De easy flow van IPG
Bij het Waalse Institut de Pathologie et de Génétique (IPG) zit innovatie in het DNA – niet alleen in het labo, maar ook achter de schermen. Alle uitgaande administratie verloopt vandaag via EasyPost Connect. Zo bereiken ze patiënten altijd via het juiste kanaal – My eBox of op papier – en hebben ze op elk moment inzicht in de status van de zendingen. Laurent Cordier, Verantwoordelijke Tariferingsdienst, vertelt hoe IPG dankzij EasyPost slimmer, veiliger en toegankelijker communiceert.
Wat doet IPG?
Het Institut de Pathologie et de Génétique is een geïntegreerd diagnostisch centrum dat zich specialiseert in anatomopathologie, humane genetica en moleculaire biologie. IPG is erkend door het RIZIV en voert dagelijks diagnostische prestaties uit voor patiënten, zorgprofessionals en partnerinstellingen vanuit zijn campus in Gosselies (Charleroi).
Welke documenten verstuurt IPG?
Laurent: “Onze grootste documentstroom zijn facturen. Voor elke analyse die we uitvoeren, sturen we een afrekening – deels voor het ziekenfonds, deels voor de patiënt. Daarnaast versturen we ook herinneringen en zorgattesten. In totaal gaat het om zo’n 10.000 à 15.000 documenten per maand.”
Waarom kozen jullie voor EasyPost?
Laurent: “We waren al een tijdje op zoek naar een betrouwbare partner om onze uitgaande administratie te digitaliseren. Bij EasyPost vonden we precies wat we zochten: een oplossing met de juiste technische capaciteiten én een partij die proactief meedenkt.”
“De opstart verliep bijzonder vlot. De online onboarding was zeer helder opgezet – en dat is belangrijk, want op de facturatiedienst zijn we geen technici. Het platform wijst zichzelf uit. Ik werk er zelf al mee sinds de start, en binnenkort stapt ook een collega mee in.”
“Ook zonder technische kennis kan je snel aan de slag met EasyPost Connect. Het platform wijst zichzelf uit.” - Laurent Cordier, Verantwoordelijke Tariferingsdienst
Hoe werken jullie samen met EasyPost?
Laurent: “Vandaag verloopt al onze uitgaande administratie via EasyPost Connect. In het platform hebben we verschillende workflows gebouwd, afgestemd op onze noden én die van de ontvangers.”
“Het platform biedt een breed scala aan verzendkanalen: gewone e-mail, beveiligde mail, eBox … Dat laatste werkt voor ons bijzonder goed. We versturen documenten altijd eerst digitaal via My eBox. Is de eBox van de patiënt niet geactiveerd, dan valt het platform automatisch terug op een papieren zending. Zo raakt elk document bij de juiste persoon, zonder dat wij moeten tussenkomen.”
“Daarnaast zijn er handige features zoals de POM-integratie. Via een QR-code op de factuur kan de ontvanger meteen betalen: veilig en handig.”
“Dankzij de automatische terugval op papier komt een zending altijd aan, ook wanneer de eBox niet geactiveerd is. Dat bespaart ons heel wat opvolgwerk.” - Laurent Cordier, Verantwoordelijke Tariferingsdienst
Wat zijn de voordelen van EasyPost Connect?
Laurent: “De traceerbaarheid is een grote meerwaarde. Via de ingebouwde rapportagetools kunnen we de status van verzendingen in real time opvolgen, statistieken opvragen en onze eindafrekening nauwgezet controleren. Alles is digitaal beschikbaar en verifieerbaar; dat geeft rust."
“Daarnaast hebben we de volledige controle over de inhoud en opmaak van onze documenten. De lay-out aanpassen, templates personaliseren, workflows zelfstandig beheren – we zijn nergens van een externe partij afhankelijk. Onze communicatie ziet er altijd uit zoals wij dat willen.”
“In EasyPost Connect hebben we de volledige controle over de inhoud en opmaak van onze documenten. Zo weet de ontvanger meteen dat een document van IPG komt.” - Laurent Cordier, Verantwoordelijke Tariferingsdienst
“En de samenwerking zelf? Die verloopt uitstekend. Wat ik enorm waardeer, is de proactieve houding van EasyPost. Ze nemen zelf het initiatief om dingen op te lossen of te verbeteren. Het supportteam reageert snel en denkt altijd mee. We kunnen altijd op hen rekenen.”
***
Communiceer jij al slim met elke ontvanger?
Facturen, aanmaningen, herinneringen – er vertrekken dagelijks heel wat documenten vanuit jouw organisatie. Doe de scan en zie meteen waar jij beter kan doen.