Practice Statement Impression

Dans le coin inférieur droit de chaque côté RECTO d’une page, EasyPost ajoute un code d’envoi au document. Le code d’envoi garantit l’ajout des bons documents dans l’enveloppe. Il s’agit d’un élément crucial pour garantir un traitement correct. 

Position du code d’envoi : 

• 8 mm du côté droit de la page 
• 17 mm du bas de la page 
• Le code d’envoi mesure 8 mm sur 8 mm

4.6 Capacité de la ligne de production

EasyPost dispose de deux lignes de production d’impression et de mise sous pli : 

• Off-line RISO – Fusion Lite – Kelenn 
• In-line: RISO – Minibridge – Kelenn 

Voici la configuration de la solution Off-line :

• Imprimante RISO pour l’impression des documents
• Machine de mise sous pli Fusion Lite. Elle abrite une machine fermée pour préserver la confidentialité des lettres. 
• Imprimante EPOD OEM Kelenn PN 300 pour l’impression des enveloppes (pour les enveloppes personnalisées).

la Fusion_Lite est polyvalent et la meilleure des machines de mise sous pli. Elle traite le courrier transactionnel avec la plus grande précision et stabilité possible. Cette machine se distingue par sa vitesse élevée et sa capacité extraordinaire à traiter toutes les tâches, de petite ou grande envergure. La Fusion Lite, solution idéale de mise sous pli, est parfaite pour ceux à la recherche d’une technologie et d’une flexibilité de premier ordre. 

EasyPost a ajouté une imprimante Kelenn à la solution d’impression et de mise sous pli RISO – Fusion-Lite. La Kelenn est une imprimante couleur à jet d’encre. Elle permet d’imprimer les adresses, logos ou publicités et porte le nom « OEM Kelenn PN300 ». 

Formats: US, C4 jusqu’à 10 mm d’épaisseur. 

Voici la configuration de la solution In-line :

• Imprimante RISO pour imprimer les documents.
• Pont fermé vers la machine de mise sous pli (machine d’insertion de Böwe). Le pont est fermé pour préserver la confidentialité des lettres (et de leur contenu). 
• Imprimante Kelenn PN300 pour l’impression des enveloppes (pour les enveloppes personnalisées).

Nous avons ajouté l’imprimante Kelenn PN 300 à la solution pour créer une « white paper factory ». 

4.7 Capacité des imprimantes & machines à affranchir

Imprimantes: Les documents sont imprimés à une vitesse théorique de 160 pages par minute (= 9 600 pages par heure) par machine, en couleur et en noir et blanc. Le papier peut peser entre 46 et 210 g/m². Le parc de machines d’EasyPost compte trois imprimantes. EasyPost utilise cependant toujours du papier de 75 g/m².

Type de papier: Discovery 75g/m2 210x297 mm LG fastpack FSC Mix 70%

EasyPost possède une nouvelle machine de mise sous pli Fusion-Lite en combinaison avec un EPOD. Cette machine a une capacité de traitement de 20 000 enveloppes par heure (type d’enveloppe: C4 et US).  

Comme EasyPost dispose de trois imprimantes RISO et de deux machines de mise sous pli qui fonctionnent 24 heures sur 24, nous avons une capacité théorique d’impression de 1 382 400 pages par jour et les machines de mise sous pli ont une capacité théorique de 480 000 enveloppes par jour. 

Machines à affranchir:

• Blue Crest Vantage: 840.000 lettres/jour/machine. 
• Blue Crest Varisort: 144.000 lettres/jour/machine.

Grâce au parc de machines susmentionné, dont EasyPost utilise les machines BlueCrest sophistiquées, EasyPost peut traiter de gros volumes de courrier efficacement, correctement et en toute sécurité, et ceci, dans les délais prédéfinis.

4.8 Impression

EasyPost a opté pour une solution d’impression « white paper factory ». Elle est équipée d’un ADF (Automatic Document Feeder).

La machine fonctionne sans intervention humaine. La marge d’erreur s’en trouve ainsi réduite, et l’intégrité des documents préservée.

Lorsqu’une tâche d’impression est envoyée à l’imprimante, les documents sont imprimés par l’imprimante RISO. Avant le début du processus d’impression, les documents sont enrichis d’un code QR 2D (code d’envoi) sur chaque page et d’un code-barres Mail-ID / code-barres de courrier recommandé (voir 4.5 Enrichissement des codes-barres). 

Code QR 2D : Contient les informations détaillées et nécessaires requises par la configuration de l’impression pour garantir l’intégrité de l’envoi produit.

Code-barres Mail-ID / code-barres courrier recommandé: Pour chaque lettre, un code-barres Mail-ID est apposé au-dessus de l’adresse dans la fenêtre de lecture. Pour faire cela, l’utilisateur doit tenir compte de la position de l’adresse sur la lettre. L’utilisateur peut consulter le cadre d’adresse libre (zone dans laquelle l’adresse doit toujours se trouver) lors de la configuration du workflow. Grâce à ce code-barres, le distributeur, Bpost, ne doit plus lire et trier lui-même les adresses, il lui suffit de scanner les codes-barres. Les codes-barres pour les envois recommandés sont également appliqués sur le document au-dessus de l’adresse.

Après l’impression des documents par l’imprimante RISO, les documents sont acheminés vers la machine de mise sous pli via le pont. Lors des différentes étapes de l’impression et avant la fusion et le pliage, le code d’envoi est lu. En cas d’anomalie, la machine s’arrête et les trois envois précédents et les trois envois suivants sont acheminés vers les bacs de rejet. Ces envois erronés sont automatiquement renvoyés à la machine dans un flux de réimpression. Les documents endommagés ou mal imprimés qui ont été envoyés dans les boîtes de rejet sont immédiatement détruits dans une déchiqueteuse. EasyPost utilise à cette fin le Fellowes Microshred 225Mi avec un niveau de protection P3. Les spécifications techniques du destructeur de papier sont disponibles.

Le papier déchiqueté est conservé dans un conteneur séparé. Ce conteneur fait l’objet d’un enlèvement quotidien par une entreprise de traitement des déchets. Cette entreprise garantit que le transport vers l’entreprise de traitement des déchets est sécurisé et prend toutes les mesures (de sécurité) appropriées à cette fin.

L’utilisateur peut, via la configuration de la tâche (voir plus haut), ajouter une ou plusieurs annexes lors de la création du workflow. Une fois qu’ils sont ajoutées, les annexes sont automatiquement ajoutées à chaque envoi effectué dans le cadre de ce workflow.

Une fois que les documents sont traités dans les enveloppes, ces enveloppes remplies sont acheminées vers l’imprimante Kelenn PN 300 / EPOD. Les enveloppes quittent la machine de mise sous pli « face vers le haut », ce qui permet de les personnaliser, par exemple en imprimant un logo.

EasyPost a choisi de fournir une solution d’imprimante en double (à la fois in-line et off-line ligne), afin de garantir sa continuité. EasyPost dispose en outre également d’un partenaire d’impression externe en cas de panne générale. Cette approche nous permet d’éviter que la production soit mise en danger et de garantir la continuité.

Impression: Les documents sont imprimés à l’aide de la technologie FORCEJET. 

Conçue spécifiquement pour les imprimeurs professionnels, cette technologie est basée sur une technique de jet d’encre de haute qualité. Elle est unique sur le marché et est la seule à permettre une impression couleur à très grande vitesse. 

Les résultats d’impression constants et la reproduction de « couleurs professionnelles » garantissent des documents de haute qualité. 

Les encres sont à base d’huile et résistent à la décoloration et à l’eau. Grâce à la technologie FORCEJET, elles pénètrent en profondeur dans les fibres du papier, assurant ainsi la durabilité des imprimés. 

L’ajout d’une cinquième couleur (ton gris) et des encres CMYK garantit une reproduction fidèle des couleurs, des transitions subtiles et des couleurs riches.

4.9 Mise sous pli

Traitement mécanique: Une fois que les documents sont imprimés, ils sont automatiquement transmis, via le pont, à la machine de mise sous pli, qui les place dans des enveloppes. Pour éviter que les documents ne soient visibles à ce moment-là, le pont est fermé par un rabat afin de garantir la confidentialité du contenu.  

Le code-barres contient le logoID lié à l’envoi. Le logoID est placé sur la machine lors de la validation du workflow. Une fois que le code-barres est lu par la machine, il peut être lié au bon logoID. Le logoID est le logo du client qui est apposé sur l’enveloppe.

La machine est équipée d’une caméra Kelenn qui lit le code d’envoi. En fonction des informations contenues dans le code, la machine peut déterminer le nombre de documents à glisser dans l’enveloppe. 

L’ADF (Automatic Document Feeder) enregistre l’heure et le statut de l’enveloppe lorsqu’elle quitte l’imprimante et la machine de mise sous pli.  

Il est fait appel à des enveloppes blanches avec fenêtre, étant donné que les enveloppes sans fenêtre sont souvent considérées comme des imprimés publicitaires. Les enveloppes à fenêtre renforcent le lien avec du courrier transactionnel. Les enveloppes suivantes sont disponibles :

• Enveloppe US fenêtre droite (pli en Z)
• Enveloppe US fenêtre gauche (pli en Z)
• Enveloppe C4 fenêtre droite (sans pli)

Type d'enveloppes:

• Enveloppes offset blanches 80g/m² 114x229 mm fenêtre droite gommée insertion automatique bleu standard - 100% PEFC Certified 
• Enveloppes offset blanches 80g/m² 114x229 mm fenêtre gauche gommée insertion automatique bleu standard - 100% PEFC Certified 
• Enveloppes iMail blanches 90g/m² 229x324mm droite gommée insertion automatique bleu standard - 100% PEFC Certified 

Nombre de pages par enveloppe: Les documents sont pliés et placés dans une enveloppe vierge avec fenêtre. Si le document contient plus de 5 pages, les documents sont automatiquement envoyés dans une enveloppe C4 (grand format), pour éviter de devoir scinder l’envoi. Lors du pliage d’un document de six pages ou plus, il existe en effet un risque qu’en raison de l’épaisseur du document plié, l’adresse n’apparaisse plus dans la fenêtre de lecture de l’enveloppe. Une enveloppe contenant plus de cinq pages est esthétiquement moins attrayante.

 Nombre maximal de pages par type d’enveloppe :

• Format US : 5 pages
• Format C4 : +60 pages

Enveloppes personnalisées: Travailler à partir d’une « white paper factory » signifie qu’EasyPost part d’un papier vierge et d’enveloppes vierges. L’ensemble du processus d’impression peut ainsi se dérouler in-line, sans intervention manuelle. Le client ne doit donc pas investir dans un stock d’enveloppes pré-imprimées. 

À cause de ceci, EasyPost offre également une flexibilité supplémentaire en ce qui concerne la personnalisation des enveloppes. De nombreux imprimeurs utilisent aujourd’hui des enveloppes à double fenêtre pour éviter  un stock d’enveloppes pré-imprimées, ce qui limite la liberté du client, qui ne dispose que de l’espace de la deuxième fenêtre pour placer son logo. 

Les documents sont imprimés sur l’imprimante RISO et transportés par le pont jusqu’à la machine de mise sous pli, où ils sont mis sous pli. Les enveloppes blanches fermées et remplies quittent le pont et la machine de mise sous pli. Une deuxième caméra Kelenn, installée au début de l’imprimante Kelenn PN300, lit le code-barres Mail-ID à travers la fenêtre de l’enveloppe et le traite dans la base de données d’EasyPost. Sur la base de ces données, elle indique à la machine le logo à imprimer sur l’enveloppe (applicable uniquement aux enveloppes personnalisées). Tous les logos sont envoyés à l’imprimante avant le début de la tâche. Une enveloppe correctement imprimée sera marquée comme complète par l’ADF. En cas d’erreur, l’enveloppe est redirigée vers le bac de rejet et réimprimée automatiquement.   

Nous avons ajouté l’imprimante Kelenn PN 300 à la solution d’impression pour pouvoir créer une « white paper factory ».

L’indication de l’adresse de retour sur les enveloppes fait également partie de la personnalisation des enveloppes. C’est une exigence du prestataire de service universel. L’adresse de retour peut être définie lors de la configuration du workflow.

Pages de garde: Il faut tenir compte de la position de l’adresse sur la lettre. En effet, le code-barres Mail-ID sera imprimé au-dessus de l’adresse et apparaîtra également dans la fenêtre de lecture en vue du traitement mécanique ultérieur. Si l’adresse du destinataire ne se trouve pas dans les coordonnées de la fenêtre d’adresse, l’utilisateur a deux possibilités : 

• Soit il adapte la mise en pages des documents qu’il fournit. 
• Soit EasyPost utilise une page de garde. Cette page de garde ne mentionnera que l’adresse et le code-barres Mail-ID, qui sont placés au bon endroit de manière à être bien visibles dans la fenêtre de lecture de la page de garde.

EasyPost fournit un outil pratique/visuel sur la plate-forme qui permet à l’utilisateur de voir facilement si l’adresse est au bon endroit pour travailler sans page de garde.

4.10 Afranchissement

Appliquer le code-barres Mail ID (sauf pour les envois recommandés et internationaux) : Pour chaque lettre, un code-barres Mail ID est imprimé au-dessus de l’adresse dans la fenêtre de lecture. Pour faire cela, la position de l’adresse sur la lettre est prise en compte. Grâce à ce code-barres, Bpost ne doit plus lire et trier elle-même les adresses, elle la suffit de scanner le code-barres. EasyPost offre ainsi les frais d’affranchissement les plus bas. Contrairement à EasyPost, la plupart des imprimeries utilisent le code-barres Mail ID de leurs clients. EasyPost travaille avec son propre contrat Mail ID et peut donc regrouper tout le courrier de ses clients pour livrer un certain volume de courrier Mail ID à Bpost. En contrepartie, EasyPost reçoit de Bpost une réduction sur l’affranchissement qu’elle partage avec ses clients. Chaque client, quelle que soit sa taille, peut donc bénéficier de cette réduction, car EasyPost regroupe le volume de courrier de tous ses clients.

Affranchissement: Les enveloppes passent dans la machine de tri BlueCrest. Lors de ce passage, les codes-barres des envois sont associés à l’adresse (y compris le code postal), le nombre d’envois est associé à la facturation et les envois sont affranchis. Les envois sont affranchis avec un numéro PP. Ce numéro PP signifie « Port payé » et peut être considéré comme le numéro de contrat d’EasyPost. Tous les envois sont affranchis avec le numéro PP d’EasyPost. Les envois sont triés selon le plan de tri de Bpost, c’est-à-dire par code postal. Comme les envois sont triés selon le plan de tri, le courrier est clairement prétrié pour le partenaire d’EasyPost, Bpost, qui ne doit pas effectuer de traitement supplémentaire. Ainsi, Bpost sait immédiatement où le courrier doit être acheminé.

4.11 Contrôle de qualité

Quality Application: En plus du portail qui donne un premier signal indiquant si le document à envoyer a été traité correctement, il y a un contrôle de qualité supplémentaire. Via l’application de qualité, EasyPost peut indiquer les envois éventuellement problématiques. Les messages d’erreur suivants peuvent être indiqués: 

• Erreur dans l’adresse: Dans ce cas, l’adresse est erronée ou incomplète, elle ne pourra donc pas être traitée par Bpost. 
• Erreur dans le document : Lorsqu’il y a un problème structurel dans le document PDF, comme une police manquante. 

Conséquence du message d’erreur en cas de: 

• Envois Prior et Non-Prior: L’envoi est immédiatement détruit par l’opérateur et reçoit le statut « rejeté » dans la plate-forme EasyPost Connect. 
• Courriers recommandés: L’envoi est quand même envoyé, même s’il présente l’un des messages d’erreur ci-dessus. 

SLA délai de traitement interne : Pour garantir que les documents livrés sont traités conformément aux SLA convenus, EasyPost utilise un tableau de bord qui affiche le statut de chaque document et/ou s’il respecte les SLA convenus. Ce tableau de bord est activement utilisé par le personnel de production. Si une norme donnée est mise en danger, le personnel de production en sera averti sous la forme d’une notification.

Si un SLA donné est tout de même dépassé,  l’Operations Manager en est informé et un plan d’action est discuté afin d’éviter ce problème à l’avenir.