EasyPost maakt Peppol-compliance mogelijk met PDF naar UBL conversie

Sinds 1 januari 2026 is de manier waarop Belgische bedrijven hun B2B-facturen versturen en ontvangen grondig veranderd. Facturen moeten voortaan als gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk worden verzonden, volgens de standaard Peppol en UBL BIS 3.0.

Deze verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, zowel voor kleine kmo’s als voor grote bedrijven. Veel organisaties werken vandaag echter nog met traditionele pdf-facturen. Om aan de nieuwe regelgeving rond Peppol en UBL BIS 3.0 te voldoen, wordt een pdf naar UBL-oplossing daarom essentieel.

Met EasyPost kunnen bedrijven hun bestaande pdf-facturen automatisch omzetten naar het UBL BIS 3.0-formaat, zodat ze correct via het Peppol-netwerk verzonden kunnen worden. Zo blijven bestaande facturatieprocessen behouden, terwijl ondernemingen toch volledig Peppol-compliant werken.

Waarom Peppol en UBL BIS 3.0

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een Europees initiatief dat bedrijven en overheden verbindt in een gestandaardiseerd, veilig en betrouwbaar netwerk voor elektronische facturatie. Het is ontworpen om het facturatieproces te stroomlijnen, menselijke fouten te minimaliseren en fraude te voorkomen. Daarnaast voert de overheid deze verplichting ook in om de btw-gap te verkleinen.

Het UBL BIS 3.0-formaat (Universal Business Language) is hierbij de standaard. Het is een gestructureerd XML-bestand waarin alle factuurgegevens netjes en eenduidig zijn vastgelegd, zodat systemen deze automatisch kunnen verwerken. Geen zoekwerk meer in PDF’s, geen overtypen, geen dubbel werk: de gegevens vloeien rechtstreeks het boekhoud- of ERP-systeem in.
De keuze voor Peppol en UBL is dus logisch: het maakt facturatie efficiënter, sneller en veiliger. Maar dat betekent ook dat alle bestaande processen die nog op PDF draaien, moeten worden aangepast.

De realiteit in veel bedrijven: PDF is nog altijd koning

Ondanks dat e-facturatie al jaren in opmars is, werken veel bedrijven vandaag nog steeds met PDF-facturen. Dat is logisch: het is het formaat dat klanten gewend zijn, dat makkelijk te e-mailen is en dat door bijna elk ERP-systeem ondersteund wordt. Wanneer je nog niet volledig klaar bent voor Peppol

Nu elektronische facturatie via Peppol verplicht is, merken veel bedrijven dat hun systemen en processen nog moeten worden aangepast. Die overstap kan enkele praktische uitdagingen met zich meebrengen:

ERP-aanpassingen vragen tijd: Facturatiesystemen moeten vaak worden aangepast, getest en correct geïntegreerd in bestaande workflows.
Extra kosten: Sommige ERP-leveranciers rekenen bijkomende licentie- of implementatiekosten voor Peppol-functionaliteit.
Technische afhankelijkheid: Zelfs wanneer een ERP-pakket UBL BIS 3.0 ondersteunt, betekent dit niet automatisch dat de volledige Peppol-verbinding – zoals een Access Point – al correct is opgezet.

Het gevolg? Bedrijven die hun facturatieprocessen nog moeten aanpassen, staan soms onder tijdsdruk om alles conform de regelgeving te krijgen, wat het risico op vertragingen of fouten verhoogt.

Het probleem is dat PDF een beeldformaat is, geen gestructureerde databron. Voor een mens is een PDF prima leesbaar, maar voor Peppol is het onbruikbaar. Vergelijk het met een foto van een factuur: je ziet wel wat er staat, maar je kan er niet direct mee rekenen of het automatisch inboeken.
Daar komt nog bij dat veel ERP-pakketten wél exportmogelijkheden hebben, maar vaak in oudere of eigen formaten (zoals UBL 2.x of propriëtaire XML). Die worden door Peppol simpelweg niet geaccepteerd.

Wanneer je nog niet volledig klaar bent voor Peppol

Nu elektronische facturatie via Peppol verplicht is, merken veel bedrijven dat hun systemen en processen nog moeten worden aangepast. Die overstap kan enkele praktische uitdagingen met zich meebrengen:

ERP-aanpassingen vragen tijd: Facturatiesystemen moeten vaak worden aangepast, getest en correct geïntegreerd in bestaande workflows.
Extra kosten: Sommige ERP-leveranciers rekenen bijkomende licentie- of implementatiekosten voor Peppol-functionaliteit.
Technische afhankelijkheid: Zelfs wanneer een ERP-pakket UBL BIS 3.0 ondersteunt, betekent dit niet automatisch dat de volledige Peppol-verbinding – zoals een Access Point – al correct is opgezet.

Het gevolg? Bedrijven die hun facturatieprocessen nog moeten aanpassen, staan soms onder tijdsdruk om alles conform de regelgeving te krijgen, wat het risico op vertragingen of fouten verhoogt.

EasyPost’s oplossing: een slimme tussenstap

Om te voorkomen dat bedrijven in die val trappen, heeft EasyPost een praktische, directe oplossing ontwikkeld: een converter die jouw bestaande PDF-facturen automatisch omzet naar het UBL BIS 3.0-formaat dat Peppol vereist.
Met deze aanpak kan je:

Je huidige ERP-systeem blijven gebruiken
Direct compliant zijn met de wetgeving
Rustig de tijd nemen om een structurele Peppol-integratie te plannen
Zonder dure spoedprojecten of omslachtige workarounds werken

Hoe werkt het in de praktijk?

Je maakt je factuur zoals altijd in je ERP of boekhoudsoftware.
Het systeem genereert een PDF (zoals je dat nu gewend bent).
Via de EasyPost tool wordt dit automatisch geconverteerd van PDF naar UBL
De UBL-factuur wordt verzonden via Peppol en voldoet aan alle wettelijke eisen.
Is de ontvanger zelf nog niet geregistreerd, dan wordt de factuur automatisch via een ander kanaal verstuurd. (digitale aangetekende zending, printen & verzenden, ...)

Dit betekent dat je vanaf dag één kan voldoen aan de regels, zonder dat je je huidige processen overhoop hoeft te halen.

Conclusie

De verplichting rond gestructureerde elektronische facturatie is inmiddels een realiteit. Toch zijn veel ERP-systemen nog niet volledig aangepast of geïntegreerd met het Peppol-netwerk. Dat hoeft voor jouw bedrijf echter geen obstakel te zijn.

⚠️ Let op: bedrijven die niet beschikken over de juiste technische middelen om gestructureerde elektronische facturen via Peppol te verzenden en te ontvangen, riskeren niet-proportionele boetes:

€1.500 bij een eerste overtreding
€3.000 bij een tweede overtreding
€5.000 vanaf een derde overtreding

Om ondernemingen de kans te geven zich in orde te stellen, kan een tweede of volgende inbreuk pas worden vastgesteld minstens drie maanden na de vorige overtreding. Daarnaast blijven ook de bestaande proportionele en niet-proportionele boetes rond facturatie van toepassing op gestructureerde elektronische facturen.

Met de EasyPost PDF-naar-UBL-oplossing kan je blijven werken zoals je gewend bent, terwijl je facturen automatisch worden omgezet naar het juiste formaat voor verzending via Peppol. Zo voldoe je aan de verplichtingen zonder je volledige facturatieproces meteen te moeten omgooien, en creëer je ruimte voor een geleidelijke overgang naar de toekomst van digitale facturatie.