Practice Statement Print

Op elke pagina (op de RECTO-zijde) onderaan rechts voegt EasyPost een stuurcode toe aan het document. De stuurcode zorgt ervoor dat de juiste documenten worden samengevoegd in de enveloppe. Dit is een cruciaal element om een correcte verwerking te garanderen. 

De positie van de stuurcode: 

• 8mm van de rechterkant van de pagina
• 17mm van de onderkant van de pagina 
• De stuurcode meet 8mm op 8mm

4.6 Capaciteit productielijn

EasyPost beschikt over twee print- en omslag-vulproductielijnen: 

• Off-line RISO – Fusion Lite – Kelenn 
• In-line: RISO – Minibridge – Kelenn 

De Off-line opstelling omvat het volgende:

• Printer van RISO om de documenten af te drukken
• Omslag-vulmachine Fusion Lite. Behelst een gesloten machine om de brieven vertrouwelijk te houden. 
• EPOD OEM Kelenn PN 300 printer voor het afdrukken van enveloppen (voor gepersonaliseerde enveloppen).

De Fusion Lite inserter betreft een allround machine en vormt het summum onder de envelopmachines. Deze omslag-vulmachine verwerkt transactionele post met de grootst mogelijke precisie en stabiliteit. Deze omslag-vulmachine onderscheidt zich door zijn hoge snelheid en zijn buitengewone capaciteit om zowel grote als kleine opdrachten te verwerken. De Fusion Lite is de ideale oplossing voor het invoegen van enveloppen en is perfect voor iedereen die op zoek is naar eersteklas technologie en flexibiliteit. 

Aan de RISO – Fusion Lite print- en omslag-vulopstelling werd een Kelenn printer toegevoegd. De Kelenn is een inktjet-printer in kleur. Hiermee kunnen adressering, logo’s, advertenties of commercials worden geprint en draagt de naam 'OEM Kelenn PN300'. 

Formaten: US, C4 tot 10mm dikte. 

De In-line opstelling omvat:

• Printer van RISO om de documenten af te drukken.
• Gesloten brug naar de inserter (invoegmachine van Böwe). De brug is gesloten om de brieven (en de inhoud ervan) vertrouwelijk te houden. 
• Kelenn PN300 printer voor het bedrukken van de enveloppen (voor gepersonaliseerde enveloppen).

De Kelenn PN 300 printer werd toegevoegd aan de opstelling om een 'white paper factory' te realiseren. 

4.7 Capaciteit printers & frankeermachines

Printers: Documenten worden afgedrukt met een theoretische snelheid van 160 pagina's per minuut (= 9.600 pagina's per uur) per machine, zowel in kleur als in zwart-wit. Het papier kan tussen 46 en 210 g/m2 wegen. Het machinepark van EasyPost beschikt over drie printers. EasyPost gebruikt echter steeds 75 g/m2 papier.

Type papier: Discovery 75g/m2 210x297 mm LG fastpack FSC Mix 70%

EasyPost is in het bezit van een nieuwe omslag-vulmachine (Fusion Lite) in combinatie met een EPOD. Deze machine heeft een verwerkingscapaciteit van 20.000 enveloppen per uur (enveloptype: C4 en US).  

Aangezien EasyPost beschikt over drie RISO printers en twee omslag-vulmachines dewelke 24/24 uur draaien, wordt een theoretische printcapaciteit van 1.382.400 pagina's per dag verkregen, waarbij de omslag-vulmachines een theoretische capaciteit van 480.000 enveloppen per dag behalen. 

Frankeermachines:

• Blue Crest Vantage: 840.000 brieven/dag/machine. 
• Blue Crest Varisort: 144.000 brieven/dag/machine.

Dankzij het bovenvermelde machinepark, waar EasyPost gebruik maakt van gesofisticeerde BlueCrest machines, worden grote volumes post op een efficiënte, correcte en veilige manier verwerkt binnen de vooropgestelde termijnen.

4.8 Afdrukken

EasyPost koos voor een 'white paper factory' opstelling. Deze optelling is voorzien van een ADF (Automatic Document Feeder).

De machine vereist geen menselijke tussenkomst. Hierdoor wordt foutenmarge vermeden en de integriteit van de documenten gewaarborgd.

Wanneer een printopdracht naar de printer wordt gestuurd, worden de documenten afgedrukt door de RISO printer. Voor het printproces van start gaat, worden de documenten verrijkt met een 2D QR-code (stuurcode) op elke pagina en een Mail-ID barcode / barcode aangetekende zending (zie 4.5 Verrijking barcodes). 

2D QR-code: Bevat gedetailleerde en de noodzakelijke informatie, die de opstelling nodig heeft om de integriteit van de geproduceerde verzending te verzekeren.

Mail-ID barcode / barcode aangetekende zending: Voor elke brief wordt boven het adres in het leesvenster een Mail-ID-barcode aangebracht. Hiervoor moet de gebruiker rekening houden met de plaats waar het adres in de brief zal komen. Het vrije adreskader (zone waarin het adres steeds moet vallen) kan de gebruiker raadplegen bij het configureren van de workflow. Dankzij deze barcode hoeft de distributeur, Bpost, de adressen niet zelf te lezen en te sorteren, maar volstaat het de barcode te scannen. De barcodes voor aangetekende zendingen worden eveneens op het document aangebracht boven het adres.

Na het afdrukken van de documenten door de RISO printer, worden de  documenten via de bridge naar de omslag-vulmachine gebracht. In de verschillende fases van het printen en voor het samenvoegen en vouwen, wordt de stuurcode uitgelezen. Bij elke anomalie stopt de machine en worden de drie verzendingen voor en na, uitgestuurd naar reject-vakken. Op automatische wijze worden deze gefaalde verzendingen in een reprint-flow opnieuw naar de machine verstuurd. Beschadigde of onjuist afgedrukte documenten die werden uitgestuurd naar de reject-vakken worden onmiddellijk vernietigd in een shredder. EasyPost gebruikt hiertoe de Fellowes Microshred 225Mi met een P3 beschermingsniveau. De technische specificaties van de papiervernietiger zijn beschikbaar.

Het versnipperde papier wordt in een aparte container bewaard. Deze container wordt dagelijks opgehaald door een afvalverwerkingsbedrijf. De afvalverwerker garandeert dat het transport naar de afvalverwerker veilig is en neemt daartoe alle passende (beveiligings)maatregelen.

De gebruiker kan, via de taak configuratie (zie eerder), één of meer bijlagen toevoegen bij het maken van de workflow. Eenmaal toegevoegd, worden de bijlagen automatisch toegevoegd aan elke zending die als onderdeel van die workflow wordt verzonden.

Eens de documenten in de enveloppen verwerkt zijn, gaan deze gevulde enveloppen door naar de Kelenn PN 300 / EPOD  printer. De enveloppen verlaten het omslag-vulmachine ‘face up’ waardoor de enveloppen kunnen worden gepersonaliseerd, door bijvoorbeeld het printen van een logo op de omslag.

EasyPost opteerde ervoor een opstelling in tweevoud te voorzien (zowel in-line als off-line opstelling), zodat een volcontinu systeem kan worden gegarandeerd. Daarnaast werkt EasyPost met een externe printpartner, indien er een algemene panne zou voorvallen. Dit om te voorkomen dat de productie in gevaar zou komen en continuïteit te waarborgen.

Afdruk: De prints worden gedrukt door middel van de FORCEJET technologie.  Deze technologie is specifiek ontworpen voor professionele drukkers, en is gebaseerd op een hoogwaardige inkjet-techniek. Ze is uniek op de markt en is de enige waarmee op zeer hoge snelheid in kleur kan worden afgedrukt. 

De constante afdrukresultaten en de “business-color”-weergave garanderen documenten van hoge kwaliteit. 

De inkten zijn op oliebasis en zijn bestand tegen verkleuring en water. Dankzij de FORCEJET technologie kunnen ze diep in de vezels van het papier wegslaan, waardoor ze de houdbaarheid van het drukwerk veiligstellen. Het toevoegen van een 5de kleur (grijstint) bovenop de CMYK-inkten zorgt voor getrouwe kleurenproductie, subtiele overgangen en rijke kleuren.

4.9 Envelopperen

Machinale verwerking: Zodra de documenten zijn afgedrukt, worden ze automatisch doorgestuurd via de bridge naar het omslag-vulmachine die de documenten in enveloppen plaatst. Om te voorkomen dat er op dat moment inzage is in de documenten wordt de bridge afgesloten met een klep om de vertrouwelijkheid van de inhoud te waarborgen.  

In de barcode staat de logoID die is gekoppeld aan de zending. De logoID wordt bij het valideren van de workflow op de machine geplaatst. Wanneer de barcode door de machine wordt ingelezen, kan deze worden gelinkt aan de juiste logoID. De logoID is het logo van de klant dat op de enveloppe wordt geplaatst.

De machine is voorzien van een Kelenn camera die de stuurcode leest. Aan de hand van de informatie in de code kan de machine weten hoeveel documenten er in de enveloppe moeten worden gestopt. 

De ADF (Automatic Document Feeder) registreert de tijd en status waarop een enveloppe de printer en de omslag-vulmachine heeft verlaten.  

Er wordt gebruik gemaakt van witte enveloppen met venster, omdat enveloppen zonder venster vaak aanzien worden als reclamedrukwerk. Bij vensterenveloppen wordt de link naar transactionele post sneller gemaakt. Volgende enveloppes zijn ter beschikking:

• US-enveloppe venster rechts (Z-fold)
• US-enveloppe venster links (Z-fold)
• C4-enveloppe venster rechts (no fold)

Type enveloppes:

• Enveloppen offset wit 80g/m2 114x229 mm venster rechts gegomd klep voor autovulling binnendruk blauw standaard – 100% PEFC Certified 
• Enveloppen offset wit 80g/m2 114x229 mm venster links gegomd klep voor autovulling binnendruk blauw standaard – 100% PEFC Certified 
• Enveloppen iMail wit 90g/m2 229x324mm venster rechts gegomd klep voor autovulling binnendruk blauw standaard – 100% PEFC Certified 

Aantal pagina's per enveloppe: De documenten worden geplooid en in een blanco enveloppe met venster geplaatst. Indien het document meer dan 5 pagina's bevat, worden de documenten automatisch in een C4-enveloppe (large format) verstuurd, zodat de zending niet hoeft te worden gesplitst. Bij het plooien van een document met zes of meerdere pagina’s, bestaat immers de kans dat door de dikte van het geplooide document, het adres niet meer in het leesvenster van de enveloppe terechtkomt. Een enveloppe voorzien van meer dan 5 pagina’s is esthetisch minder mooi.

Maximaal aantal pagina’s per type enveloppe:

• US formaat: 5 pagina's
• C4 formaat: +60 pagina's

Personaliseren enveloppen: Werken vanuit een 'white paper factory' wil zeggen dat EasyPost vertrekt vanuit blanco papier en blanco enveloppen. Wat ervoor zorgt dat het gehele printproces in-line kan gebeuren, en er dus geen manuele tussenkomst nodig is. Op deze manier hoeft de klant niet te investeren in een stock voorgedrukte enveloppen. 

Hierdoor biedt EasyPost extra flexibiliteit naar personalisatie van de enveloppe. Veel printers werken op vandaag met dubbele vensterenveloppes om zo een stock van voorgedrukte enveloppen te voorkomen, waardoor de vrijheid van de klant wordt beperkt, aangezien er zodoende enkel ruimte in het tweede venster kan worden voorzien om het logo te plaatsen. 

De documenten worden geprint via de RISO printer en worden via de bridge naar het omslag-vulmachine gebracht, waar ze onder omslag worden gestoken. De witte gesloten, gevulde enveloppen verlaten de bridge en het omslag-vulmachine. Een tweede Kelenn camera, opgesteld aan het begin van de Kelenn PN300 printer, leest de Mail-ID barcode doorheen het venster van de enveloppe en wordt verwerkt in de database van EasyPost. Op basis van deze data wordt aan de machine doorgegeven welk logo op de enveloppe moet worden geprint (enkel van toepassing bij gepersonaliseerde enveloppen). Alle logo’s worden naar de printer doorgezonden alvorens een job van start gaat. Een correct geprinte enveloppe zal door de ADF worden aangeduid als compleet. Als er zich fouten zouden voordoen zal de enveloppe worden afgeleid naar de rejcet bak en zal deze automatisch opnieuw worden geprint.  

De Kelenn PN 300 printer werd toegevoegd aan de opstelling om een 'white paper factory' te kunnen realiseren.

Het vermelden van een retouradres op de enveloppen hoort tot de personalisatie van de enveloppe. Dit is verplicht door de universele dienstverlener. Het retouradres is instelbaar in de workflow-configuratie.

Schutbladen: Er moet rekening worden gehouden met de plaats waar het adres in de brief moet komen te staan. Dit omdat de Mail-ID barcode boven het adres zal worden geprint en ook in het leesvenster komt te staan voor verdere machinale verwerking. Indien het adres van de ontvanger of geadresseerde niet binnen de Adresvenstercoördinaten valt, heeft de gebruiker twee opties: 

• Ofwel past de gebruiker de lay-out van de aangeleverde documenten aan. 
• Ofwel maakt EasyPost gebruik van een schutblad. Op dit schutblad bevindt zich enkel het adres en de Mail-ID barcode, die op de juiste locatie staan zodat deze correct in het leesvenster van de omslag passen.

EasyPost voorziet een handige/visuele tool op het platform waarmee de gebruiker makkelijk kan zien of het adres op de juiste plaats staat om te kunnen werken zonder schutblad.

4.10 Frankering

Aanbrengen Mail ID barcode (behalve voor aangetekende en internationale zendingen): Voor elke brief wordt een Mail ID barcode boven het adres in het leesvenster afgedrukt. Dit gebeurt door rekening te houden met de plaats waar het adres op de brief moet komen. Dankzij deze barcode hoeft Bpost de adressen niet meer zelf te lezen en te sorteren, maar volstaat het de barcode te scannen. EasyPost biedt hiermee de laagste portokosten. In tegenstelling tot EasyPost gebruiken de meeste drukkerijen de Mail ID barcode van hun klanten. EasyPost werkt met een eigen Mail ID-contract en kan dus de post van al haar klanten bundelen om een bepaald volume Mail ID-post bij Bpost af te leveren. Hiervoor ontvangt EasyPost van Bpost een korting op de portokosten en deelt deze met haar klanten. Elke klant, groot of klein, kan dus van deze korting genieten, aangezien EasyPost het postvolume van al haar klanten bundelt.

Frankering: De enveloppen worden door de BlueCrest sorteermachine gehaald. Tijdens deze run worden de barcodes op de zendingen gekoppeld aan het adres (inclusief de postcode), het aantal zendingen wordt gekoppeld aan de facturatie en de zendingen worden gefrankeerd. Zendingen worden gefrankeerd met een PB-nummer. Een PB-nummer staat voor "Port Betaald" en kan worden beschouwd als het contractnummer van EasyPost. Alle zendingen zijn gefrankeerd met het EasyPost PB-nummer. De zendingen worden gesorteerd volgens het Bpost-sorteerplan, d.w.z. op postcode. Omdat de zendingen volgens het sorteerplan worden gesorteerd, is de post duidelijk voorgesorteerd voor EasyPost’s partner Bpost, die geen extra verwerking hoeft uit te voeren. Bpost weet op die manier meteen waar de post naartoe moet.

4.11 Kwaliteitscontrole

Quality Applicatie: Naast het portaal dat een eerste signalisatie geeft of het te verzenden document correct werd verwerkt, is er een extra kwaliteitscontrole. Via de quality applicatie kan EasyPost de verzendingen waar wordt opgemerkt dat het mogelijk fout ging, aanduiden. Volgende error boodschappen kunnen worden aangeduid: 

• Adres error: In dit geval is het adres foutief of onvolledig, waardoor het niet zal kunnen worden verwerkt door Bpost. 
• Fout in document: Wanneer er een structureel probleem is met het PDF-document, zoals bijvoorbeeld een ontbrekend lettertype. 

Gevolg van een error boodschap in geval van: 

• Non-prior en Prior verzendingen: De verzending wordt onmiddellijk vernietigd door de operator en krijgt in het EasyPost Connect platform de status ‘rejected’. 
• Aangetekende zendingen: De zending wordt toch verzonden, al heeft deze één van bovenstaande error berichten. 

SLA interne verwerkingstijd: Om te kunnen garanderen dat de aangeleverde documenten in overeenstemming met de afgesproken SLA worden verwerkt maakt EasyPost gebruik van een dashboard dat de status weergeeft van elk document en/of de afgesproken service levels worden gerespecteerd. Dit dashboard wordt actief gebruikt door de productiemedewerkers. Mocht een bepaalde norm in het gedrang komen, krijgen de productiemedewerkers hiervan een notificatie. 

Als er toch een bepaalde service level overschreden worden, wordt de Operations Manager hiervan op de hoogte gebracht en wordt er een plan van aanpak besproken om ervoor te zorgen dat dit in de toekomst kan worden vermeden.