Hoe je tijd én kosten bespaart dankzij digitale documentenstromen

Klassieke postverzending is nog altijd populair bij heel wat organisaties. Maar je kan facturen en andere documenten ook efficiënter en goedkoper versturen en opvolgen. Hoe? Met digitale documentenstromen. In deze blog ontdek je hoe dat werkt in de praktijk.

Vlotter crediteurenbeheer

Manueel crediteurenbeheer is tijdrovend en duur. Kijk maar eens naar de stappen die je moet doorlopen om een niet-betaalde factuur op te volgen:

• Je stuurt een betalingsherinnering.
• Als de klant beweert dat die de factuur niet heeft ontvangen, zoek je dit uit.
• Je stuurt de factuur opnieuw toe.
• En misschien stuur je daarna nog een of meerdere betalingsherinneringen.

Stuk voor stuk kleine handelingen, maar bij elkaar opgeteld veel werk. Met digitale documentenstromen kan je facturen automatisch versturen en opvolgen. En je ziet in één oogopslag of een ontvanger de factuur heeft gekregen, geopend en betaald. Indien niet, dan ontvangt de klant een betalingsherinnering. Zo hoef je enkel nog tussen te komen bij een betwisting.

Kortere Days Sales Outstanding (DSO)

Je Days Sales Outstanding is het aantal dagen dat facturen gemiddeld openstaan. Hoe lager je DSO, hoe minder voorfinanciering nodig is en hoe meer werkkapitaal vrijkomt. Door te switchen naar digitale documentenstromen verlaag je je DSO op twee manieren:

• Je stuurt facturen sneller uit.
• Je beïnvloedt het gedrag van structurele niet-betalers. Die klanten stellen doorgaans hun betalingen uit tot het allerlaatste moment. Door de consistente en professionele berichtgeving in automatische flows, is het duidelijk dat je strikter te werk gaat en zijn klanten geneigd eerder te betalen.

Lagere personeelskosten en gunstige posttarieven

Enveloppen kopen, postzegels plakken, adressen opzoeken, postzakken vullen en verplaatsen ... Er komt veel werk kijken bij fysieke postverzending. Kies je voor digitale documentenstromen, dan verloopt je postverzending (deels) digitaal en volledig geautomatiseerd. Daarmee bespaar je veel werkuren van (postkamer)medewerkers.

Wist je trouwens dat bpost elk jaar de posttarieven verhoogt? Als je met een partner als EasyPost samenwerkt, geniet je van een uitzonderlijk laag posttarief. Dat komt doordat we dagelijks grote hoeveelheden verzendklare post bij bpost afleveren.

Lees meer over posttarieven en kortingen via EasyPost

Je bent niet afhankelijk van klassieke postmachines

Verwerk je nog veel fysieke post, dan is de kans groot dat je met een frankeermachine en/of couverteermachine werkt. Die maken het werk een stuk makkelijker, maar zijn niet de meest efficiënte manier van werken. Medewerkers moeten de machine besturen en een menselijke fout is snel gemaakt. Als het apparaat stilvalt door een technisch probleem, kan je zelfs helemaal geen post meer verwerken en versturen.

Los daarvan zijn machines ook een grote kostenpost (aankoop- en onderhoudskosten, voorfinanciering ...). Laad je bijvoorbeeld drieduizend euro aan zegels op in de frankeermachine, maar verbruik je maar duizend euro? Dan staat er tweeduizend euro vast.

Hoe betaalt een documentbeheerplatform zichzelf terug?

Simpel: door je processen te optimaliseren. Een paar voorbeelden:

• Je cashflow wordt consistenter, want klanten betalen hun facturen sneller.
• Je moet minder tijd investeren in opvolging, want je documentenstromen zijn geautomatiseerd.
• Je bent minder/niet afhankelijk van postmachines, wat de kans op onderbrekingen in het postproces verkleint.

Ervaar het gemak van digitale documentenstromen op één plek

Bedrijfspost, facturatie, administratie … Ongeacht de grootte van je organisatie: met EasyPost Connect regel je het allemaal digitaal en veilig, en dat op één platform.

Neem vrijblijvend contact met ons op