Use case: verzend documenten automatisch via workflows met EasyPost Connect

Facturen, loonbrieven, aanmaningen … Er vertrekken dagelijks heel wat documenten vanuit je organisatie. Al die documenten manueel versturen en opvolgen is tijdrovend en duur. Met EasyPost Connect bouw je snel en eenvoudig workflows om je uitgaande communicatie te digitaliseren en te automatiseren. Zo bespaar je veel tijd en geld. Ontdek hoe het werkt.

De uitdaging

Of je uitgaande communicatie nu centraal geregeld is – via het onthaal of de boekhouding – of per afdeling: de manuele verwerking en opvolging van documenten is zeer tijdsintensief. Doorgaans is het ook geen deel van je corebusiness. Daarom gaan steeds meer bedrijven op zoek naar een manier om het verzendproces deels of volledig te automatiseren.

Hoe pak je dat aan zonder torenhoge investeringen in IT-ontwikkeling én zonder dat je ontvangers er hinder van ondervinden?

De oplossing

Met EasyPost Connect bouw je snel en eenvoudig workflows om je uitgaande communicatie te automatiseren. Dat gaat als volgt:

• Ga naar het tabblad 'Workflows' en klik op 'Workflow toevoegen'.
• Geef de workflow een naam (bv. 'Facturen' of 'Aanslagbiljetten') en koppel hem aan het juiste departement van je organisatie. Je kan eventueel ook een beschrijving toevoegen.

• Optioneel: creëer een SFTP-folder (Secure File Transfer Protocol) om documenten vanop een externe server veilig in het portaal op te laden.
• Kies het type trigger: plan de verzending in op een vast tijdstip of start het verzendproces direct nadat het document opgeladen is. In het tweede geval kan je een korte bufferperiode instellen om de verzending alsnog te annuleren.

Kies in welk formaat je documenten aanlevert: als pdf-bestand (1 per 1 of in bulk) of als datafile (CSV, XML of UBL).

• Activeer de workflow meteen of zet hem nog even op non-actief.
• Optioneel: stel een goedkeuring in. De bevoegde persoon krijgt vooraf een preview van de verzending en moet die valideren.
• Kies hoelang verzendingen bewaard worden in het portaal (max. 180 dagen).
• Klik op 'Klaar' om de workflow aan te maken.

Alles ingesteld? Dan is het tijd om de juiste verzendkanalen of taken aan je workflow toe te voegen. In Connect kan je kiezen uit de volgende opties:

Tussen twee verzendkanalen stel je telkens een bepaalde vervaltijd in. Faalt het eerste verzendkanaal (bv. als de eBox van de ontvanger niet is geactiveerd) of blijft een reactie (bv. een betaling) uit? Dan triggert het platform automatisch het volgende verzendkanaal.

Hieronder zie je een voorbeeld van hoe een finale workflow eruitziet:

Zodra de workflow af is, kan je een voorbeelddocument opladen, de workflow testen en hem in gebruik nemen. Je kan zoveel workflows maken als je wil om al je verzendingen te automatiseren.

De voordelen

• Geen IT-kennis nodig: dankzij de simpele navigatie en intuïtieve drag-and-drop-interface is workflows aanmaken zeer eenvoudig. Toch hulp nodig? Via de Connect Academy vind je allerlei handige videotutorials.
• Totale ontzorging: bespaar tijd en geld door grote delen van het verzendproces en de opvolging te automatiseren. Zo komt er tijd vrij voor andere, urgentere taken.
• Communicatie op maat: dankzij de grote keuze aan verzendkanalen kan je communiceren via het kanaal dat de ontvanger verkiest.

Benieuwd wat je nog meer kan met EasyPost Connect? Boek een gratis demo van ons platform.