Gepubliceerd op 18 september 2024 | Laatst bijgewerkt op 08 december 2025 # Dit moet je weten over digitale documentenstromen ![Dit moet je weten over digitale documentenstromen](data:image/svg+xml;charset=utf8,%3Csvg xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20width='1575'%20height='780'%20viewBox='0%200%201575%20780'%20%3E%3C/svg%3E) ![Dit moet je weten over digitale documentenstromen](/sites/default/files/styles/noscript_fallback/public/2025-12/blogposts-1_e46953f1847ed9237e85b9b4d4dabd9a_2000.jpg.webp?itok=iuJdB8k5) Verstuur jij facturen, contracten en aangetekende zendingen nog per post? Steeds meer organisaties maken de switch naar digitale documentenstromen. Hoe dat werkt en waarom je er beter nu al mee begint, ontdek je in deze blog. ![digitale documentenstromen](https://images.storychief.com/account_36355/gemini-generated-image-30fin730fin730fi_289530a030a497b885c254e87f4d767f_800.jpg)## First things first: wat zijn digitale documentenstromen? Vanuit organisaties vertrekt dagelijks heel wat **transactionele communicatie**. De weg die deze communicatie aflegt, langs verschillende kanalen naar verschillende ontvangers, wordt gevat in **documentenstromen**. Vroeger verliep alles per post, in **fysieke** documentenstromen. Nu switchen steeds meer bedrijven naar **digitale** documentenstromen om hun transactionele communicatie te beheren en op te volgen. ## Transactionele communicatie? **Wat het wel is:** - Facturen - Loonadministratie - Herinneringen - Aanmaningen - Contracten - Informatieve communicatie naar je burgers, klanten, leveranciers,... bv. prijswijzigingen, werken, - Aangetekende zendingen **Wat het niet is:** - Commerciële boodschappen die niet gericht zijn aan een specifieke ontvanger ## Fysiek of digitaal: een en-en-verhaal De keuze om documentenstromen wel of niet te digitaliseren, hangt af van: - **De aard van je organisatie**: ben je voorzien op digitale processen? - **Het type communicatie**: is het mogelijk om de communicatie digitaal te verwerken? - **De ontvanger**: wil die de communicatie liever per post of digitaal ontvangen? Het is dus geen of-of-verhaal, maar een **en-en-verhaal**. Zo is het perfect mogelijk om een deel van je documentenstromen te digitaliseren en de rest fysiek te laten doorgaan. ## Daar komt de verplichte e-invoicing! Ook de wetgeving pleit in het voordeel van digitale documentenstromen. Zo moeten Belgische ondernemingen **vanaf 1 januari 2026 verplicht digitaal factureren**. Met die nieuwe regel wil de overheid btw-fraude actiever opsporen en tegengaan. Je wacht dus maar beter niet te lang om cruciale processen te digitaliseren. ## In 3 stappen naar digitale documentenstromen Al je transactionele communicatie voortaan per mail versturen? Digitale documentenstromen gaan een paar stappen verder, 3 om precies te zijn: **Stap 1: breng je huidige documentenstromen in kaart** Welk type documenten verzend je vandaag via welk kanaal: facturen, loonadministratie, contracten? Met welke processen verlies je het meeste tijd en geld: verzenden, afdrukken, frankeren, opvolgen, controleren? En in welke mate is je organisatie al gedigitaliseerd? **Stap 2: geef elke documentenstroom een eigen flow** Vervolgens ken je aan **elke documentenstroom een eigen flow** toe. Zo vragen facturatie en loonadministratie een afzonderlijke verzendwijze. Daarna **automatiseer je alle flows met een platform**. Eenmaal een flow klaarstaat, activeer je die met één druk op de knop. Zodra de workflow start, verstuurt het platform je documenten automatisch. Eerst digitaal via een gewone e-mail, [beveiligde e-mail](https://www.easypost.eu/nl-BE/beveiligd-mailen) of [digitaal aangetekende zending (QeRDS)](https://www.easypost.eu/nl-BE/digitale-aangetekende-zending-qerds). Volgt er binnen een vooropgestelde tijdspanne geen reactie (bevestiging, afwijzing of download) op je bericht? Dan start er een volgende taak. Opnieuw digitaal of deze keer een fysieke brief, al dan niet aangetekend. **Stap 3: volg je transactionele communicatie makkelijk op** In het platform behoud je het **overzicht** over al je documentenstromen. Je ziet per verzending en ontvanger of het bericht goed is afgeleverd, geopend en verwerkt. ## Een platform kiezen? Hou rekening met deze aandachtspunten: - Je boekt pas echt efficiëntiewinst als je herinneringen of duplicaten digitaal en automatisch kan verwerken. - Idealiter combineert het platform digitaal en papier. Want onthoud: het is geen of-of-verhaal, maar een en-en-verhaal. - Vraag ook zeker na of je communicatie afgeleverd kan worden bij platformen van derde partijen zoals Doccle of eBox. Het lijdt geen twijfel: de komende jaren zullen almaar meer organisaties digitale documentenstromen omarmen. En terecht, want de voordelen zijn niet min: van efficiëntere administratie over sterkere klantenrelaties tot veiligere communicatie. [Je ontdekt ze allemaal in deze blog.](https://www.easypost.eu/nl-BE/voordelen-digitale-documentenstromen) **Ervaar het gemak van digitale documentenstromen op één plek** Bedrijfspost, facturatie, administratie … Ongeacht de grootte van je organisatie of gemeente: met EasyPost Connect regel je het allemaal digitaal en veilig, en dat op één platform. if(window.strchfSettings === undefined) window.strchfSettings = {};window.strchfSettings.stats = {url: "https://easypost.storychief.io/nl/easyflow-digitale-documentenstromen-aEcZhZ9CJTloOI?id=844094842&type=3",title: "Dit moet je weten over digitale documentenstromen",siteId: "4867",id: "3d619f25-57fd-4b79-907c-737b93d9bb71"};(function(d, s, id) {var js, sjs = d.getElementsByTagName(s)[0];if (d.getElementById(id)) {window.strchf.update(); return;}js = d.createElement(s); js.id = id;js.src = "https://d37oebn0w9ir6a.cloudfront.net/scripts/v0/strchf.js";js.async = true;sjs.parentNode.insertBefore(js, sjs);}(document, 'script', 'storychief-jssdk')) Wat staat er op deze pagina? #### Digitaal waar het kan, papier waar het moet - Jouw uitgaande communicatie made Easy - De scherpste tarieven op de markt - Meer dan 4.000 klanten gingen je voor [Meer info](https://calendly.com/d/cvm8-8p5-8rd/easypost-connect-demo) ## Gerelateerde artikels [ ![Digitale aangetekende zendingen: is dat even veilig én rechtsgeldig?](data:image/svg+xml;charset=utf8,%3Csvg xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20width='365'%20height='200'%20viewBox='0%200%20365%20200'%20%3E%3C/svg%3E) ![Digitale aangetekende zendingen: is dat even veilig én rechtsgeldig?](/sites/default/files/styles/noscript_fallback/public/2025-12/2503-eas-blog-visuals-v1-03_c2b89805da8986a0e883a1a719292fe3_2000.jpg.webp?itok=AAFZWob_) ### Digitale aangetekende zendingen: is dat even veilig én rechtsgeldig? Digitale aangetekende zendingen bieden enkele grote voordelen: je verstuurt ze wanneer het jou (niet het postkantoor) uitkomt, je volgt je verzending op de voet, je bespaart stevig op je kosten ... Alleen: is een digitale aangetekende zending juridisch evenveel waard én rechtsgeldig? Een goeie vraag! Lees meer ](/nl-BE/easyflow/blog/digitale-aangetekende-zendingen-dat-even-veilig-en-rechtsgeldig "Digitale aangetekende zendingen: is dat even veilig én rechtsgeldig?") [ ![E-invoicing als onderdeel van ViDA: wat verandert er voor jouw bedrijf?](data:image/svg+xml;charset=utf8,%3Csvg xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20width='365'%20height='200'%20viewBox='0%200%20365%20200'%20%3E%3C/svg%3E) ![E-invoicing als onderdeel van ViDA: wat verandert er voor jouw bedrijf?](/sites/default/files/styles/noscript_fallback/public/2025-12/easypost-blog-vida-1_173c48f3ae58ae6f4f25b6b6ce84b4b9_2000.jpg.webp?itok=zwqwCdP-) ### E-invoicing als onderdeel van ViDA: wat verandert er voor jouw bedrijf? De verplichte e-invoicing vanaf 2026 maakt deel uit van het grotere ViDA-verhaal. Welke veranderingen brengt die Europese btw-hervorming met zich mee? En wat is de impact op jouw bedrijf? Lees meer ](/nl-BE/easyflow/blog/e-invoicing-als-onderdeel-van-vida-wat-verandert-er-voor-jouw-bedrijf "E-invoicing als onderdeel van ViDA: wat verandert er voor jouw bedrijf?") [ ![Radicaal digitaal? Waarom je als lokaal bestuur beter kiest voor gestaag digitaal](data:image/svg+xml;charset=utf8,%3Csvg xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20width='365'%20height='200'%20viewBox='0%200%20365%20200'%20%3E%3C/svg%3E) ![Radicaal digitaal? Waarom je als lokaal bestuur beter kiest voor gestaag digitaal](/sites/default/files/styles/noscript_fallback/public/2026-06/blog-visual-digitale-omslag-afl-3-1_90a380d99b32d189a664f5ad43d63236_2000.jpg.webp?itok=M1P-rcoh) ### Radicaal digitaal? Waarom je als lokaal bestuur beter kiest voor gestaag digitaal In De digitale omslag leggen Eric Goubin (Thomas More en Kortom) en Chris De Bock (Probis) uit waarom papier niet verdwijnt en hoe je als lokaal bestuur iedereen blijft bereiken. Lees meer ](/nl-BE/waarom-gestaag-digitaal-slimmer-is-dan-radicaal-digitaal "Radicaal digitaal? Waarom je als lokaal bestuur beter kiest voor gestaag digitaal") [Bekijk alle inzichten ](/nl-BE/blog)