4 avantages des flux de documents numériques pour une entreprise en croissance

Lorsque votre organisation se développe, fusionne ou rachète une entreprise, la charge de travail pour votre personnel administratif augmente. Il doit envoyer et suivre des volumes plus importants de documents et de données. Le traitement manuel est chronophage, source d'erreurs et peu efficace. Les flux de documents numériques offrent une solution. Le fournisseur belge de logiciels médicaux Corilus peut en témoigner : malgré sa croissance, il continue à travailler efficacement grâce à EasyPost. Découvrez les autres avantages de la solution dans ce blog.

#1 : Vous gagnez en temps, en efficacité et en argent

Une acquisition débouche souvent sur un grand écheveau administratif. Chaque entreprise possède ses propres données généralement conservées à des endroits différents. Il s'agit donc d’inventorier ces données et de les intégrer dans vos propres systèmes ERP (profils des clients, données de facturation, historique des paiements, etc.). Une tâche gourmande en temps, surtout si vous travaillez encore manuellement. Les flux de documents numériques vous permettent d’automatiser les tâches répétitives, de réduire les saisies manuelles et d’accélérer le temps de traitement. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur des tâches et des projets plus importants.

Corilus en a fait l’expérience, se souvient Thomas Verplancke. En tant que Finance Administration Manager, il dirige le service administratif, qui compte 10 collaborateurs. « À peine avons-nous géré l'administration d'une acquisition qu’il faut déjà passer à la suivante. Il est donc essentiel que nous puissions agir rapidement. Notre objectif : aligner le plus rapidement possible la distribution du courrier et la mise en page sur celles de Corilus. C'est également pour cette raison que nous avons choisi EasyPost Connect. »

“Autrefois, en janvier, des milliers de factures étaient imprimées et mises sous enveloppe, puis stockées dans des sacs. Aujourd'hui, ce temps est consacré à des tâches plus utiles.”

- Thomas Verplancke, Finance Administration Manager chez Corilus

Outre les gains d'efficacité et de temps, vous pouvez aussi, en tant qu'organisation, réduire considérablement vos coûts du fait que vous réduisez l'utilisation du papier, l'espace de stockage et le travail manuel. Les flux de documents numériques sont aussi plus économiques à long terme.

#2 : Vous réduisez les risques d'erreurs et les risques liés aux données

"Nous avons délibérément choisi de ne pas envoyer de factures numériques au format PDF par mail ", explique Thomas. "Ce n'est absolument pas sûr. Un PDF envoyé par mail peut être manipulé, par exemple si un numéro de compte est modifié en cours de route. Nous avons dû faire face à beaucoup de résistance au début, mais de nombreux clients ont fini par prendre conscience du fait que la facturation numérique est une méthode plus sûre et meilleure."

“Nous avons fait œuvre de pionnier en adoptant l'expédition numérique sécurisée, mais certains clients et collègues n'y sont pas encore habitués. Une sensibilisation est nécessaire pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.”

- Thomas Verplancke, Finance Administration Manager chez Corilus

"Par ailleurs, j'attends avec impatience l’arrivée de la facturation électronique à partir de 2026, un autre grand changement : les factures seront transmises directement à la comptabilité et lues automatiquement. Cela réduit le risque d'erreurs lors du traitement manuel par le comptable."

#3 : Vous collaborez mieux

Autre avantage des documents numériques par rapport aux factures papier : les collaborateurs peuvent aisément les partager et les consulter, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Non seulement cela favorise la collaboration et la communication, mais chacun a accès à tout moment aux informations les plus récentes. Et si des liens pour le paiement ou la possibilité de domiciliation sont ajoutés aux factures, le confort des clients est amélioré et les paiements sont plus rapides. En d’autres termes, tout le monde est gagnant.

Chez Corilus, la collaboration avec EasyPost se déroule comme suit : "Nous envoyons un e-mail à EasyPost, qui envoie à son tour un message à nos clients en notre nom. Nous assurons ainsi au client que la facture provient bien de Corilus et nous le dirigeons vers notre plateforme pour qu'il puisse la télécharger. Si le client n'ouvre pas la facture dans la semaine, le service EasyPost envoie lui-même par la poste une facture avec la mise en page de Corilus. Quant au client, il ne remarque absolument pas qu'EasyPost intervient pour quoi que ce soit. "

Corilus a opté pour EasyPost Connect en 2021. Depuis cette plateforme en ligne, ils envoient actuellement toutes leurs factures, notes de crédit et rappels de manière sécurisée par voie numérique. Cela représente environ 80.000 documents par an. Rien qu'en janvier, plus de 50.000 factures ont été envoyées, car c'est à ce moment-là que la plupart des factures annuelles sont expédiées.

#4: Votre entreprise évolue avec son temps

En optant pour des flux de documents numériques, votre entreprise est à jour sur le plan technologique et en phrase avec les évolutions modernes. Son activité est ainsi plus durable et elle contribue à un avenir plus vert. Vous réduisez votre consommation de papier et vos émissions de CO2, vous avez besoin de moins d’espace de stockage physique et vous répondez aux attentes des clients et des partenaires dans un monde de plus en plus numérique.

"EasyPost nous permet d'anticiper les tendances comme la facturation électronique et explore constamment de nouvelles possibilités. Peut-être facturerons-nous bientôt via Whatsapp (rires). Quoi qu'il en soit, nous avons la certitude qu’avec EasyPost, nous restons à la pointe de la numérisation", dit Thomas en conclusion.

Profitez du confort qu’offre les flux de documents numériques en un seul endroit

Courrier d’entreprise, facturation, administration... Quelle que soit la taille de votre organisation, avec EasyPost Connect, tout est traité de manière numérique et sécurisée, sur une seule et même plateforme.