De easy flow van gemeente Lint

De gemeente Lint verzendt veel documenten met gevoelige inhoud, maar slaagde er niet in om de verzendstatus te traceren. Tot ze met EasyPost Connect begon te werken. Secretariaatmedewerkster Ann Yzermans: “We hebben nu volledig inzicht in de verzendstatus van onze uitgaande post. Dat voorkomt veel onduidelijkheid.”

Wat doet gemeente Lint?

De gemeente Lint (provincie Antwerpen) staat in voor de lokale dienstverlening en het beleid voor haar ruim 8.500 inwoners. Dat gaat van burgerzaken over wonen tot onderwijs en kinderopvang, sociale zaken, ouderenzorg … De gemeente regelt ook administratieve zaken met betrekking tot burgerlijke stand, belastingen, vergunningen …

Welke documenten versturen jullie?

Ann: “We versturen voornamelijk facturen en aanmaningen naar burgers. Verder ook veel brieven vanuit de dienst burgerzaken, grotendeels over identiteitskaarten die binnenkort vervallen. In totaal gaat het over zo’n 500 documenten per maand.”

Waarom kozen jullie voor digitale documentenstromen?

Ann: “Om zicht te hebben op onze uitgaande post. Als gemeente moet je volgens de wet een register van inkomende en uitgaande post hebben. Maar alle uitgaande post manueel bijhouden is voor veel lokale besturen – ook voor ons – tijdrovend en duur. Nu we met Connect werken, weten we perfect hoeveel en wat we versturen en kunnen we de verzendstatus in real time checken.”

Hoe werken jullie vandaag met Connect?

Ann: “We uploaden een document naar het platform. Dat leest de adresgegevens uit en stuurt het document door naar EasyPost. Zij nemen vanaf dat moment het postproces volledig uit handen.”

“We versturen ook beveiligde e-mails. Die linken door naar ons eigen burgerzakenplatform waar berichten en documenten klaarstaan voor inwoners. Dankzij de extra beveiliging weten ontvangers zeker dat de link te vertrouwen is. Als de beveiligde mail ongeopend blijft, versturen we via Connect na een paar dagen automatisch een brief.”

“Verder gebruiken we ook POM QR-codes, via een koppeling met EasyPost Connect en POM Payment. We uploaden een factuur en genereren direct een QR-code naar ons betalingsplatform. Heel gebruiksvriendelijk voor onszelf en de ontvangers.”

“Als vroeger een dringende brief niet was toegekomen, dan moesten we een spoedprocedure starten. Met Connect kunnen we daarop anticiperen.”

Ann Yzermans, secretariaatmedewerkster gemeente Lint

Welke voordelen biedt EasyPost Connect?

Ann: “Inzicht hebben in de verzendstatus is een grote meerwaarde. Vroeger beweerden aangemaande burgers weleens dat ze geen betalingsherinneringen hadden ontvangen. Was dat waar of niet waar? We konden het niet natrekken. Of bleek een brief over een verouderde ID-kaart niet juist verzonden? Dan moesten we regelmatig via een spoedprocedure de kaart vernieuwen. Vervelend en tijdrovend. Met Connect kunnen we daarop anticiperen.”

“Daarnaast besparen we ook veel tijd en kosten. Vroeger was er per dienst één collega verantwoordelijk voor het postproces. Die collega printte alles uit, stak de brieven in enveloppen, plakte adresstickers, bracht de postzakken naar de receptie ... Nu laden we enkel de documenten op in Connect en de rest gaat vanzelf.”

Ervaar het gemak van digitale documentenstromen op één plek

Bedrijfspost, facturatie, administratie … Ongeacht de grootte van je organisatie of gemeente: met EasyPost Connect regel je het allemaal digitaal en veilig, en dat op één platform.