Wanneer je werkt met e-invoicing via Peppol via EasyPost, gelden dezelfde wettelijke bewaartermijnen als voor papieren facturen. De overstap naar elektronische facturatie verandert dus niets aan hoe lang je facturen moet bewaren, wel hoe je ze bewaart.
Wettelijke bewaartermijn
In België geldt voor facturen een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Dit betekent dat zowel verzonden als ontvangen e-facturen gedurende minstens zeven jaar digitaal beschikbaar en raadpleegbaar moeten blijven.
Deze bewaarplicht geldt ongeacht of de facturen op papier, als pdf of elektronisch via Peppol worden verstuurd.
Wat betekent dit voor e-facturen via Peppol?
E-facturen die via Peppol via EasyPost Connect worden verzonden of ontvangen, zijn juridisch volwaardige documenten. Ze moeten daarom gedurende de volledige bewaartermijn digitaal worden opgeslagen, leesbaar blijven, niet gewijzigd kunnen worden en opvraagbaar zijn bij controle of audit.
Dankzij de Peppol-standaard zijn authenticiteit en integriteit automatisch gewaarborgd.
Hoe helpt EasyPost?
Wanneer je je ERP- of boekhoudpakket koppelt aan het EasyPost-portaal:
- Worden al je Peppol-facturen correct verwerkt;
- Blijven ze digitaal beschikbaar binnen je bestaande systemen;
- Voldoe je automatisch aan de wettelijke bewaarplicht, zonder extra manuele archivering.
EasyPost zorgt voor de veilige verzending via Peppol; je boekhoud- of ERP-systeem zorgt voor de digitale bewaring volgens de regels.
En wat met oudere facturen?
Facturen die vóór de overstap naar e-invoicing werden ontvangen op papier of als pdf, moet je blijven bewaren tot het einde van hun oorspronkelijke bewaartermijn. Voor nieuwe facturen via Peppol volstaat een volledig digitale archivering.
Conclusie
E-facturen moeten in België minstens 7 jaar digitaal bewaard worden. Werk je met Peppol via EasyPost, dan gebeurt dit op een veilige, conforme en overzichtelijke manier. Zo ben je altijd in orde met de wetgeving, zonder extra administratie.