Automatisch factureren: efficiënt, veilig en controleerbaar

Automatisch factureren vraagt vooral om een duidelijke structuur, slimme integraties en volledige controle over het proces. Door je facturatiesysteem te koppelen aan een geautomatiseerd verzendkanaal, zorg je ervoor dat facturen zonder manuele tussenkomst correct bij je klanten terechtkomen en behoud je altijd een overzicht van je uitgaande facturen.

Automatisch factureren start in je ERP, maar stopt daar niet

​De basis van je facturatie ligt in je boekhoud-, ERP- of facturatiesoftware. Zodra een factuur wordt aangemaakt of goedgekeurd, kan automatisch een verzendproces worden opgestart.

Toch stuiten veel ERP-systemen op een belangrijke beperking: ze ondersteunen vaak maar één of enkele verzendkanalen. Meestal gaat het om een simpele e-mailfunctie, een printopdracht naar een lokale printer of een standaard export. Dit beperkt de mogelijkheid om automatisch te factureren via het juiste kanaal en garandeert niet dat de factuur daadwerkelijk bij de juiste klant aankomt.

Net daarom is een koppeling via API met gespecialiseerde verzendsoftware zoals EasyPost Connect zo interessant. In plaats van beperkt te blijven tot de standaardmogelijkheden van je ERP, maak je gebruik van een platform dat volledig is gebouwd rond slimme en flexibele factuurdistributie.

Koppeling met een digitaal verzendplatform

Via een API, integratie of batchverwerking worden facturen automatisch doorgestuurd vanuit je ERP naar EasyPost Connect. Vanaf dat moment neemt het platform het volledige verzendproces over.

Het grote verschil? Je krijgt toegang tot 7 verschillende verzendkanalen, die bovendien combineerbaar zijn. Denk aan:

• Digitale kanalen (zoals e-mail, Peppol, eBox, Doccle, digitale aangetekende zendingen en beveiligde mails)
• Fysieke verzending (automatisch laten printen en verzenden)
• Hybride combinaties van beide

Dat betekent dat je per klant of per factuurtype kunt bepalen welk kanaal of welke combinatie het meest geschikt is. Is een klant digitaal bereikbaar? Dan wordt de factuur automatisch digitaal verzonden en kun je zo volledig automatisch factureren. Heeft een klant nog een papieren voorkeur? Dan wordt printen en verzenden automatisch geactiveerd. Of je kiest bewust voor een dubbele verzending voor maximale zekerheid.

Zo combineer je het beste van twee werelden: de automatisering van je ERP en de flexibiliteit van een gespecialiseerd verzendplatform. Het resultaat? Minder manuele opvolging, hogere afleverzekerheid en een professionelere facturatiestroom.

Automatisch en veilig facturen verzenden

Een efficiënt facturatieproces bestaat uit verschillende stappen. Met een koppeling tussen je ERP en EasyPost Connect kun je automatisch factureren, waarbij elke stap via het juiste kanaal verloopt.

1. Eerste factuur verzenden

Na opmaak in je ERP wordt er automatisch de factuur automatisch verzonden via het meest geschikte kanaal: e-mail, Peppol, eBox of print & post.

2. Vervaldatum opvolgen

Het systeem controleert automatisch of betaling werd ontvangen. Indien niet, start de volgende stap.

3. 1e rappel (vriendelijke herinnering)

Een automatische herinnering wordt verzonden, digitaal of fysiek, afhankelijk van de ingestelde workflow.

4. 2e rappel

Indien nodig volgt een tweede, formelere herinnering. Hierbij kan gekozen worden voor een krachtiger kanaal of een combinatie van digitaal en print.

5. Ingebrekestelling

De laatste stap kan bijvoorbeeld digitaal aangetekend of fysiek aangetekend verstuurd worden, inclusief juridisch bewijs van verzending.

Dankzij 7 combineerbare verzendkanalen kun je per stap kiezen welk kanaal het meest effectief is, digitaal, fysiek of hybride, en zo automatisch factureren op de manier die bij jouw klant past.

Statusopvolging en bewijs van verzending

Een belangrijk voordeel van automatisch factureren is de automatische statusopvolging. Na verzending zie je meteen of een factuur verzonden, afgeleverd of geopend is. Bovendien beschik je over verzend- en eventueel ontvangstbewijzen, wat cruciaal is bij betwistingen, laattijdige betalingen of audits.

Rapportering en archivering

Alle facturen die via automatisch worden verzonden, worden centraal gearchiveerd. Rapporten zijn eenvoudig op te maken per periode, klant of status. Zo voldoe je moeiteloos aan boekhoudkundige en wettelijke bewaarplichten, zonder extra administratie.

De voordelen van automatisch factureren

Automatisch factureren bespaart tijd, verlaagt de foutenmarge en versnelt betalingen. Je behoudt een duidelijk overzicht van je facturatiestroom en beschikt altijd over juridisch sluitend bewijs van verzending. Het resultaat: een efficiënter, professioneler en toekomstgericht facturatieproces.