De easy flow van het ABVV Oost-Vlaanderen
De dienst Lidmaatschap van het ABVV Oost-Vlaanderen verstuurt elk kwartaal 25.000 facturen naar de leden. Sinds kort rekenen ze daarvoor op EasyPost Connect. Ombudsvrouw Pascale Vandeputte: "Facturen versturen gaat niet alleen sneller, via het Connect-platform kunnen we ook eenvoudig nagaan of leden hun factuur al ontvingen én betaalden."
Wat doet het ABVV?
Het Algemeen Belgisch Vakverbond (ABVV) is de socialistische vakbond van België. Haar missie: waken over de rechten, werk- en inkomenszekerheid, en het werkplezier van de leden. In Oost-Vlaanderen telt het ABVV zo'n 130.000 leden en militanten. De voornaamste kantoren zijn te vinden in Aalst, Dendermonde, Gent, Ronse en Sint-Niklaas.
Hoe versturen jullie documenten?
Pascale: "Een deel van onze leden krijgt documenten nog graag fysiek. Vroeger verstuurden we 2.500 brieven per maand vanuit Gent, nu nog zo'n 1.000. Of beter gezegd: wij steken ze in enveloppen en postzakken, EasyPost haalt ze op en zorgt dat ze bij de juiste personen terechtkomen."
"Daarnaast versturen we een groot deel van onze documenten digitaal. De aanpak verschilt van dienst tot dienst. De dienst Werkloosheid, bijvoorbeeld, gebruikt ons interne 'Mijn ABVV'-platform. Daarop kunnen leden hun werkloosheidsuitkering opvolgen, fiscale fiches en vakantieattesten afdrukken, en werkloosheidsdocumenten elektronisch ondertekenen. Bij de dienst Lidmaatschap werken we sinds kort met EasyPost Connect om alle documenten vlot digitaal te versturen."
Waarom kozen jullie voor EasyPost Connect?
Pascale: "Het hielp dat we EasyPost al kenden via hun Classic-dienstverlening. We wilden onze verzendingen efficiënter aanpakken en zijn bij enkele bedrijven gaan luisteren. EasyPost kwam als beste uit de bus. In januari 2024 hebben we Connect op de dienst Lidmaatschap geïmplementeerd. We versturen vandaag ongeveer 25.000 facturen per kwartaal via het platform naar onze leden."
"Elk kwartaal gaan er 25.000 facturen de deur uit naar onze leden. Het volledige proces, inclusief opvolging en herinneringen, verloopt via EasyPost Connect."
Pascale Vandeputte, ombudsvrouw ABVV Oost-Vlaanderen
Hoe kunnen jullie dankzij Connect beter werken?
Pascale: "We werken vandaag veel efficiënter. Vroeger waren er 3 of 4 collega's in de weer om alle facturen buiten te krijgen. Nu upload ik ze simpelweg op het platform en volg ik het proces zelf op. Bovendien sparen we ook heel wat papier en enveloppen uit; mooi meegenomen voor het milieu."
"Om onze leden te stimuleren om sneller te betalen, werken we met QR-codes op de facturen. Als ze die scannen, kunnen ze de betaling meteen afhandelen. In Connect kunnen we in één oogopslag zien wie zijn factuur al ontving en wie er al betaalde. Als een lid niet betaalt, krijgt hij automatisch een herinnering. Komt er dan nog geen reactie, dan volgt er een tweede herinnering op papier."
"Vroeger durfden leden weleens te beweren dat ze hun factuur niet gekregen hadden. Nu zien we in Connect meteen de status van alle uitgestuurde documenten."
Pascale Vandeputte, ombudsvrouw ABVV Oost-Vlaanderen
Wat hoop je in de toekomst nog met Connect te verbeteren?
Pascale: "We halen momenteel het maximale uit het platform. Iets waar ik naar uitkijk, zijn digitaal aangetekende zendingen. Het juridische kader laat dat nu nog niet toe. Zodra dat wel het geval is, komen digitaal aangetekende zendingen meteen bovenaan de agenda."
"Vandaag werkt onze dienst als enige met Connect. Maar ik twijfel er niet aan dat, zodra de voordelen echt duidelijk worden, andere diensten snel zullen volgen."
