis d’environnement, informations sur des travaux de voirie, décisions communales 5. **Communication officielle des autorités** : décisions d’octroi de subsides, agréments, annonces > ​*​​“Les lettres destinées aux propriétaires voisins dans le cadre d’enquêtes publiques relatives à des permis d’environnement sont encore envoyées par recommandé via la poste. En soi, cela pourrait parfaitement se faire via eBox.” **-*** **Schirley Cordy, Coordinatrice des politiques à la Ville d’Ostende** ## ​**Exemples de documents envoyés aux entreprises (via eBox Enterprise)** ​Les entreprises reçoivent via eBox Enterprise des documents officiels des autorités tels que des déclarations ONSS, des messages relatifs à la TVA et d’autres notifications administratives. **Important : les entreprises sont tenues d’activer eBox Enterprise pour la communication officielle avec les autorités.** Les documents commerciaux et les factures d’entreprise à entreprise ne relèvent pas du champ d’application d’eBox. **​Qu’en est-il des envois recommandés ?** ​Les instances publiques reconnues disposent de **deux options d’envoi** dans eBox : 1. **Documents ordinaires** : déposés directement dans la boîte aux lettres numérique des citoyens et des entreprises, comparables à une lettre classique, mais entièrement numérique. 2. **Envois recommandés** : en cochant l’option « recommandé » lors de l’envoi. Dans la législation belge, les envois recommandés via eBox sont **juridiquement assimilés à des[ envois QeRDS](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect/canaux-dexpedition/lettre-recommandee-electronique)**. Selon nous, il existe **tout de même une différence en matière de valeur probante**. Après l’envoi, eBox délivre un document de preuve via le SPF BOSA. Un envoi QeRDS va plus loin : chaque envoi comprend **une notification ainsi qu’un rapport de preuve détaillé avec des horodatages accrédités** pour chaque étape du processus d’envoi et d’ouverture. De plus, à chaque envoi, le destinataire s’authentifie de manière unique via **itsme ou eID**, ce qui assure une identification unique par envoi. Vous disposez ainsi, en tant qu’expéditeur, d’une preuve irréfutable et vérifiable individuellement. Vous souhaitez cette valeur probante supplémentaire ? Choisissez alors un envoi QeRDS via **EasyPost, certifié QTSP (Qualified Trust Service Provider)**. > ​​*“ Notre statut de QTSP signifie que notre horodatage est validé. Les horodatages que nous enregistrons bénéficient dès lors d’un niveau de confiance reconnu. De ce fait, les administrations locales peuvent également envoyer des lettres recommandées électroniques via notre plateforme. En combinaison avec notre certification ISO 27001, cela offre une base solide de confiance, de sécurité et de fiabilité.”* ***-* Jos Fischer, directeur commercial chez EasyPost** ## ​**​​​Quels sont les avantages d’eBox ?** [Retour à la table des matières](#6osrk)​ Pour les instances publiques et les organisations (semi-)publiques, eBox offre une série d’avantages concrets par rapport au courrier papier : ​**✔ Remise garantie, rapide et sécurisée** : les documents arrivent immédiatement et directement dans la boîte aux lettres numérique du destinataire, sans risque de perte, de dommage ou d’interception. eBox respecte les normes de sécurité belges et européennes strictes en matière de communication officielle. **✔ Réduction significative des coûts** : pas de papier, pas de coûts d’impression, pas de frais de port. Un message via eBox coûte une fraction du prix du courrier papier, et les économies deviennent rapidement significatives lorsque votre organisation expédie des milliers de documents chaque année. **✔ Suivi plus rapide et moins d’administration** : les documents sont remis immédiatement et peuvent être consultés directement. Pas d’attente en raison de retards postaux, pas d’appels entrants de destinataires qui ont perdu leur lettre. Vos collaborateurs gagnent du temps pour ce qui compte vraiment. **✔ Toujours accessible pour le destinataire** : les citoyens et les entreprises peuvent consulter leurs documents en ligne à tout moment, sans risque de perte. Cela réduit également le nombre de questions au guichet ou au centre de contact. **✔ Facile à intégrer dans les systèmes existants** : eBox peut être couplé aux systèmes ERP et de gestion des documents existants. Avec [EasyPost Connect](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect), vous gérez eBox et tous vos autres canaux d’envoi depuis une seule plateforme centrale, sans effort technique supplémentaire. Ainsi, les envois s’effectuent de manière entièrement automatique depuis votre propre environnement de travail. [![Webinaire eBox à visionner gratuitement](https://images.storychief.com/account_36355/visuals-ebox-banner-ebox-webinar-fr_3ed33c9f56743c638a8900edaaccfdb0_800.jpg)](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect/landingpage/ebox-pour-les-instances-publiques-webinaire-easypost-connect)Webinaire eBox à visionner gratuitement## ​**Comment fonctionne eBox pour les expéditeurs ?​** [Retour à la table des matières](#6osrk)​ ### **​Étape 1 : devenez expéditeur eBox​​** Pour pouvoir envoyer des documents via eBox, votre organisation doit être [formellement enregistrée comme expéditeur eBox](https://myebox.be/fr/faq/qui-met-a-disposition-des-documents-dans-my-ebox). C’est **obligatoire**. Ce n’est pas encore fait ? Dans ce cas, vous pouvez le faire **gratuitement** via le [Portail Self Service eBox](https://apps.digital.belgium.be/d3sp/) pour eBox Citizen et via [CSAM](https://eboxenterprise.be/fr/index.html) pour eBox Enterprise (uniquement possible en tant que représentant officiel de l’organisation). Après l’activation, vous recevrez votre convention BOSA et vous pourrez envoyer des documents via eBox. ### ​**Étape 2 : établissez la connexion à eBox** Vous avez le choix : quelle connexion convient le mieux à votre organisation ? - ​**Connexion en tant qu’expéditeur de documents** : vous connectez votre organisation directement à eBox et gérez la connexion technique en interne. Vous vous engagez dès lors dans un projet de longue haleine visant à mettre en place une connexion directe avec eBox. Cela nécessite des connaissances techniques, une coordination interne et des coûts supplémentaires. - **Connexion via un fournisseur de services de transmission de documents** : vous avez recours à une plateforme qui transmet les messages à eBox au nom de votre organisation. Une option facile à utiliser, mais dont les possibilités sont limitées : il s’agit d’un simple canal de transmission sans rôle actif dans la conservation, la sécurisation ou le suivi de vos documents. L’enregistrement des statuts et la conservation des documents au plus haut niveau de sécurité ne sont pas inclus. En outre, un basculement automatique vers un canal d’envoi alternatif n’est pas possible ou est difficile à réaliser. - **Connexion via un fournisseur de documents reconnu** : vous faites appel à un fournisseur de documents reconnu, tel qu’EasyPost, qui se charge non seulement de la connexion technique, mais joue aussi un rôle actif dans l’ensemble du flux de documents, y compris la conservation, la sécurisation et le suivi. La seule chose que vous devez faire est de télécharger la convention BOSA, et vous êtes prêt à envoyer des documents via eBox. Vous vous lancez dès lors plus rapidement et plus facilement. [EasyPost est le seul fournisseur de documents privé en Belgique.](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect/blog/easypost-fait-figure-de-pionnier-en-tant-que-premier-fournisseur-de-documents) > “​*EasyPost a délibérément choisi de devenir un fournisseur de documents, et pas simplement un fournisseur de services de transmission de documents. Nous ne sommes donc pas un simple canal de transmission. En tant que fournisseur de documents, nous jouons un rôle actif dans la communication sortante, y compris la conservation, la sécurisation et le suivi des documents. Cela nous confère une position unique sur le marché, en particulier pour la communication officielle où la valeur probante et la confiance sont essentielles.”* **- Jos Fischer, directeur commercial chez EasyPost** ​Ce choix a un impact majeur sur la complexité de la mise en œuvre technique, le délai de réalisation et la responsabilité juridique. ### ​Étape 3 : envoyez des documents via eBox ​​Une fois connecté, le processus d’envoi se déroule en grande partie de manière identique et automatique. #### ​​Vos documents sont envoyés automatiquement via eBox Grâce à une intégration avec des logiciels tels qu’[EasyPost Connect](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect), vos documents sont automatiquement transmis à eBox. En tant qu’expéditeur, vous déterminez vous-même l’apparence de chaque envoi : vous ajoutez le nom et le logo de votre organisation et/ou de votre département, vous choisissez le type de document et vous définissez sa durée de validité. ![3 étapes simples pour commencer à envoyer via eBox](https://images.storychief.com/account_36355/visuals-ebox-pillar-iconen-fr_a3bd29f5beff977725bef440281c14c5_800.png)3 étapes simples pour commencer à envoyer via eBox​Depuis eBox, vos documents sont envoyés de manière sécurisée et chiffrée vers la boîte aux lettres numérique du destinataire. En outre, vous avez la possibilité de basculer vers un canal alternatif si le destinataire ne dispose pas d’une eBox active, par exemple un e-mail sécurisé ou même l’option « print & post ». Pratique, n’est-ce pas ? Vous préférez procéder manuellement ? Dans ce cas, il vous suffit de charger les documents directement via le portail eBox. #### ​**Le destinataire reçoit une notification** Le destinataire reçoit automatiquement une notification : un e-mail ou un message dans eBox. Les citoyens la reçoivent via My eBox, les entreprises via eBox Enterprise. Le document **reste accessible**, sans risque de perte. #### ​Le suivi de chaque envoi est assuré automatiquement ​Vous retrouvez le statut de chaque envoi, y compris la date et l’heure de livraison et d’ouverture, dans le registre des envois. Vous utilisez une API ? Dans ce cas, les notifications de statut sont également disponibles directement dans votre propre logiciel ERP. ## ​**Pourquoi eBox ne suffit pas toujours à elle seule** [Retour à la table des matières](#6osrk)​ eBox constitue un canal d’envoi puissant et efficace pour les instances publiques et les organisations (semi-)publiques. Elle présente toutefois aussi **des limites dont vous devez tenir compte en tant qu’expéditeur** : - **Tous les destinataires ne disposent pas d’une eBox active** : les citoyens doivent activer eux-mêmes leur eBox via CSAM. Les entreprises sont tenues d’utiliser eBox Enterprise pour leurs communications avec les autorités, mais l’activation n’a pas toujours encore eu lieu. La boîte aux lettres n’est pas active ? Dans ce cas, le document ne peut pas être distribué. - ​​**Tous les destinataires ne consultent pas régulièrement leur eBox** : certains citoyens et certaines entreprises ne se connectent qu’occasionnellement à leur boîte aux lettres numérique. Des documents importants peuvent ainsi passer inaperçus, avec d’éventuelles conséquences juridiques ou opérationnelles. - **Tous les documents ne peuvent pas être envoyés via eBox** : les promotions ou la publicité ne relèvent pas du champ d’application d’eBox. Pour ce type de communication, vous avez de toute façon besoin d’un canal d’envoi alternatif. **Aucune de ces limites ne remet en question la valeur d’eBox. En revanche, elles montrent clairement qu’eBox est la plus performante lorsqu’elle s’inscrit dans le cadre d’une stratégie de communication plus large, dans laquelle vous basculez automatiquement vers le bon canal au bon moment.** ## ​**​​eBox dans une stratégie multicanal : voici comment atteindre chaque destinataire** > *“*​*Nous faisons délibérément le choix de continuer à envoyer tous les rappels et toutes les mises en demeure sur papier afin d’éviter tout problème.” **-*** **Dirk De Meutter, collaborateur ICT chez IVAREM** ​C’est bien normal : vous voulez simplement avoir la certitude que chaque document important arrive à bon port. Vous n’avez toutefois pas à choisir entre le numérique et le papier. Les limites d’eBox (une boîte aux lettres inactive, un destinataire qui se connecte rarement, des documents qui ne relèvent pas du champ d’application) peuvent être résolues grâce à une approche multicanal. Non pas en remplaçant eBox, mais en la combinant intelligemment avec d’autres canaux d’envoi. Ainsi, chaque document parvient toujours à la bonne personne, quel que soit le canal utilisé par le destinataire. Car **l’essentiel reste le même : vous voulez que votre message parvienne toujours au bon destinataire.** Même si vous souhaitez favoriser l’inclusion numérique, ce point de départ reste inchangé. #### **​​Le principe de la cascade : le bon canal d’envoi au bon moment** ![Le principe de la cascade : le bon canal d’envoi au bon moment](https://images.storychief.com/account_36355/visuals-ebox-pillar-workflow-fr_a148bde5743cd77163ba72236a6a77fa_800.png)Le principe de la cascade : le bon canal d’envoi au bon moment​Dans EasyPost Connect, vous configurez des **flux de travail intelligents** qui déterminent automatiquement quel canal d’envoi est utilisé et à quel moment. Comment fonctionne le principe de la cascade ? Vous envoyez d’abord votre document via eBox. Le document (attestation, avertissement-extrait de rôle, convocation) n’est pas ouvert dans un certain délai, ou le destinataire n’a pas d’eBox active ? Le système passe alors automatiquement au canal d’envoi suivant, sans que vous deviez intervenir vous-même. Vous atteignez ainsi toujours votre public cible. Selon le type de document et le degré de sécurité juridique requis, vous pouvez choisir parmi différents canaux d’envoi : - **[eBox](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect/canaux-dexpedition/ebox)** : le canal principal pour la communication officielle vers les citoyens et les entreprises - ​**[QeRDS ou lettre recommandée numérique](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect/canaux-dexpedition/lettre-recommandee-electronique)** : pour les documents juridiques pour lesquels une preuve irréfutable de réception est requise - **[eRDS ou e-mail sécurisé](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect/canaux-dexpedition/e-mails-securises)** : comme notification complémentaire ou canal de secours - **[Print & post](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect/canaux-dexpedition/service-dimpression)** : lorsqu’un document physique est légalement requis ou que le destinataire n’a pas d’eBox active - **[E-mail](https://www.easypost.eu/fr-BE/easypost-connect/canaux-dexpedition/e-mail)** : pour les communications non sensibles ### ​**Deux exemples tirés de la pratique** - **Avertissement-extrait de rôle :** le document est envoyé en priorité via eBox. Le destinataire ne l’ouvre pas dans le délai que vous avez défini ? Une notification par e-mail suit alors automatiquement. Celle-ci reste également sans réaction ? EasyPost Connect envoie alors automatiquement une lettre papier. - **Mise en demeure formelle :** pour les documents pour lesquels la charge de la preuve juridique est cruciale, il est préférable d’envoyer un recommandé via eBox. Le destinataire ne l’ouvre pas ? Un envoi recommandé via « print & post » est alors automatiquement mis en place. > “​*Le flux de documents idéal est un flux aussi numérique que possible : il part du destinataire et du contenu et s’appuie sur des canaux alternatifs intelligents.” -***Jos Fischer, directeur commercial chez EasyPost** ## ​**​EasyPost Connect : le numérique quand c’est possible, le papier quand c’est nécessaire** [Retour à la table des matières](#6osrk) Le numérique quand c’est possible, le papier quand c’est nécessaire : telle est la devise d’EasyPost Connect. Grâce à notre **plateforme d’envoi hybride**, vous créez une seule fois des flux de travail intelligents par type de document. Ensuite, tous les envois se déroulent **automatiquement**, avec une traçabilité complète par canal. Pas de suivi manuel, pas de documents manqués, pas d’angles morts juridiques. ![](https://images.storychief.com/account_36355/visuals-ebox-pillar-easypost-connect_c804d27f08b3296d12a27bfaa3f5c708_800.png)### ​**Ce que vous obtenez avec EasyPost Connect :** - **Une seule plateforme pour tous vos flux de documents :** vous envoyez des documents via eBox, QeRDS, e-mail sécurisé, print & post et e-mail depuis une seule et même plateforme, et vous disposez ainsi d'une vue d’ensemble claire de tous vos documents. - **Des flux de travail intelligents avec un basculement automatique vers le papier :** vous créez une seule fois des flux de travail intelligents, dans lesquels vous déterminez quel canal d’envoi numérique est utilisé, à quel moment et pour quel type de document, y compris avec un basculement automatique vers le papier. Vous avez ainsi la certitude que votre message parviendra correctement au destinataire. - **Des documents conformes à votre identité visuelle :** vous inspirez confiance à chaque envoi. Le destinataire voit immédiatement que le document provient de votre organisation. - **Des envois facilement traçables :** vous maîtrisez entièrement vos communications et pouvez suivre facilement le statut de chaque envoi. Mieux encore, vous recevez une preuve de distribution, d’ouverture et d’interaction. - **Un registre postal automatique pour votre courrier sortant** : en tant qu’instance publique, vous êtes légalement tenu de tenir un registre postal pour votre courrier sortant. Cela se fait automatiquement, pour chaque canal et chaque document. - **Un partenaire pour la transition numérique :** vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé pour créer des flux de travail intelligents et des formations sur place. Nous réfléchissons de manière proactive avec vous et sommes facilement joignables. - ​**Des intégrations avec vos logiciels existants** : vous connectez facilement EasyPost Connect à votre ERP existant ou à votre système de gestion de documents. ### **​La numérisation n’est pas un parcours en solitaire : EasyPost vous accompagne pas à pas** ​EasyPost aide les administrations locales à organiser plus intelligemment leur communication sortante. Nous vous conseillons sur ce qui est possible, sur le canal le plus approprié et sur la manière de communiquer efficacement et simplement avec les citoyens. > *“**Le passage à EasyPost Connect s’est déroulé sans problème** grâce à leur accompagnement expert. L’équipe a écouté attentivement nos besoins et a établi le lien avec les possibilités de la plateforme.*” ***-* Bert Jonckers, Expert Stratégie & Gestion de l’organisation à la commune de Destelbergen** **1 598 organisations publiques font déjà appel à EasyPost.** Elles veulent réussir leur transition numérique, sans prendre de retard. Vous aussi ? [Recevez une démo ](https://calendly.com/jos-fischer-easypost/30-minute-meeting-clone)→ ### **Appel aux administrations locales** [Retour à la table des matières](#6osrk)​ > “*Aujourd’hui, de nombreux citoyens souhaitent recevoir leur communication sous forme numérique. Utilisez dès lors les possibilités existantes. eBox est un canal d’envoi puissant et fiable pour les communications officielles. Ne remettez pas votre transition numérique à plus tard : la technologie est disponible, l’accompagnement est là et le démarrage est plus simple qu’on ne le pense.” -* **Jos Fischer, directeur commercial chez EasyPost** Parce que les commerciaux veulent toujours avoir le dernier mot, non ? if(window.strchfSettings === undefined) window.strchfSettings = {};window.strchfSettings.stats = {url: "https://easypost.storychief.io/fr/tout-sur-ebox-pour-les-instances-publiques-et-les-organisations-semi-publiques?id=65689086&type=3",title: "Tout sur eBox pour les instances publiques et les organisations (semi-)publiques",siteId: "4867",id: "3d619f25-57fd-4b79-907c-737b93d9bb71"};(function(d, s, id) {var js, sjs = d.getElementsByTagName(s)[0];if (d.getElementById(id)) {window.strchf.update(); return;}js = d.createElement(s); js.id = id;js.src = "https://d37oebn0w9ir6a.cloudfront.net/scripts/v0/strchf.js";js.async = true;sjs.parentNode.insertBefore(js, sjs);}(document, 'script', 'storychief-jssdk')) ### Questions fréquentes sur eBox eBox suscite de nombreuses questions. Nous avons rassemblé pour vous les questions les plus fréquentes (et leurs réponses) : - #### eBox est-il juridiquement valable ? **Oui.** eBox est le canal d’envoi numérique officiel pour les communications des pouvoirs publics. Le citoyen numérique actif a la responsabilité de consulter régulièrement son eBox et d’effectuer les actions liées à la communication. Le statut de chaque envoi, y compris la date et l’heure de livraison et d’ouverture, peut être retrouvé dans le registre des envois. Pour les documents à forte valeur probante juridique, comme les mises en demeure formelles, il est conseillé d’envoyer un recommandé via eBox. - #### Un envoi recommandé via eBox est-il identique à QeRDS ? **D’un point de vue juridique, oui :** en Belgique, les envois recommandés via eBox sont assimilés à des envois QeRDS. **EasyPost constate toutefois une différence en matière de valeur probante.** Après l’envoi, eBox fournit un document de preuve via le SPF BOSA. Un envoi QeRDS va plus loin : chaque envoi comprend une notification ainsi qu’un rapport de preuve avec des horodatages accrédités pour chaque étape du processus d’envoi et d’ouverture, ainsi qu’une authentification unique du destinataire via itsme ou eID. Cela constitue une preuve irréfutable et vérifiable individuellement. - #### Quel est le délai de conservation dans eBox Citizen ? Le délai de conservation est **compris entre un mois et trois ans**. En tant qu’expéditeur, vous déterminez vous-même le délai de conservation en fonction des dispositions légales. Des exceptions s’appliquent à certains types de documents : les fiches de pension, par exemple, sont conservées de manière permanente. - #### Un citoyen peut-il également répondre à des messages via my eBox ? **Oui**, mais en tant qu’expéditeur, vous devez **activer cette possibilité au préalable**. Vous déterminez aussi *comment* le patient ou le membre peut répondre : via une réponse fixe (pour confirmer une décision, par exemple) ou via un champ de texte libre. **Attention : la valeur juridique d’une réponse via my eBox dépend de la nature du document et des exigences légales.** Pour les documents pour lesquels une signature manuscrite ou une correspondance écrite est légalement requise, une réponse numérique via eBox peut ne pas être suffisante. - #### Pouvez-vous procéder à des envois groupés via eBox ? **Oui.** Vous pouvez envoyer facilement de gros volumes de documents en une seule fois, par exemple des invitations, des rappels ou des notifications. - #### Pourquoi eBox via EasyPost est-il plus avantageux et plus simple ? **En tant que fournisseur de documents, EasyPost prend entièrement en charge la connexion technique à eBox.** Pas besoin de partenaire IT distinct, ni de lourds processus d’implémentation. Une fois que vous avez téléchargé votre convention BOSA, vous pouvez commencer à envoyer des documents. **Le processus d’intégration est gratuit** et se compose d’une ou de deux sessions d’une heure. En outre, via EasyPost Connect, vous gérez **tous les canaux d’envoi depuis une seule plateforme**, ce qui réduit les coûts de démarrage et la complexité technique. - #### Une connexion avec d’autres logiciels, comme eSignFlow, Remmicom ou Microsoft Dynamics CRM, est-elle possible ? **Oui.** EasyPost Connect s’intègre à différents logiciels, dont eSignFlow, Remmicom et Microsoft Dynamics CRM. Vous utilisez un autre système ? [Contactez-nous](/node/62) afin que nous discutions des possibilités d’intégration. - #### Combien de temps dure l’implémentation d’eBox via EasyPost ? ​Le processus d’intégration se compose d’**une ou de deux sessions d’une heure**. La durée totale dépend de la coordination interne et de la disponibilité de votre organisation. EasyPost vous accompagne étape par étape et travaille à votre rythme. - #### L’accompagnement d’EasyPost est-il gratuit ? **​Oui, le processus d’intégration est gratuit.** La configuration complète de votre intégration eBox est incluse. Vous avez besoin d’un accompagnement supplémentaire par la suite ? Dans ce cas, vous pouvez conclure un contrat de support (moyennant paiement). - #### La distribution physique de mon courrier est-elle assurée par EasyPost ou par bpost ? ​**Par le prestataire de service universel (bpost) ou un opérateur agréé disposant d’une licence postale**. EasyPost se charge de l’affranchissement et du traitement ; la distribution physique dans la boîte aux lettres est assurée par le prestataire de service universel ou un opérateur agréé disposant d’une licence postale. Cela ne change pas. 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