De easy flow van D’hondt Insurance
Bij verzekeringsmakelaar D’hondt Insurance draait alles om precisie. Of het nu gaat om complexe transportverzekeringen of de jaarlijkse verzending van honderden vlootpolissen: administratieve processen moeten foutloos en efficiënt verlopen. Productiebeheerders Lore Delaere en Arbenita Aliu leggen uit hoe EasyPost hun postverwerking sneller, eenvoudiger en voordeliger maakt.
Wat doet D’hondt Insurance?
D’hondt Insurance is een verzekeringsmakelaar uit Sint-Andries (Brugge) met klanten uit uiteenlopende sectoren – van transport en bouw over professionele sporters tot de maritieme sector. Het bedrijf is gevestigd nabij de haven van Zeebrugge en telt vandaag 42 medewerkers.
Welke documenten versturen jullie?
Lore: “Als productiebeheerders maken wij de verzekeringspolissen op, zowel voor particuliere klanten als voor bedrijven. Eerst doen onze collega’s van externe sales de risicoanalyse bij de klant, daarna zoekt de offertedienst naar de scherpste marktvoorwaarden. Zodra er een akkoord is, is het onze verantwoordelijkheid om de polisstukken correct op te stellen en te verzenden.”
Wat liep er fout vóór de overstap naar EasyPost?
Lore: “Hoewel we vandaag al veel via e-mail communiceren, blijft onze fysieke poststroom aanzienlijk. Eén keer per jaar versturen we alle vlootpolissen per post – zo’n 300 stuks. Vroeger was dat bandwerk: we moesten alle stukken één voor één frankeren met onze eigen machine. Dat proces kostte ontzettend veel tijd.”
Hoe verloopt de samenwerking met EasyPost?
Lore: “We werken samen sinds de zomer van 2025, voor onze dagelijkse brieven, aangetekende zendingen en sinds kort ook pakketten. Nu steken we de volledige stapel gewoon in postzakken en EasyPost neemt het vanaf daar over. Elke dag komt er een supervriendelijke chauffeur langs om de zakken op te halen, meestal tussen half 4 en 4 uur. Dat latere tijdstip is voor ons ideaal. Als we om 15 uur nog originele documenten van een klant ontvangen, kunnen die dezelfde dag nog mee.”
Arbenita: "De chauffeur is klokvast, maar tegelijk ook flexibel. Tijdens wegwerkzaamheden of drukke periodes zoals kerst passen we de ophaaltijd in overleg aan. Dat loopt altijd vlot.”
Welke voordelen zien jullie nog, naast tijdswinst?
Arbenita: “De kostenbesparing is aanzienlijk: onze boekhouding bevestigde dat de kosten voor postverzending bijna zijn gehalveerd. We zijn vorig jaar bij EasyPost terechtgekomen omdat de tarieven elders te hoog werden. EasyPost kwam als de meest efficiënte en voordeligste partner uit onze vergelijking – en dat is inmiddels bewezen in de praktijk.”
“Verder geeft de samenwerking ons veel gemoedsrust, zeker bij aangetekende zendingen. Vroeger moesten we alle barcodes handmatig bijhouden. Nu vinden we alle informatie heel eenvoudig digitaal terug. In het klantenportaal hebben we een goed overzicht van alle verzendingen. Via track & trace kunnen we de status in real time volgen. Zo hebben we digitaal altijd een veilige back-up voor als we zelf een kopietje kwijt zouden zijn.”
Lore: "Het platform is zeer gebruiksvriendelijk en wijst zichzelf uit. Ook de communicatie van EasyPost is top: als er toch iets niet helemaal duidelijk is, nemen ze zelf het initiatief om ons te bellen en de situatie uit te klaren. Die proactieve aanpak waarderen we enorm.”
***
Communiceer jij al slim met elke ontvanger?
Facturen, aanmaningen, herinneringen – er vertrekken dagelijks heel wat documenten vanuit jouw organisatie. Doe de scan en zie meteen waar jij beter kan doen.
