De easy flow van Randstad Group Belgium
Om de sterke groei van Randstad Group in België te bestendigen was het noodzakelijk om de processen en tools grondig onder de loep te nemen. Digitalisering en automatisering waren daarbij logische en onvermijdelijke stappen. Randstad Group besloot om zelf te investeren in een beveiligd, digitaal verzendplatform. Facilities Coordinator Christelle Mertz. "EasyPost Connect vinkte alle vakjes aan wat cyberveiligheid betreft. Vandaag werken al 3 departementen binnen Randstad Group met het platform."
Wat doet Randstad?
Randstad Group Belgium is Belgisch marktleider op het vlak van uitzendarbeid, outplacement en rekrutering en heeft de ambitie om iedereen met een werkwens aan duurzaam werk te helpen, ongeacht de contractvorm, de fase in hun leven, of ze nu werk hebben of werk zoeken of moeilijkheden hebben om de arbeidsmarkt te betreden. In 2024 had het een impact op het (professionele) leven van meer dan 150.000 mensen in België. Randstad biedt bedrijven een totaaloplossing voor al hun talentbehoeften en alle zorg daarrond.
Wat was de aanleiding om het postproces te digitaliseren?
Christelle: “Rond 2020 maakte onze organisatie een sterke groei door. Onze processen en tools moesten mee, dus was digitaliseren en automatiseren een logische stap.”
“We merkten al snel dat onze vroegere partners onvoldoende oplossingen boden voor het outsourcen van zowel digitale als papieren uitgaande communicatie. Bovendien speelde cybersecurity een cruciale rol in onze besluitvorming: we zochten bewust naar een partner die niet alleen schaalbare oplossingen bood, maar ook onze digitale veiligheid kon garanderen.”
Waarom kozen jullie voor EasyPost Connect?
Christelle: “EasyPost was al vaker langsgekomen om mee na te denken over onze noden. Hun platform, EasyPost Connect, bleek veel gebruiksvriendelijker dan ons vorige systeem. Bovendien vinkte het alle vakjes af op het vlak van cyberveiligheid. Samen met de IT-dienst hebben we toen beslist om het eerst uit te rollen bij Credit Management.”
Wat was de grootste uitdaging tijdens het project?
Christelle: “Voor ons was single sign-on een absolute must. We wilden zeker zijn dat alleen de juiste mensen toegang kregen tot EasyPost Connect. Technisch was dat geen evidente oefening, maar onze IT-dienst kreeg het netjes aan de praat. Het systeem is helemaal GDPR-compliant: alleen bevoegden kunnen het platform gebruiken, en zodra iemand het bedrijf verlaat, wordt de toegang automatisch ingetrokken.”
“Dankzij de single sign-on zijn we zeker dat enkel bevoegde personen toegang hebben tot EasyPost Connect.” Christelle Mertz, Facilities Coordinator Randstad Group
Hoe werken jullie vandaag samen met EasyPost?
Christelle: “We zijn in de loop van de jaren steeds nauwer gaan samenwerken. Zo rekenen we sinds 2023 ook op EasyPost Classic om onze fysieke post op te halen en te verzenden. Handig, want we zijn quasi volledig ontzorgd.”
“In 2024 toonden twee nieuwe afdelingen interesse in EasyPost Connect: Payroll Services en Business Administration. Na een analyse van hun noden, presenteerden we het platform aan de twee diensten. Die waren meteen enthousiast. Maar voor de implementatie effectief kon starten, moest onze IT-dienst eerst alle toegangsrechten valideren.”
Vandaag is Business Administration al vlot aan het werk met EasyPost Connect. “We hebben onlangs enkele workflows aangemaakt om de eerste documenten via het platform te versturen”, vertelt Dominqiue Schats, Advisor Business Administration Payroll Support. Bij de dienst Payroll Services is de uitrol nog aan de gang. Als alles goed gaat, kunnen deze twee afdelingen binnenkort profiteren van een vloeiend en veilig digitaal verzendproces, net als hun collega's op de Credit Management die al ervaring hebben met het gebruik van het platform.
Ga jij al op de slimste manier om met je documenten?
Facturen, aanmaningen, herinneringen … Er vertrekken dagelijks heel wat documenten vanuit je organisatie. Communiceer jij al slim, veilig en toegankelijk naar al je stakeholders? Doe de scan en zie meteen waar jij beter kan doen.
