L’easy flow de l’ABVV Flandre-Orientale
Le service Affiliation de l'ABVV Oost-Vlaanderen envoie chaque trimestre 25.000 factures à ses membres. Depuis peu, ce service utilise EasyPost Connect pour cette tâche. Pascale Vandeputte, médiatrice : "Non seulement l'envoi des factures est plus rapide, mais la plateforme Connect nous permet aussi de vérifier aisément si les membres ont déjà reçu et payé leur facture."
Que fait l'ABVV ?
L'Algemeen Belgisch Vakverbond (ABVV, la branche flamande de la FGTB) est le syndicat socialiste belge. Sa mission : veiller à protéger les droits, la sécurité de l'emploi et du revenu, et le bonheur au travail de ses membres. En Flandre orientale, l'ABVV compte quelque 130.000 membres et militants. Ses principaux bureaux sont situés à Alost, Termonde, Gand, Renaix et Saint-Nicolas.
Comment envoyez-vous les documents ?
Pascale:"Certains de nos membres aiment encore recevoir physiquement les documents. Jadis, nous envoyions 2.500 lettres par mois depuis Gand ; aujourd'hui, ce chiffre est passé à 1.000 environ. Pour être plus précis, nous les mettons dans des enveloppes et des sacs postaux, EasyPost les récupère et s'assure qu'elles parviennent aux bonnes personnes."
"Par ailleurs, nous envoyons aussi une grande partie de nos documents sous forme numérique. L'approche diffère d'un service à l'autre. Le service Chômage, par exemple, utilise notre plateforme interne "My ABVV". Nos membres peuvent y suivre leurs allocations de chômage, imprimer des fiches fiscales et des attestations de vacances, et signer électroniquement les documents relatifs au chômage. Au sein du service Affiliation, nous avons récemment commencé à travailler avec EasyPost Connect qui nous permet d'envoyer tous les documents sans problème par voie numérique.
Pourquoi avez-vous choisi EasyPost Connect ?
Pascale : "Le fait que nous connaissions déjà EasyPost grâce à leur service Classic nous a aidés. Nous voulions traiter nos envois de façon plus efficace. Nous avons donc frappé à la porte de plusieurs entreprises et c'est EasyPost qui a su nous convaincre. En janvier 2024, nous avons implémenté Connect au service Affiliation. Aujourd'hui, nous envoyons à nos membres environ 25.000 factures par trimestre via la plateforme."
"25.000 factures sont expédiées à nos membres chaque trimestre. L'ensemble du processus, y compris le suivi et les rappels, passe par EasyPost Connect."
Pascale Vandeputte, médiatrice ABVV Oost-Vlaanderen
Comment Connect vous aide-t-il à mieux travailler ?
Pascale : "Actuellement, nous travaillons beaucoup plus efficacement. Avant, il fallait 3 ou 4 collègues pour sortir toutes les factures. Aujourd'hui, il me suffit de les télécharger sur la plateforme et je suis moi-même le processus. De plus, nous économisons beaucoup de papier et d'enveloppes, une belle manière de contribuer à protéger l'environnement."
"Pour encourager nos membres à payer plus rapidement, nous avons intégré des codes QR sur nos factures. Lorsqu'ils les scannent, ils peuvent effectuer le paiement immédiatement. Dans Connect, un simple coup d'œil suffit pour voir qui a déjà reçu sa facture et qui a déjà payé. Si un membre ne paie pas, il reçoit automatiquement un rappel. Faute de réaction de sa part, il reçoit un deuxième rappel sur papier."
"Jadis, les membres osaient parfois affirmer qu'ils n'avaient pas reçu leur facture. A présent, avec Connect, nous voyons immédiatement le statut de tous les documents envoyés."
Pascale Vandeputte, médiatrice ABVV Oost-Vlaanderen
Qu'espérez-vous améliorer avec Connect à l'avenir ?
Pascale : "Nous tirons actuellement le meilleur parti de la plateforme. Ce que j'attends avec impatience, ce sont les courriers recommandés numériques. Pour l'instant, le cadre juridique ne le permet pas. Quand ce sera le cas, ces courriers deviendront immédiatement une priorité dans notre agenda."
"Notre service est actuellement le seul à travailler avec Connect. Mais je suis certaine qu'une fois que les avantages apparaîtront clairement, d'autres services ne tarderont pas à suivre.
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