Hoe kies je het beste postverwerkingsmodel voor je uitgaande communicatie?

In de hedendaagse zakelijke wereld is het efficiënt beheren en verwerken van uitgaande communicatie essentieel. Of je nu kiest voor digitale of fysieke verzendkanalen (prior, non-prior of aangetekende zending), een doordacht model voor postverwerking is cruciaal. Het moet niet alleen perfect aansluiten bij de behoeften van jouw organisatie, maar ook kosteneffectief zijn en voldoen aan de huidige privacywetgeving. In dit artikel vergelijken we de fysieke en digitale postverwerking van uitgaande documentenstromen, inclusief de kosten en privacyoverwegingen.

Er bestaan verzendplatformen die verschillende digitale en fysieke verzendkanalen combineren zoals EasyPost Connect. Wanneer een document niet toekomt via het eerste kanaal, activeert het platform automatisch een alternatief kanaal naar keuze. Dergelijke platformen maken multichannel communicatie mogelijk voor elk bedrijf. Zo’n platform biedt snelheid, efficiëntie en kostenreductie in het verzendproces. Er zijn diverse verzendkanalen beschikbaar:

• E-mail: Een snelle en goedkope manier om documenten te verzenden. E-mail is ideaal voor het versturen van informatieve documenten. Voor belangrijke inhoud zoals facturen, persoonlijke gegevens en loonfiches is het echter beter om niet via e-mail te communiceren, vanwege het risico dat bijlagen bij een hack kunnen worden gewijzigd.
• Beveiligde e-mails (eRDS): Is een e-mail die versleuteld (gecodeerd) wordt verzonden, zodat alleen de juiste ontvanger de inhoud kan bekijken. De e-mail zelf bevat geen gevoelige info, maar wél een link naar een beveiligde omgeving. De ontvanger moet zich identificeren, bijvoorbeeld via: itsme of via eID (elektronische identiteitskaart).
• Digitale aangetekende zendingen (QeRDS): Een digitale aangetekende zending is een beveiligde e-mail met juridische bewijskracht. Zowel de afzender als de ontvanger worden gecontroleerd, en elk moment van de verzending wordt geregistreerd: van versturen tot openen en aanvaarden.
• Doccle: is een persoonlijke digitale kluis die door miljoenen Belgen gebruikt wordt. Het is een centrale plek waar gebruikers documenten van allerlei bedrijven en overheden ontvangen, zoals: loonbrieven, facturen, hospitalisatieattesten, enz. Gebruikers loggen veilig in met itsme of eID, en bewaren hun documenten onbeperkt in hun account.
• eBox: is een officiële digitale brievenbus van de Belgische overheid. Via eBox ontvangen burgers (eBox citizen) en ondernemers (eBox enterprise) veilig en centraal hun documenten van overheidsinstanties en bepaalde erkende partners — zoals ziekenfondsen, RVA, pensioendiensten.
• Peppol: is een Europese netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig en gestandaardiseerd elektronische documenten kunnen uitwisselen — zoals facturen, bestelbonnen of leveringsbevestigingen. Het is dé standaard voor e-invoicing in België en de EU. EasyPost is een erkende Peppol Access Point provider, waardoor je eenvoudig e-facturen en andere documenten via Peppol kunt verzenden.

Klassieke postverwerking

• Dagelijkse postophaling en frankering: Voor bedrijven die dagelijks grote volumes post versturen, biedt een betrouwbare postpartner zoals EasyPost een oplossing. Je verzamelt je ongefrankeerde post in een postzak. Je EasyPost-chauffeur haalt de postzakken op en bezorgt ze dezelfde dag nog bij een van onze verwerkingscentra. We geven ze af bij bpost, die ze dezelfde dag nog verwerkt.
• Printen en verzenden: Dit is de oplossing om je postproces te automatiseren en digitaliseren. Je levert de documenten digitaal aan in ons portaal, wij regelen de rest. Je documenten worden geprint, in enveloppen gestoken, gefrankeerd. We geven ze af bij bpost, die ze dezelfde dag nog verwerkt.

Kostenoverwegingen

Bij het kiezen van een postverwerkingsmodel spelen kosten een cruciale rol. Digitale verzending is vaak goedkoper dan klassieke post, vooral bij grote volumes. Bijvoorbeeld, het gebruik van digitale aangetekende zendingen kan kosten besparen ten opzichte van traditionele aangetekende brieven. Kies je voor digitale aangetekende zendingen? Dan moet je partner eIDAS-gecertificeerd zijn. Daarnaast kan je bij een postpartner zoals EasyPost genieten van lagere posttarieven. Bereken hier hoeveel je kan besparen door je postproces efficiënter te maken en door te genieten van goedkopere posttarieven via EasyPost.

Privacy en ISO-certificaten

Privacy is een belangrijk aspect bij postverwerking. Kies voor een partner op wie je kan rekenen op dat vlak. Privacy is voor EasyPost geen detail, maar een fundament. Bij postverwerking gaat het vaak om gevoelige documenten met vertrouwelijke informatie: loonbrieven, facturen, attesten, juridische documenten… Daarom is het voor ons cruciaal om strikt te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) én alle andere relevante wetgeving.

EasyPost beschikt over ISO 27001-certificering voor informatiebeveiliging en ISO 9001-certificering voor kwaliteitsmanagement. EasyPost-medewerkers bekijken de inhoud van de verzendingen nooit.

Onze klanten — overheden, bedrijven en zorginstellingen — vertrouwen op ons voor een veilige en correcte verwerking van hun communicatie. Dat vertrouwen verdienen we elke dag opnieuw door professioneel te werken, systemen te beveiligen en processen waterdicht te maken.

Conclusie

Het kiezen van het juiste postverwerkingsmodel hangt af van de specifieke behoeften van je organisatie, de kosten en privacyoverwegingen. Door digitale en fysieke kanalen te combineren, biedt een geïntegreerde aanpak vaak de beste oplossing. EasyPost Connect stel je in staat om documenten via het meest geschikte kanaal te verzenden, met slimme workflows die automatisch overschakelen naar een ander kanaal indien nodig.