QERDS Privacy Statement

Nous (EasyPost). Nous sommes le « responsable du traitement ». Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement et que nous sommes responsables du traitement licite de vos données à caractère personnel par le biais des Services.

Toutefois, lorsqu’EasyPost traite les données à caractère personnel des personnes concernées dont le client d’EasyPost est responsable (par exemple, les données à caractère personnel figurant dans le contenu, les fichiers ou les documents numériques du client), EasyPost est considéré comme le « sous-traitant » qui traite pour le compte du client en tant que « responsable du traitement ».

Détails de contact:

Détails de la société:

4.1 EasyPost traite les données suivantes dans le cadre de votre utilisation de nos Services :

(i) si vous êtes un utilisateur (final) (expéditeur ou destinataire) : 

• Données de l’expéditeur : vos données d’identification personnelles telles que le nom, le prénom, les données de connexion, les données du compte, l’adresse électronique, le numéro d’identification Itsme (s’il est utilisé pour l’authentification), le numéro de carte d’identité électronique (s’il est utilisé pour l’authentification), le numéro de téléphone, le numéro d’entreprise de la société ou le numéro de TVA (le cas échéant) et le contenu, les fichiers ou les documents numériques de l’expéditeur.

• Données du destinataire : vos données d’identification personnelles telles que le nom, le prénom, les données de connexion, les données du compte, l’adresse électronique, le numéro d’identification Itsme (s’il est utilisé pour l’authentification), le numéro de la carte d’identité électronique (s’il est utilisé pour l’authentification), le numéro d’entreprise de la société ou le numéro de TVA (le cas échéant), les données de naissance (si elles sont demandées comme moyen de vérification supplémentaire par l’expéditeur), les dates et heures de notification.

• Communication à propos des Services et par leur biais : envoi de preuves, de notifications ou de demandes prêtes à être livrées et/ou acceptées, etc.

(ii) si vous êtes une organisation, un gouvernement ou une entreprise (par ex., en tant que client ou titulaire d’une licence d’EasyPost) : nom de l’organisation ou des organisations, du ou des gouvernement(s) ou de l’entreprise ou des entreprises, du ou des sièges sociaux, autres adresses et numéro(s) d’entreprise de l’entreprise / numéro(s) de TVA ;

(iii) vos données d’identification électronique dans le cadre de l’utilisation de nos Services, telles que les données de votre appareil, le navigateur, le système d’exploitation, les adresses IP, les cookies ou technologies similaires, les données des fichiers journaux, l’identifiant de connexion, l’identifiant de l’utilisateur, les mots de passe, les applications, plateformes ou sites web externes, les pages visitées par vous et/ou les fonctionnalités utilisées sur les Services (ainsi que la date et l'heure), le journal d’acceptation de documents juridiques tels que la présente Privacy Statement et nos Conditions d’utilisation ;

(iv) des données financières telles que le numéro de compte bancaire et/ou d’autres détails de paiement (si nécessaire).

4.2 EasyPost peut recevoir vos données directement de vous, par ex. parce que vous les fournissez par le biais d’un enregistrement ou d’une connexion ou en utilisant nos Services, ou indirectement par le biais de tiers.

EasyPost peut recevoir et traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du contrat (d’utilisation) conclu avec vous, lorsque vous vous inscrivez ou vous connectez à nos Services, lorsque vous utilisez nos Services, lorsque vous contactez EasyPost (par téléphone, par écrit ou via les Services) ou via des cookies ou des technologies similaires.

Vos données sont traitées dans nos bases de données connectées aux Services et par preuve d’envoi, preuve de réception, journaux et sauvegardes.

4.3 EasyPost ne collecte ni ne traite aucune catégorie spéciale de données à caractère personnel vous concernant, sauf si vous nous les fournissez volontairement par le biais des Services ou d’EasyPost Connect.

EasyPost traite vos données à caractère personnel pour :

5.1 Utilisation et fourniture de nos services – gestion des utilisateurs

Nous traitons vos données à caractère personnel afin de mettre nos Services à votre disposition et de vous permettre d’accéder à nos Services (en tant qu’utilisateur, titulaire de licence, expéditeur ou destinataire), y compris par le biais de méthodes d’identification et d’authentification, de créer votre compte et votre profil, de gérer notre relation contractuelle, de vous contacter, de traiter vos éventuelles questions ou plaintes et de vous fournir les informations nécessaires sur nos Services, EasyPost Connect ou d’autres informations liées à nos activités, de vous envoyer des e-mails de confirmation, des notifications, des preuves de livraison ou d’acceptation, de gérer vos données à des fins de back office ou de help desk, de paiements, d’administration, de facturation, de suivi de la solvabilité et de comptabilité. Nous traitons également vos données à caractère personnel pour vérifier si votre utilisation des Services est conforme à nos Conditions d’utilisation et à la législation applicable.

Nous traitons vos données (ou celles de votre entreprise ou organisation) dans le cadre de la préparation et/ou de l’exécution du contrat (d’utilisation) ou sur la base de nos intérêts (commerciaux) légitimes qui, le cas échéant, prévalent sur vos droits (à la vie privée) (car vous pouvez raisonnablement vous attendre à un tel traitement dans le cadre de l’utilisation de nos Services). 

Si vous ne nous fournissez pas certaines informations ou données, telles que vos données d’identification / d’authentification ou des informations financières, dont nous avons besoin dans le cadre du contrat (d’utilisation), nous ne serons pas en mesure de fournir nos Services ou de les mettre à votre disposition.

5.2 Nous pouvons traiter vos données pour optimiser et soutenir nos services. Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel pour surveiller votre utilisation des Services et votre accès à ceux-ci, analyser les habitudes des utilisateurs, développer des améliorations ou de nouvelles fonctionnalités pour améliorer nos Services, optimiser votre navigation et votre expérience utilisateur, et réaliser des enquêtes de marché. Dans la mesure du possible, EasyPost traitera des données agrégées (c’est-à-dire des données qui ne permettent pas de vous identifier ou d’être liées à vous, comme des données statistiques), des données pseudonymisées ou anonymisées, plutôt que des données à caractère personnel, dans les cas où les objectifs de ce traitement peuvent être atteints de cette manière.

Lorsque vous utilisez nos Services, nous pouvons également traiter certaines autres données électroniques à cet égard, telles que des cookies, des identifiants pour les appareils mobiles ou des technologies similaires qui sont utilisées pour collecter des données. Elles peuvent faciliter l’interaction entre vous en tant qu’utilisateur (expéditeur ou destinataire) et nos services et sont utilisées afin d’améliorer votre expérience utilisateur et pour la collecte de statistiques parmi les utilisateurs. Certains cookies, identifiants ou technologies peuvent être placés par un tiers pour mesurer l’utilisation de nos Services et/ou d’autres fonctionnalités pour, par ex., l’authentification, la messagerie, les notifications, etc.

Notre politique en matière de cookies fournit de plus amples informations au sujet de l’utilisation de ceux-ci, des identifiants ou des technologies. 

5.3 Prospection

5.3.1 Si vous êtes un utilisateur (final) des Services et/ou un client existant d’EasyPost, EasyPost peut utiliser vos données à caractère personnel à des fins de communication commerciale et publicitaire (prospection). Les communications, les salutations et les enquêtes strictement personnelles ne constituent pas de la prospection. 

EasyPost peut vous envoyer des messages commerciaux et publicitaires concernant les Services, EasyPost Connect ou d’autres produits ou services d’EasyPost au moyen de messages push personnalisés via les Services, par e-mail ou sur certains réseaux sociaux ou autre plateforme ou service pour lesquels vous avez un compte. 

EasyPost se fonde sur ses intérêts légitimes pour le traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection.

Toutefois, si vous n’êtes pas un utilisateur (final) des Services ni un client ou un titulaire de licence existant d’EasyPost, votre consentement préalable est requis pour les messages commerciaux non sollicités et/ou le traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection.

Si vous souhaitez que vos données à caractère personnel ne soient plus traitées à de telles fins commerciales et/ou publicitaires, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment (désinscription ou opposition à ce traitement), sans frais et sans indication de motif (voir article 8.3 ci-dessous). Pour exercer ce droit d’opposition, vous pouvez contacter EasyPost : privacy@easypost.eu. 

5.4 La prévention de la fraude ou de toute autre utilisation illégale ou illicite des Services :

Nous pouvons traiter vos données pour bloquer ou vous refuser l’accès aux Services ou le refuser à d’autres utilisateurs qui violent le contrat (d’utilisation), nos Conditions d’utilisation, nos politiques, nos statements ou la loi applicable et pour prendre des mesures contre vous ou d’autres utilisateurs.

5.5 Nous pouvons traiter vos données à d’autres fins légitimes (commerciales) dans la mesure autorisée par la loi applicable, par exemple pour faciliter nos opérations et services, générer des statistiques agrégées, effectuer des analyses de marché, appliquer nos politiques, statements et procédures, nous défendre contre des droits en justice ou des demandes, protéger nos utilisateurs, titulaires de licence et/ou clients et leurs droits, et protéger les droits de tiers, le cas échéant.

5.6 Nous pouvons traiter vos données pour les transmettre à des tiers tels que nos clients / titulaires de licence, partenaires, prestataires de services, fournisseurs, autorités et / ou autres parties contractantes d’EasyPost (voir également l’article 6 ci-dessous) pour la mise en œuvre des points précédents.

5.7 Respect des lois applicables :

Enfin, nous pouvons traiter vos données pour nous conformer aux lois applicables ou aux demandes ou ordres légaux des autorités de surveillance, des tribunaux ou des agences gouvernementales.

6.1 Vos données à caractère personnel seront traitées par nos partenaires, prestataires de services ou fournisseurs dans le cadre de la mise à votre disposition des Services, de votre utilisation des Services et de la fourniture de nos Services. Cela comprend, par exemple, nos partenaires de plateforme (ERDS), nos fournisseurs d’hébergement, nos partenaires informatiques, nos administrateurs web, nos administrateurs de réseau, nos fournisseurs de logiciels, les sociétés fournissant des services de paiement, des services de marketing, des services de communication ou des services médias pour nous ou d’autres partenaires ou prestataires de services.

EasyPost vérifie auprès de ses partenaires, prestataires de services et (autres) sous-traitants qu’ils prennent les mesures (de sécurité) appropriées nécessaires conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou à toute autre législation applicable en matière de protection de la vie privée pour protéger vos données et conclut les contrats de protection des données nécessaires avec ses (autres) sous-traitants.

6.2 Vos données à caractère personnel peuvent également être transmises à des sociétés affiliées à EasyPost pour la fourniture des Services. 

6.3 D’autres sociétés peuvent également traiter vos données dans le cadre de nos Services ou de nos activités, comme nos comptables, auditeurs, courtiers en assurance, assureurs, conseillers juridiques, avocats ou autres prestataires de services.

6.4 EasyPost ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf dans le cas de la divulgation d’informations autorisée par la loi applicable, ou mentionnée dans cet article 6 ou ailleurs dans la présente Privacy Statement. Nous ne sommes pas responsables du traitement de vos données par des tiers qui ne le font pas au nom d’EasyPost, mais qui sont eux-mêmes responsables.

6.5 Enfin, nous pouvons être tenus, par la loi ou à la suite d’une demande des autorités de surveillance, des tribunaux ou des organismes gouvernementaux, de divulguer vos données à ces derniers ou à un tiers.

6.6 Vos données ne seront pas transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Si vos données devaient être transférées vers des pays situés en dehors de l’EEE pour lesquels la Commission européenne n’a pas déterminé que ces pays offrent un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel, EasyPost veillerait à ce que des mesures (supplémentaires) soient prises conformément à la législation applicable en matière de protection des données (par ex., la mise en œuvre de clauses contractuelles types mises à disposition par la Commission européenne et/ou toute autre mesure supplémentaire).

7.1 Nous ne conserverons, collecterons, manipulerons ou traiterons pas vos données plus longtemps que nécessaire aux fins décrites ci-dessus dans l’article 5. Nous nous efforçons d’utiliser les données minimales requises par le fonctionnement de nos Services et/ou par la loi. Sans préjudice de la généralité de ce qui précède, vos données d’identification, d’abonnement, électroniques et d’authentification (voir article 4 ci-dessus) seront conservées aussi longtemps que vous utiliserez nos Services dans le cadre desquels ces données à caractère personnel sont traitées, à moins que des dispositions légales particulières ne s’appliquent à leur conservation ou à leur traitement ou qu’une conservation ou un traitement plus long ne soit nécessaire pour défendre nos intérêts dans le cadre d’une procédure judiciaire ou qu’un autre intérêt légitime spécifique d’EasyPost à cet égard ne justifie une conservation ou un traitement plus long(ue).

7.2 La durée de conservation de vos données à caractère personnel peut varier en fonction des finalités du traitement et de nos obligations légales. 

Le contenu, les fichiers ou les documents (numériques) qui sont envoyés, traités et/ou livrés par l’intermédiaire des Services seront supprimés après traitement : le contenu, les fichiers ou les documents seront disponibles pour une première livraison pendant deux (2) semaines, après quoi le contenu, les fichiers ou les documents pourront être récupérés pendant deux (2) jours supplémentaires.

Les métadonnées requises par la loi seront conservées pendant une période plus longue, comme les rapports de preuve qui doivent être conservés pendant sept (7) ans (contenant le hachage, le nom de l’expéditeur, le nom du destinataire, l’heure de soumission et l’heure de remise). 

Les journaux de service seront conservés pendant deux (2) ans (contenant les horodatages des authentifications et des identifications, les moyens d’authentification/d’identification, le hachage des documents, etc.).

Pour d’autres données, des périodes de conservation légales spécifiques peuvent également être d’application. 

Quoi qu’il en soit, le principe général qui s’applique toujours est que nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire. Si vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins prévues, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes, le cas échéant.

8.1 Vous avez le droit d’obtenir des informations concernant le traitement de vos données à caractère personnel par le biais des Services. Toutes les informations nécessaires vous sont communiquées par le biais de la présente Privacy Statement. Vous pouvez nous demander de fournir des informations supplémentaires à tout moment.

8.2 Vous avez le droit de demander :

l’accès à vos données : vous pouvez obtenir une copie des informations demandées sans frais. Si vous demandez des copies supplémentaires, nous pouvons exiger à cet égard le paiement des frais raisonnables basés sur les coûts administratifs.

la rectification de vos données (si nécessaire).

l’effacement de vos données à caractère personnel (« droit à l’oubli ») si :

• le traitement de ces données n’est plus nécessaire pour la ou les finalités pour lesquelles nous les avons traitées ;
• vous avez retiré un consentement donné précédemment ;    
• vous vous opposez au traitement ;    
• les données à caractère personnel auraient été traitées par nos soins de manière illicite ;
• cela est nécessaire pour se conformer à une obligation légale; ou    
• les données à caractère personnel auraient été traitées dans le cadre d’une offre directe de services de la société d’information aux enfants.

la limitation du traitement qui vous concerne dans les cas prévus par la législation applicable en matière de protection des données.

8.3 Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel.

Vous pouvez, à tout moment et sans frais, vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection (voir article 5.3 ci-dessus).

Il vous suffit pour cela de nous envoyer un e-mail (privacy@easypost.eu). 

8.4 Vous avez le droit à la portabilité des données (transfert de vos données à un autre responsable du traitement des données (le cas échéant)). Ce n’est possible que si le traitement que nous effectuons est fondé sur votre consentement ou si le traitement est effectué par des procédés automatisés. 

8.5 Si le traitement de vos données à caractère personnel repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. 

Cela n’affectera pas la légalité du traitement sur la base de votre consentement qui a été accordé avant votre retrait. 

8.6 Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès des autorités de contrôle, en Belgique l’Autorité de protection des données (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles - T : +32(0)2 274 48 00 - E : contact@apd-gba.be). En cas de plainte, vous pouvez également nous contacter (privacy@easypost.eu).  

8.7 L’exercice de vos droits, comme indiqué ci-dessus, est toujours soumis aux exigences et aux conditions énoncées dans la législation applicable en matière de protection des données (y compris le RGPD).

8.8 Pour exercer vos droits, vous pouvez simplement nous adresser une demande à l’adresse privacy@easypost.eu. Ce faisant, vous devez vous identifier. Si nous avons des raisons de douter de votre identité, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires nécessaires pour la vérifier et la confirmer. En général, nous demanderons une copie de votre carte d’identité afin de vérifier qui fait réellement la demande. Veuillez vous assurer que toute information ou donnée non requise pour la vérification et la confirmation de votre identité est noircie, supprimée ou rendue illisible.