Last updated on 01 June 2026
Communiceer vlot met burgers en ondernemers via eBox met EasyPost Connect
Verstuur jij als publieke instantie meer dan 20.000 berichten per jaar? Dan ben je sinds 1 januari 2025 verplicht om je bij eBox aan te sluiten. Maar wat als burgers of ondernemingen hun eBox nog moeten activeren? Da’s lastig … tenzij je werkt met een digitaal verzendplatform zoals EasyPost Connect. Daarmee bereik je al je ontvangers via het kanaal dat zij verkiezen. Ontdek hoe het werkt.
eBox-wet: van papier naar digitaal
In 2019 liet de Belgische overheid de Wet inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox optekenen om de overgang van papieren naar digitale communicatie te bevorderen. Parallel met die wet lanceerde de overheid 2 platformen:
- My eBox, een beveiligde elektronische brievenbus voor burgers.
- eBox Enterprise, een gelijkaardig platform voor organisaties met een KBO-nummer (ondernemingen, vzw’s, zelfstandigen).
Het doel van beide platformen is om de communicatie tussen overheden en overheidsinstanties enerzijds, en burgers en ondernemingen anderzijds, te stroomlijnen en te centraliseren. Zowel federale, Vlaamse als lokale publieke instanties kunnen documenten naar eBox versturen. Sterker nog: vanaf 1 januari 2025 is het gebruik van eBox verplicht als je jaarlijks meer dan 20.000 berichten stuurt.
Wat als je ontvanger geen eBox heeft?
Communiceren via eBox is natuurlijk pas effectief als zowel de verzender als de ontvanger het platform gebruiken. En daar wringt vaak het schoentje. Verplicht of niet, hoe zit dat nu precies?
Burgers: niet verplicht
Als burgers mag je zelf kiezen of je jouw eBox wel of niet activeert. Doe je het wel, dan is het je plicht om alle berichten te lezen en tijdig en correct op te volgen. Een factuur niet betalen omdat je je eBox niet hebt gecheckt, is dus geen geldig excuus.
Ondernemingen: verplicht in de loop van 2026
Als ondernemer ben je zeker nog tot eind 2025 vrij in je keuze om eBox te gebruiken. In de loop van 2026 moeten alle organisaties met een KBO-nummer wél aansluiten om digitale communicatie van publieke instanties te ontvangen en te lezen.
“Digitalisering bij publieke instanties verloopt niet vanzelf. We zien struikelblokken aan twee kanten: bij de verzender, bijvoorbeeld rond de kanaalkeuze, en bij de burger, die niet altijd digitaal bereikbaar is. Toch merken we dat veel publieke instanties wel willen digitaliseren. Ze zien de noodzaak om efficiënter te werken, kosten te besparen en sneller te communiceren.” - Jos Fischer, Commercieel Directeur bij EasyPost
EasyPost Connect: communiceer op maat van je ontvanger
Ondanks de goodwill van veel burgers en de nakende verplichting voor ondernemingen in 2026, zal een totale overstap niet van vandaag op morgen gebeuren. Voor publieke instanties blijft de vraag: hoe bereik je burgers en ondernemers die de switch naar eBox uitstellen?
Het antwoord: met een digitaal verzendplatform zoals EasyPost Connect. Daarin kan je meerdere verzendkanalen combineren in één workflow.
Stel dat je de jaarlijkse aanslagbiljetten wil versturen, maar slechts de helft van de ontvangers hun eBox heeft geactiveerd. In eerste instantie kan je alle documenten via eBox versturen. Faalt de verzending of is er geen leesbevestiging van de ontvanger? Dan stuur je het document opnieuw, deze keer als beveiligde mail of als fysieke brief per post. De hele flow loopt automatisch, zonder dat je manueel hoeft tussen te komen.
“Bij de keuze van het juiste verzendkanaal spelen twee criteria een belangrijke rol. Eerst is er het wettelijke kader: sommige communicatie moet aangetekend verstuurd worden, andere niet. Daarnaast kijkt een bestuur naar de voorkeur van de doelgroep en de inhoud van de communicatie. Sommige documenten zijn zo belangrijk dat ze zowel digitaal als op papier worden verstuurd, of digitaal met een automatische terugval op papier. Andere communicatie kan perfect via eenvoudige e-mail.” - Jos Fischer, Commercieel Directeur bij EasyPost
De voordelen van EasyPost Connect
- Betrouwbaarheid: ook als de ontvanger zijn eBox nog moet activeren, komt het document toch goed terecht via een ander verzendkanaal.
- Efficiëntie: het hele verzendproces loopt automatisch. Zo ontzorg je je team en maak je tijd en middelen vrij voor andere urgente of complexe taken.
- Vlottere dienstverlening: burgers hebben steeds hogere verwachtingen van communicatie vanuit publieke instanties. Door te communiceren via het kanaal dat zij verkiezen, kom je daaraan tegemoet.
- Snellere opvolging: als burgers documenten stipt en correct ontvangen, is de kans groter dat ze meteen de nodige actie zullen ondernemen. Zo hoef je zelf minder op te volgen.
Lees ook: EasyPost is de eerste private document provider voor eBox.
Zelf aan de slag met EasyPost Connect?
“EasyPost helpt lokale besturen om hun uitgaande communicatie slimmer te organiseren. We geven advies over wat mogelijk is, welk kanaal het best past en hoe je efficiënt en eenvoudig met burgers kan communiceren.” - Jos Fischer, Commercieel Directeur bij EasyPost
Tijdens een virtuele demo vertellen we je graag hoe je met ons platform efficiënter, veiliger, klantvriendelijker en slimmer communiceert.
Veelgestelde vragen over eBox
eBox brengt veel vragen met zich mee. We hebben de meest gestelde vragen (en de antwoorden daarop) voor je op een rij gezet:
eBox is het officiële digitale verzendkanaal voor overheidsinstanties en (semi)publieke organisaties. Je communiceert snel, goedkoop en veilig met burgers via eBox Citizen en met bedrijven via eBox Enterprise.
Aanslagbiljetten, ziekenhuisfacturen, informatie over wegenwerken: officiële documenten belanden rechtstreeks in de digitale brievenbus van de ontvanger.
Via eBox verstuur je officiële documenten die burgers of bedrijven wettelijk of administratief nodig hebben: kennisgevingen, beslissingen, vergunningen, attesten en facturen die de ontvanger verplicht moet kunnen raadplegen.
Als document provider kan EasyPost documenten namens (semi)publieke organisaties afleveren in de digitale brievenbus van burgers en bedrijven. EasyPost neemt daarin een actieve rol op: niet als doorgeefkanaal, maar als partner die ook instaat voor de bewaring, beveiliging en opvolging van documenten.
EasyPost is de enige private document provider voor eBox Citizen in België. Dat betekent dat organisaties via EasyPost Connect documenten kunnen versturen via eBox, zonder zware technische implementatie. Het enige wat je moet doen: de BOSA-overeenkomst uploaden, en je bent klaar om te verzenden.
De bewaartermijn ligt tussen één maand en drie jaar. Als verzender bepaal je zelf de bewaartermijn in functie van de wettelijke bepalingen. Voor bepaalde documenttypes gelden uitzonderingen: pensioenfiches worden bijvoorbeeld permanent bewaard.
Ja. Je kan grote volumes documenten in één keer versturen, zoals uitnodigingen, herinneringen of kennisgevingen.
Dat kan om verschillende redenen: de ontvanger heeft geen actieve eBox, heeft geen toestemming gegeven om documenten digitaal te ontvangen, of heeft het document niet geopend binnen de ingestelde termijn.
In al die gevallen schakelt EasyPost Connect automatisch over naar een alternatief kanaal, zoals beveiligde e-mail of papieren post. Zo komt elk document sowieso bij de juiste ontvanger terecht, zonder dat je daar als verzender iets voor hoeft te doen.
Als document provider neemt EasyPost de volledige technische aansluiting op eBox voor zijn rekening. Geen aparte IT-partner nodig, geen zware implementatietrajecten. Je laadt je BOSA-overeenkomst op en je bent klaar om te versturen. De onboarding is kosteloos en bestaat standaard uit één tot twee sessies van een uur.
Bovendien beheer je via EasyPost Connect alle verzendkanalen vanuit één platform, wat de opstartkosten verlaagt en technische complexiteit vermindert.
Ja. EasyPost Connect integreert met verschillende softwarepakketten, waaronder eSignFlow, Cipal Schaubroeck en Microsoft Dynamics CRM. Gebruik je een ander systeem? Neem contact op om de integratiemogelijkheden te bespreken.
De onboarding bestaat standaard uit één tot twee sessies van een uur. De totale doorlooptijd hangt af van de interne afstemming en de beschikbaarheid van jouw organisatie. EasyPost begeleidt je stap voor stap en werkt op jouw tempo.
Ja, de onboarding is kosteloos. De volledige set-up van je eBox-integratie zit daarin inbegrepen. Heb je daarna nood aan extra ondersteuning? Dan kan je een supportcontract afsluiten (tegen betaling).
