L’easy flow de Beobank
En 2021, Beobank a emménagé dans la Beobank House, son nouveau siège situé dans le complexe Quatuor, dans le quartier Nord de Bruxelles. La banque a alors pleinement joué la carte de la flexibilité et de l'efficacité. Dans cette optique, elle a récemment décidé de numériser son processus d’envoi de courrier grâce à EasyPost Connect. Manuel De Picker, responsable Logistique: « Nous chargeons tous les documents à distance dans Connect en quelques clics. L'envoi se fait automatiquement, sans intervention manuelle. »
Que fait Beobank?
Filiale du groupe français Crédit Mutuel, Beobank est une banque belge qui compte 190 agences (points de vente Retail et PRO Centers) et 1.485 collaborateurs. Sa mission : faciliter la vie à ses 790.000 clients – particuliers, indépendants et PME – grâce à des solutions personnalisées.
Comment travailliez-vous par le passé ?
Manuel : « Dans notre ancien bureau, nous avions une salle de courrier spacieuse, équipée d'imprimantes, de plieuses et de machines à affranchir. Tout le processus était manuel : les collaborateurs mettaient eux-mêmes les documents sous enveloppe, affranchissaient tout le courrier et le remettaient ensuite à bpost. Un travail chronophage qui, en outre, pouvait facilement donner lieu à des erreurs. »
Pourquoi avez-vous choisi EasyPost ?
Manuel : « Lorsque nous nous sommes installés dans notre nouveau siège, c'était le moment idéal pour organiser notre processus d’envoi du courrier de manière plus efficace. Àl’issue d’un appel d'offres, nous avons finalement opté pour EasyPost. Le fait qu'ils offrent une combinaison de traitement physique et numérique du courrier nous a séduits. De même que le coût proposé. »
« Il s’est très vite avéré qu'EasyPost était le bon partenaire pour nous. Leur offre répondait à tous nos besoins et le coût nous convenait également. » Manuel De Picker, responsable Logistique
Comment collaborez-vous avec EasyPost ?
Manuel : « Au sein de notre société mère, une entité s'occupe des gros volumes de courrier industriel. Tout ce qui n'entre pas dans ces volumes, ce qu'on appelle le « courrier résiduel », nous l'envoyons via EasyPost Connect. Cela représente environ 1.500 courriers recommandés et 150 courriers ordinaires par mois.
Nous avons créé un flux de travail avec une tâche d'impression : nous téléchargeons les bons documents dans Connect et EasyPost se charge de l'ensemble du processus, de l'impression à l'affranchissement et à l'envoi du courrier.
Nous envoyons par ailleurs environ 600 courriers par mois avec EasyPost Classic. Ce sont notamment des documents à caractère juridique que nous ne pouvons pas encore jusqu'à présent envoyer par voie numérique. »
« Grâce à la tâche d’'impression, nous n'avons plus qu'à préparer les documents dans Connect. EasyPost fait le reste : imprimer, affranchir et envoyer. » Manuel De Picker, responsable Logistique
Quel est le principal atout d'EasyPost Connect ?
Manuel : « Nous sommes totalement déchargés. L'ensemble du processus se déroule automatiquement, sans machine ni intervention manuelle de notre part. Lorsque nous sommes en télétravail, nous pouvons même télécharger les documents sur la plateforme depuis notre domicile.
En outre, EasyPost Connect est très convivial. L’utilisateur n’a pas besoin d'avoir des connaissances en informatique. L'interface intuitive vous permet de vous repérer aisément dans la plateforme. Elle offre en outre toutes sortes de fonctions utiles qui facilitent grandement notre travail. Par exemple, nous utilisons la fonction OCR pour une lecture correcte des adresses.
Globalement, nous économisons beaucoup de temps et d'argent car nous avons beaucoup moins de travail manuel à effectuer et aucune machine à entretenir. On sent immédiatement la différence. »
Gérez-vous déjà vos documents de la manière la plus intelligente possible ?
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