Practice Statement E-mail

1. Champ d'application

Cette Practice Statement décrit la méthode de travail des Services E-mail offerts par EasyPost.

Les services sont fournis conformément à la législation RGPD applicable.

2. En général

EasyPost fournit du support et des services aux entreprises sur le plan de l’optimalisation de la communication administrative d’entreprise. EasyPost offre l’E-mail en tant que service à ses clients (comme partie des services EasyPost Connect) et permet ainsi à ces entreprises d’automatiser leurs communications administratives d’entreprise sortantes et de les centraliser dans un système central.

Les documents à envoyer pour ce service peuvent être remis via notre plateforme ou d’autres canaux de remise, comme l’e-mail, le SFTP ou via l’API.

Les données qui sont envoyées et reçues via un E-mail peuvent être utilisées comme mode de preuve dans une procédure judiciaire dans tous les États-membres de l’UE. Elles ne peuvent être rejetées comme mode de preuve uniquement parce qu’elles sont électroniques.

EasyPost est certifiée ISO-27001 depuis le 25/4/2022.

Cette Practice Statement est soumise au droit belge. Seulement les tribunaux de Gand, division(s) de Gand sont compétents en cas de litige.

Pour des questions ou demandes, vous pouvez toujours envoyer un e-mail à : support.connect@easypost.eu.

3. Politiques

3.1 Practice Statement : Cette Practice Statement peut à tout moment être consultée sur notre site Web.

EasyPost peut modifier cette Practice Statement à tout moment. Il est donc important que vous consultiez régulièrement le document. Sur le site web, vous trouverez la version la plus actuelle. Des modifications éventuelles seront communiquées via le site web, par e-mail ou par d’autres canaux électroniques.

3.2 Conditions Générales d'EasyPost : Les Conditions Générales d’EasyPost règlent la relation juridique entre EasyPost et le Client et s’appliquent à tout Service d’EasyPost, y compris les Services d'E-mail et d’envoi. Le Client et ses Utilisateurs doivent prendre connaissance de ces Conditions Générales et en accepter l’application avant que les services d’E-mail et d’envoi puissent être utilisés.

Les Conditions Générales d’EasyPost peuvent à tout moment être consultées sur le site web

3.3 Conditions Particulières : En complément des Conditions Générales d’EasyPost, les Conditions Particulières en matière d’E-mail s’appliquent également à (l’utilisation des) Services E-mail. Le Client et ses Utilisateurs doivent prendre connaissance de ces Conditions Particulières et en accepter l’application avant que les services d’E-mail et d’envoi puissent être utilisés.

Les Conditions Particulières en matière d’E-mail peuvent à tout moment être consultées sur le site Web.

3.4 Politique de vie privée : La Politique de vie privée d’EasyPost décrit le traitement des données à caractère personnel dans le cadre des services E-mail et comporte toutes les informations requises sur base des articles 13-14 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

La Politique de vie privée peut à tout moment être consultée sur le site Web.

3.5 La politique en matière de sécurité de l'informatioin : La politique en matière de sécurité de l’information d’EasyPost décrit toutes les exigences et procédures techniques et opérationnelles afin de pouvoir implémenter et gérer les mesures de gestion du risque nécessaires et adéquates.

EasyPost a implémenté un ISMS conformément à l’ISO27001:2013. Le champ d’application de l’ISMS comprend tous les services fournis par EasyPost, y compris les Services d’E-mail et d’envoi, et concerne la gestion de l’information et tous les processus d’EasyPost qui supportent ces Services.

4. Méthode de travail - Services

4.1 Configuration d’une tâche E-mail

Via le portail EasyPost Connect, le client peut configurer facilement la tâche E-mail. Ceci se passe via l’onglet ‘Workflow’. Comme client, vous pouvez ajouter une tâche E-mail à un workflow nouveau ou existant. Vous pouvez consulter les étapes à suivre pour la création d’un workflow via le manuel.

Au sein du workflow, l’Utilisateur sélectionne la tâche ‘E-mail’. Ensuite, tous les champs pour configurer la tâche E-mail doivent être remplis. Vous trouverez ci-dessous un relevé des champs obligatoires et non obligatoires :

Nom*
Description
E-mail de l'expéditeur*

Ici l’adresse e-mail d’EasyPost Connect est remplie par défaut (support.connect@easypost.eu). Le client peut modifier cette adresse e-mail vers sa propre adresse e-mail, qui est liée à son département. Les paramètres DNS sont également réglés.
Echéance*

L’échéance indique quand l’Utilisateur souhaite identifier la tâche comme non réussie si endéans cette période le Destinataire n’a pas encore entrepris d’action.
Sujet*
Nom indiqué*

Ensuite, le modèle d’E-mail qui se rapporte à l’envoi peut facilement être défini via l’outil de modèle.

4.2 Envoi d'un E-mail

Une fois le workflow d’un E-mail est créé, il peut être utilisé pour envoyer des documents.

Les documents à envoyer peuvent être fournis par le client et ses Utilisateurs via les canaux ci-dessous :

E-mail (la taille de fichier maximale du message ne peut être supérieure à 5MB)
Portail EasyPost Connect
SFTP

Le Client peut choisir librement le canal de remise. Le Client n’est pas limité à l’utilisation d’un seul canal de remise, mais peut utiliser indifféremment tous les canaux. Pour garantir la sécurité et l’intégrité des documents à envoyer, les documents sont de préférence remis via SFTP, le portail EasyPost Connect et/ou, à l’avenir l’API (pas encore supportée).

Une ample description par canal de remise peut être consultée via le manuel.

Nous indiquons ci-dessous comment cela fonctionne :

L’Utilisateur charge la mission via les canaux de remise prévus à cette fin.
Pour pouvoir envoyer la mission via une tâche e-mail, une adresse e-mail doit être reprise dans le calque de texte du PDF.
Le pre-processing fait en sorte que la mission – si nécessaire – est scindée en plusieurs envois. Ceci est déterminé au niveau du workflow.
L’envoi (PDF) est joint au modèle d’E-mail configuré via le workflow.
Une fois que l’E-mail est envoyé, nous recevons via le service SNS des messages push AWS le statut de l’envoi. De cette manière, l’Utilisateur sait si l’envoi est arrivé correctement sur le serveur e-mail du Destinataire. En fonction du serveur e-mail du Destinataire, on peut voir si l’E-mail a été ouvert par le Destinataire (voir 4.3 Suivi d’un E-mail).

4.2.1 Conditions des fichiers

Type de fichiers : l’E-mail EasyPost Connect ne supporte que le traitement de fichiers PDF.
Les PDF envoyés doivent ensuite répondre à un certain nombre d’exigences techniques minimales. Vous pouvez les retrouver dans les Conditions Particulières de notre service E-mail.

4.3 Suivi d'un E-mail

Le portail permet à l’Utilisateur de suivre le statut de l’envoi. Les statuts suivants peuvent être consultés :

Reçu : Ce statut indique quand EasyPost a reçu le document de l’Utilisateur.
Envoyé : Ce statut indique quand l’E-mail a été envoyé au Destinataire
Ouvert*: Ce Statut indique quand le Destinataire a ouvert l’E-mail.

*le statut ouvert n’est pas garanti à 100% et n’exerce ensuite aucune influence sur le statut de réussite de l’envoi. Ce statut n’est visible que lorsque les images du modèle d’E-mail sont téléchargées par la boite mail du Destinataire. Microsoft Outlook est configuré par défaut en sorte que le téléchargement automatique des images soit bloqué. Certains fournisseurs d’e-mail scannent et téléchargent l’E-mail pour contrôler s’il n’y a pas de virus envoyés avec l’E-mail avant que le Destinataire ne l’ait ouvert. Dans ce cas, le statut ‘ouvert’ sera une indication incorrecte de la réalité. Les mesures de sécurité du Destinataire sont aussi importantes dans ce cas là.

Le statut d’un E-mail est considéré comme réussi si le mail est délivré dans la boîte mail du Destinataire. Le fait de ne pas réussir à délivrer un E-mail peut être dû à :

Hard bounce : Ceci est lié à une erreur permanente faisant en sorte que l’E-mail ne peut être délivré dans la boîte mail du Destinataire.
Soft bounce : Ceci est lié à un problème temporaire avec le serveur du Destinataire ou un autre problème technique temporaire.

5. Évaluation des risques/ sécurité de l’information

La politique en matière de sécurité de l’information d’EasyPost décrit toutes les exigences de sécurité et procédures opérationnelles qui sont nécessaires pour accomplir et gérer les mesures de gestion du risque choisies. EasyPost a implémenté un ISMS conformément à l’ISO27001:2013. Le champ d’application de l’ISMS comprend tous les services fournis par EasyPost et concerne la gestion des informations et toutes les procédures d’EasyPost qui supportent ces services.

6. Management ERDSP

6.1 Organisation interne : EasyPost travaille dans un réseau de fournisseurs, partenaires qui sont contrôlés quant à leur fiabilité, leur conformité et quant au respect des exigences les plus élevées. Les services sont externalisés auprès de partenaires fiables et ISO27001 et/ou ISO9001 certifiés.

EasyPost dispose d’un CISO. EasyPost a aussi désigné un Délégué à la Protection des Données (privacy@easypost.eu).

6.2 RH/Personnel : Les antécédents de chaque travailleur et contractant (indépendant) ainsi que leur formation, aptitudes, expérience et qualifications sont contrôlés de manière approfondie et vérifiés avant qu’ils n’entrent en service. EasyPost dispose de la politique nécessaire pour ces contrôles et vérifications.

EasyPost veille à ce que ses travailleurs et contractants supportent la fiabilité et la sécurité des Services.

Les Travailleurs d’EasyPost doivent avoir l’expertise nécessaire, la fiabilité, l’expérience et les qualifications, et reçoivent une formation suffisante relative aux Services, à la sécurité de l’information et à la protection des données.

6.3 Gestion patrimoniale : Tous les actifs pertinents sont identifiés et consignés dans un inventaire pour lequel toutes les mesures de protection adéquates sont attribuées conformément à la gestion des risques.

EasyPost veille à ce que toutes les informations et actifs aient un niveau de protection adéquat.

Tous les médias et appareils sont traités conformément aux exigences de sécurité de l’information et de protection des données.