Affranchir une lettre : Tout ce que vous devez savoir sur la préparation de votre courrier

Qu’il s’agisse de lettres ou de factures, la correspondance reste extrêmement importante pour les entreprises. Or de nombreuses organisations affranchissent toujours leur courrier manuellement, souvent dans un service dédié, d’autres utilisent la solution Affranchigo de La Poste qui présente un coût supplémentaire par pli. Les plus modernes nous confient leur courrier, éliminant ainsi les frais qui s’additionnent au timbre (matériels, coûts au pli).

Quoiqu’il en soit, c’est un défi quotidien pour leurs employés de garantir le départ du courrier à temps, sa préparation étant une tâche particulièrement fastidieuse. Il est également important de savoir comment préparer correctement le courrier sortant, sans quoi vous risquez qu’il n’arrive jamais à destination. Toute erreur peut en outre engendrer des coûts supplémentaires.

Vous êtes-vous déjà demandé si vous utilisiez le bon format d'enveloppe pour votre courrier et comment cela peut affecter vos coûts d'affranchissement ? Avez-vous déjà rencontré des problèmes liés à l'adressage ou l’affranchissement de vos lettres ? Combien de timbres avez-vous besoin d'apposer sur votre enveloppe pour une expédition en France ? Etes vous sûr de toujours utiliser le tarif postal le plus adapté à votre envoi, à son poids, à son contenu ?

Comment EasyPost solutionne toutes ces questions? Vous trouverez les réponses dans ce blog.

Optimiser le format de son courrier

Les dimensions autorisées des enveloppes

Le format de votre courrier est un élément clé à prendre en compte pour garantir une livraison efficace et économique. En France, les dimensions autorisées des enveloppes sont les suivantes :

• Une enveloppe doit être rectangulaire. Oui un carré est aussi un rectangle...
• Sa taille doit être comprise entre 14 cm de long, 9 cm de large, et une somme totale (longueur + largeur + hauteur) de 100 cm.
• Le poids maximal autorisé est de 2 kg, avec une épaisseur maximale de 3 cm.

Toute lettre qui ne respecte pas ces dimensions sera soumise à un supplément. Par ailleurs, il est recommandé de privilégier l'utilisation de formats DL C6/5 (jusqu'à 6 feuilles) plutôt que des enveloppes C5 ou C4 plus grandes, car ces dernières entraînent des frais supplémentaires, ne serait ce qu’en raison du poids de l’enveloppe.

Comment adresser correctement son courrier ?

Les courriers dactylographiés sont généralement traités plus rapidement par La Poste que les courriers manuscrits en raison de leur lisibilité, de la facilité d'automatisation du tri, de la vitesse de traitement et de la réduction des erreurs de lecture manuelle.

Pour être sûr de ne pas vous tromper, suivez ces 6 règles d’optimisation :

Vous pouvez également vérifier un code postal ou même tester une adresse afin de vous assurer que la distribution soit correctement exécutée.

Affranchir correctement le courrier en France 

Combien de timbres ?

L'affranchissement de vos lettres est crucial pour son acheminement. Vous devez également tenir compte du nombre de timbres requis en fonction du poids et du délai de distribution souhaité. Le tarif de votre lettre variera en conséquence.

Le récapitulatif ci-dessous indique le nombre de timbres dont vous avez besoin pour affranchir votre lettre en France :

Confiez l’affranchissement de vos lettres à un expert comme EasyPost

L’affranchissement du courrier est une tâche complexe qui implique de prendre en compte de nombreux paramètres. L’utilisation d’une machine à affranchir peut être une bonne alternative, mais elle représente toujours des frais élevés. Songeons simplement au prix de la location, aux frais d’entretien et aux tarifs classiques qui demeurent élevés. Un partenaire externe comme EasyPost peut en revanche vous soulager dans votre courrier d’entreprise. EasyPost prend en effet en charge la totalité du traitement de votre courrier, ce qui permet à vos collaborateurs de se concentrer sur les tâches essentielles. L’affranchissement des lettres devient ainsi super-Easy !

En confiant votre courrier à EasyPost, vous pouvez bénéficier en outre de tarifs très avantageux. EasyPost, en fonction de votre volume, peut même appliquer des tarifs inférieurs aux coûts standards des machines à affranchir et des timbres. En fonction du volume, vous pouvez réaliser jusqu’à 20 % d’économies sur le budget alloué à votre courrier sortant.

Envie de connaître les économies que vous pouvez réaliser grâce à EasyPost ? Utilisez notre calculateur !

Vous envisagez de digitaliser votre courrier sortant ? Vous êtes aussi à la bonne adresse avec EasyPost ! Ces dernières années, les entreprises ont beaucoup investi dans la digitalisation de leurs correspondances. Pour qu’une telle transformation soit efficace, il est cependant essentiel d’automatiser autant que possible différents processus. EasyPost Connect intègre l’ensemble de votre flux de documents sur une seule et même plateforme conviviale, de sorte que toutes vos communications, courrier comme dématérialisées, arrivent à bon port rapidement et en toute sécurité. EasyPost vous aide ainsi à réduire les coûts et à gagner du temps. Vous souhaitez de plus amples informations ? N’hésitez pas à nous contacter ! EasyPost se fera un plaisir d’étudier avec vous comment nous pouvons optimiser votre communication sortante et son budget.