De easy flow van Beobank
In 2021 nam Beobank haar intrek in het Beobank House, de nieuwe hoofdzetel in het Quatuor-complex in de Brusselse Noordwijk. Daarmee trok de bank volop de kaart van flexibel en efficiënt werken. Om die ambitie kracht bij te zetten, besloot Beobank onlangs om haar postproces te digitaliseren met behulp van EasyPost Connect. Manuel De Picker, verantwoordelijke Logistiek: “We laden alle documenten vanop afstand in enkele klikken op in EasyPost Connect. De verzending gebeurt automatisch, zonder manuele tussenkomst.”
Wat doet Beobank?
Beobank is een Belgische bank met 190 agentschappen (retailverkooppunten en PRO Centers) en 1.485 medewerkers. Het is een dochteronderneming van de Franse Crédit Mutuel-groep. De missie van Beobank: met persoonlijke oplossingen het leven van haar 790.000 klanten – particulieren, zelfstandigen en kmo’s – eenvoudiger maken.
Hoe gingen jullie vroeger te werk?
Manuel: “In ons vorige kantoor hadden we een ruime postkamer, uitgerust met printers, vouw- en frankeermachines. Het hele proces verliep manueel: medewerkers staken de documenten zelf onder omslag, frankeerden alle brieven en bezorgden ze vervolgens aan bpost. Een tijdrovende klus, en bovendien is een fout snel gemaakt.”
Waarom hebben jullie voor EasyPost gekozen?
Manuel: “Toen we naar onze nieuwe hoofdzetel verhuisden, was dat het ideale moment om ons postproces efficiënter te organiseren. Na een aanbestedingstraject zijn we uiteindelijk met EasyPost in zee gegaan. Het feit dat zij een combinatie van fysieke en digitale postverwerking bieden, trok ons over de streep. En dat het financiële plaatje meeviel, was natuurlijk ook mooi meegenomen.”
“Het was vrij snel duidelijk dat EasyPost de juiste partner was voor ons. Hun aanbod beantwoordde aan al onze behoeften en het financiële plaatje klopte ook.” Manuel De Picker, verantwoordelijke Logistiek
Hoe werken jullie samen met EasyPost?
Manuel: “Binnen ons moederbedrijf is er een entiteit die instaat voor de grote, industriële postvolumes. Alles wat daar niet onder valt, de zogenaamde ‘restpost’, versturen we via EasyPost Connect. Dat zijn per maand zo’n 1.500 aangetekende brieven en 150 gewone brieven.
We bouwden een workflow met een printtaak: wij uploaden de juiste documenten in het portaal en EasyPost neemt het volledige postproces in handen, van printen tot frankeren en verzenden.
Daarnaast geven we maandelijks een 600-tal brieven mee met EasyPost Classic. Dat zijn bijvoorbeeld documenten met een legaal karakter die we tot op vandaag nog niet digitaal kunnen versturen.”
“Dankzij de printtaak hoeven we enkel de documenten klaar te zetten in het portaal. EasyPost doet de rest: printen, frankeren en verzenden.” Manuel De Picker, verantwoordelijke Logistiek
Wat is het grootste voordeel van EasyPost Connect?
Manuel: “We zijn totaal ontzorgd. Het hele proces loopt automatisch, zonder machines of manuele tussenkomst van ons. Wanneer we telewerken, kunnen we de documenten zelfs van thuis uit opladen in het platform.
Bovendien is EasyPost Connect zeer gebruiksvriendelijk. Je hebt geen IT-achtergrond nodig om ermee te werken. Via de intuïtieve interface vind je makkelijk je weg in het platform. En er zitten ook allerlei handige features in die ons werk een stuk makkelijker maken. Zo maken we bijvoorbeeld gebruik van de OCR-functie om adressen correct uit te lezen.
Alles bij elkaar opgeteld sparen we heel wat tijd en geld uit omdat we veel minder manueel werk hebben en geen machines hoeven te onderhouden. Dat verschil voel je meteen.”
Ga jij al op de slimste manier om met je documenten?
Facturen, aanmaningen, herinneringen … Er vertrekken dagelijks heel wat documenten vanuit je organisatie. Communiceer jij al slim, veilig en toegankelijk naar al je stakeholders? Doe de scan en zie meteen waar jij beter kan doen.
