4 voordelen van digitale documentenstromen voor een groeiend bedrijf

Wanneer je organisatie groeit, fuseert of een bedrijf overneemt, neemt de hoeveelheid werk voor je administratie toe. Die moet grotere volumes aan documenten en gegevens versturen en opvolgen. Handmatige verwerking kost veel tijd, is foutgevoelig en weinig efficiënt. Digitale documentenstromen bieden een uitweg, zoals bij de Belgische medischesoftwareleverancier Corilus, die dankzij EasyPost efficiënt blijft werken ondanks zijn groei. Ontdek ook de andere voordelen in deze blog.

#1: Je wint tijd en efficiëntie en bespaart kosten

Een overname is vaak een groot administratief kluwen. Elk bedrijf heeft zijn eigen data en die zijn meestal op verschillende plaatsen te vinden. Het is dus een kwestie van die dataflow in kaart te brengen en in je eigen ERP-systemen te krijgen (klantenprofielen, facturatiegegevens, betalingshistoriek enzovoort). Dat is een tijdrovende aangelegenheid, zeker als je nog manueel tewerk gaat. Met digitale documentenstromen kan je repetitieve taken automatiseren, handmatige invoer beperken en de verwerkingstijd versnellen. Dit stelt je team in staat om zich te concentreren op belangrijkere taken en projecten.

Dat ondervonden ze ook bij Corilus, herinnert Thomas Verplancke zich. Hij staat als Finance Administration Manager aan het hoofd van de administratieve afdeling, die 10 medewerkers telt. “Net wanneer we de administratie van de ene overname op orde hebben, dient de volgende zich al aan. Daarom is het essentieel dat we snel kunnen schakelen. Ons streefdoel: zowel postbezorging als lay-outs zo snel mogelijk aligneren met die van Corilus. Dat is ook de reden waarom we voor EasyPost Connect hebben gekozen.”

“Vroeger stonden er in januari zakken met duizenden facturen klaar, allemaal gedrukt en in enveloppes gestoken. De tijd die daarnaartoe ging, steken we vandaag in nuttigere zaken.”

- Thomas Verplancke, Finance Administration Manager bij Corilus

Naast efficiëntie- en tijdwinst kan je als organisatie ook aanzienlijk besparen op je kosten door papiergebruik, opslagruimte en manueel werk te verminderen. Dat maakt digitale documentenstromen ook economisch voordeliger op de lange termijn.

#2: Je verkleint de kans op fouten en datarisico’s

We weten allemaal dat fouten maken iets menselijk is, maar ze kosten bedrijven wel handenvol geld. Automatisering vermindert de kans op menselijke fouten, wat leidt tot een nauwkeuriger gegevensbeheer en minder verkeerd verwerkte documenten. Dat verhoogt de betrouwbaarheid en consistentie van je administratieve processen.

“We kozen er bewust voor om geen digitale facturen in pdf-vorm via mail te versturen”, zegt Thomas. “Dat is absoluut niet veilig. Een pdf in een e-mail is kwetsbaar voor manipulatie, zoals een rekeningnummer dat onderweg nog wordt aangepast. We ondervonden heel wat weerwerk bij de start, maar intussen groeit bij veel klanten het besef dat digitale facturen beter en veiliger zijn.”

“We pionieren met veilig digitaal verzenden, maar sommige klanten en collega's zijn hier nog niet aan gewend. Het vereist bewustmaking om iedereen op dezelfde lijn te krijgen.”

- Thomas Verplancke, Finance Administration Manager bij Corilus

"Verder kijk ik bijzonder hard uit naar de komst van e-facturatie vanaf 2026, een volgende grote verandering: facturen worden dan direct doorgestuurd naar het boekhoudkantoor en automatisch ingelezen. Dat vermindert de kans op fouten bij handmatige verwerking door de boekhouder.”

#3: Je werkt beter samen

Nog een voordeel van digitale documenten boven facturen op papier: medewerkers kunnen ze eenvoudig delen en raadplegen, ongeacht hun locatie. Dat bevordert niet alleen de samenwerking en communicatie. Het zorgt ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie. En door eenvoudig betaallinks of een oproep tot domiciliëring aan je facturen toe te voegen, verhoog je het comfort van je klanten en verzeker je je van snellere betalingen. Kortom, iedereen wint.

Bij Corilus gebeurt de samenwerking met EasyPost als volgt: “Wij sturen een e-mail naar EasyPost, die vervolgens namens ons een bericht stuurt naar onze klanten. Daarmee verzekeren we de klant dat de factuur wel degelijk afkomstig is van Corilus en verwijzen we hem naar ons platform om die daar te downloaden. Opent de klant de factuur niet binnen de week, dan verstuurt EasyPost de factuur zelf per post, in de lay-out van Corilus. En de klant? Die merkt helemaal niet dat EasyPost hier voor iets tussen zit."

Het resultaat: 80.000 verwerkte documenten per jaar

In 2021 maakte Corilus de overstap naar EasyPost Connect. Vanuit dit online platform versturen ze vandaag al hun facturen, creditnota’s en rappels veilig via digitale weg. Samen goed voor zo’n 80.000 documenten per jaar. In januari alleen al gaat het om meer dan 50.000 facturen, want dan gaan de meeste jaarfacturaties de deur uit.

#4: Je bedrijf gaat mee met de tijd

Door te kiezen voor digitale documentenstromen, blijft je bedrijf up-to-date met moderne technologieën en evoluties en draag je bij aan een duurzamere bedrijfsvoering en groenere toekomst. Je vermindert je papierverbruik en CO2-uitstoot, verlaagt de behoefte aan fysieke opslagruimte en voldoet aan de verwachtingen van klanten en partners in een steeds digitalere wereld.

“EasyPost houdt ons voorop in trends zoals e-invoicing en verkent voortdurend nieuwe mogelijkheden. Misschien factureren we binnenkort wel via Whatsapp (lacht). Hoe dan ook, we zijn er gerust in dat we met hen op het voorplan van digitalisering blijven”, besluit Thomas.

Ervaar het gemak van digitale documentenstromen op één plek

Bedrijfspost, facturatie, administratie … Ongeacht de grootte van je organisatie: met EasyPost Connect regel je het allemaal digitaal en veilig, en dat op één platform.