L’easy flow de D’hondt Insurance
Chez le courtier en assurances D'hondt Insurance, tout repose sur la précision. Qu'il s'agisse d'assurances transport complexes ou de l'envoi annuel de centaines de polices de flotte : les processus administratifs doivent être irréprochables et efficaces. Les gestionnaires de production Lore Delaere et Arbenita Aliu expliquent comment EasyPost a rendu leur traitement du courrier plus rapide, plus simple et plus économique.
Que fait D’hondt Insurance?
D'hondt Insurance est un courtier en assurances basé à Sint-Andries (Bruges), dont les clients viennent de secteurs très variés : du transport et de la construction aux sportifs professionnels, en passant par le secteur maritime. L'entreprise est établie près du port de Bruges-Zeebruges et compte aujourd'hui 42 collaborateurs.
Quels documents envoyez-vous ?
Lore : « En tant que gestionnaires de production, nous établissons les polices d'assurance, aussi bien pour les particuliers que pour les entreprises. Nos collègues de la vente externe commencent par réaliser l'analyse de risque chez le client, puis le service des offres recherche les meilleures conditions du marché. Une fois l'accord obtenu, il nous revient de rédiger et d'envoyer les documents de police dans les règles de l'art. »
Qu'est-ce qui posait problème avant le passage à EasyPost ?
Lore : « Même si nous communiquons aujourd'hui beaucoup par e-mail, notre flux de courrier physique reste conséquent. Une fois par an, nous envoyons toutes les polices de flotte par courrier – environ 300 pièces. Avant, c'était un travail à la chaîne : nous devions affranchir chaque document un par un avec notre propre machine. Ce processus prenait un temps fou. »
Comment se passe la collaboration avec EasyPost?
Lore : « Nous travaillons ensemble depuis l'été 2025, pour nos courriers quotidiens, nos envois recommandés et, depuis peu, aussi les colis. Maintenant, on glisse simplement toute la pile dans des sacs postaux et EasyPost prend le relais. Chaque jour, un chauffeur vraiment sympathique passe récupérer les sacs, généralement entre 15h30 et 16h. Ce créneau tardif est idéal pour nous. Si nous recevons des documents originaux d'un client à 15h, ils peuvent partir le jour même. »
Arbenita : « Le chauffeur est très ponctuel, mais aussi flexible. En cas de travaux sur la voirie ou pendant les périodes chargées comme Noël, nous convenons ensemble d'un autre horaire de collecte. Ça se passe toujours sans accroc. »
Quels autres avantages voyez-vous, en dehors du gain de temps ?
Arbenita : « Les économies réalisées sont considérables. Notre comptabilité a confirmé que les coûts d'envoi ont pratiquement été divisés par deux. Si nous avons fait appel à EasyPost l'année dernière, c'est parce que les tarifs pratiqués ailleurs étaient devenus trop élevés. EasyPost est ressorti de notre comparaison comme le partenaire le plus efficace et le plus avantageux – et la pratique l'a depuis confirmé. »
« La collaboration nous apporte aussi une grande tranquillité d'esprit, surtout pour les envois recommandés. Avant, nous devions noter manuellement tous les codes-barres. Maintenant, nous retrouvons toutes les informations très facilement en ligne. Le portail clients nous donne une vue d'ensemble claire de tous les envois. Grâce au suivi en temps réel, nous savons à tout moment où en est chaque pli. Nous disposons ainsi d'une sauvegarde numérique fiable en cas de perte d'un document de notre côté. »
Lore : « La plateforme est très intuitive et se prend en main toute seule. La communication d'EasyPost est également au top : si quelque chose n'est pas tout à fait clair, ils prennent eux-mêmes l'initiative de nous appeler pour clarifier la situation. Cette approche proactive, nous l'apprécions énormément. »
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Communiquez-vous déjà intelligemment avec chaque destinataire ?
Factures, rappels, relances : chaque jour, votre organisation envoie de nombreux documents. Faites le scan et voyez immédiatement où vous pouvez faire mieux.
