De easy flow van gemeente Lebbeke

Een kwartier heen naar het postkantoor, een kwartier terug, zonder enig zicht op wat er daarna met die post gebeurde: dat was vroeger de dagelijkse realiteit bij de gemeente Lebbeke. Tot ze bij EasyPost aanklopten. Nu wordt de gemeente van a tot z ontzorgd: van het efficiënt ophalen en verwerken van grote volumes post tot eenvoudige opvolging achteraf. Sofie Spinoy (dienst burgerzaken), Nena Callaert (coördinator infopunt) en Ann Seymoens (beleidsadviseur) leggen uit hoe de overstap naar EasyPost hen tijd, geld en kopzorgen bespaart.

Wat doet de gemeente Lebbeke?

Lebbeke is een gemeente in de Denderstreek met zo’n 20.000 inwoners en bijna 350 medewerkers. De dienstverlening is gevarieerd: van burgerzaken over omgevingsvergunningen tot bibliotheek- en politiediensten. De gemeente en politiedienst versturen op jaarbasis samen gemiddeld 20.000 documenten, gewoon en aangetekend.

Uitgaande post Lebbeke (2023)

Wat liep er fout vóór de overstap naar EasyPost?

Sofie: “Vroeger moest er elke werkdag iemand van onze dienst naar het postkantoor. Alle post verzamelen, inladen, heen- en terugrijden … Dat kostte ons dagelijks een halfuur tot een uur tijd. Opgeteld over een jaar loopt dat stevig op. Dat is kostbare tijd die we niet aan onze dienstverlening kunnen besteden.”

“Bovendien hadden we geen zicht op wat er met onze zendingen gebeurde. Of een brief écht verstuurd was, viel niet te bewijzen. Zo zet je de deur open voor discussies en betwistingen.”

Hoe is EasyPost op jullie radar gekomen?

Ann: “We zijn lid van de aankoopcentrale AZO. Toen we een lidmaatschap afsloten voor andere aankopen, ontdekten we dat zij ook een raamovereenkomst hadden voor uitgaande post. De prijsvergelijking was al voor ons gemaakt. De tarieven van EasyPost liggen lager dan het standaardtarief bij bpost, dat gaf voor ons de doorslag.”

Welke documenten versturen jullie met EasyPost?

Sofie: “De afgelopen twee jaar is al onze papieren post via EasyPost gegaan: facturen, aanslagbiljetten, oproepingen voor identiteitskaarten, omgevingsvergunningen, pakketjes van de bibliotheek, aangetekende zendingen …”

“Het proces is eenvoudig: wij verzamelen de post in zakken, EasyPost haalt ze op en doet de rest. De ophaling is elke dag om 14u30. Iedereen weet dat de zakken tegen dan moeten klaarstaan. En we hoeven zelf niemand meer naar het postkantoor te sturen.”

Hebben jullie nu meer inzicht in wat er met jullie post gebeurt?

Sofie: “Absoluut. Dankzij de track & trace-functionaliteit in het klantenportaal kunnen we op elk moment zien of een document daadwerkelijk is verzonden. Dat maakt een wereld van verschil, zeker bij aangetekende zendingen in gevoelige dossiers – denk aan de kennisgeving van een verhuizing van een minderjarige, rijbewijzen die naar het buitenland gaan of dossiers rond domiciliefraude. Nu kunnen we in een paar klikken aantonen dat we als gemeente onze communicatieplicht zijn nagekomen.”

Hoe verloopt de samenwerking met EasyPost?

Sofie: “We zijn heel tevreden. Bij de opstart kwamen ze ter plaatse uitleg geven over het nieuwe systeem. Ook vandaag worden we goed geholpen. Als we een vraag hebben over het portaal of over een specifieke zending, kunnen wij altijd bij onze contactpersoon terecht. Die snelle service biedt ons gemoedsrust.”

Wat staat er nog op de planning met EasyPost?

Nena: “EasyPost Connect, het hybride verzendplatform van EasyPost, staat al een tijdje op onze radar. Daarop zouden we graag experimenteren met digitale aangetekende zendingen – efficiënter voor ons én voor de burger. Dat past perfect in hoe we als gemeente willen evolueren naar slimmere, toegankelijkere dienstverlening.”

***

Communiceer jij al slim met elke ontvanger?

Facturen, aanmaningen, herinneringen – er vertrekken dagelijks heel wat documenten vanuit jouw organisatie. Doe de scan en zie meteen waar jij beter kan doen.

Krijg een digitale scan