L’easy flow de la ville de Harelbeke
Documents officiels, lettres de bienvenue pour les nouveaux habitants ou encore transport de livres entre bibliothèques : la ville de Harelbeke gère chaque jour un volume important de courrier sortant. Pour y faire face le plus efficacement possible, la ville fait confiance à EasyPost depuis près de dix ans. Frank Colson (responsable achats) et Isabel Mestdagh (équipe communication) nous parlent de la collaboration.
Que fait la ville de Harelbeke ?
Harelbeke est une ville animée du sud-ouest de la Flandre, forte de plus de 30 000 habitants. Les services communaux couvrent un large spectre : documents administratifs, aide sociale, activités culturelles et bibliothèques. Cette diversité génère un flux quotidien important de documents à expédier.
Quel est votre rôle au sein de la ville ?
Frank : « Je suis responsable de tous les achats importants de la ville et veille au respect de la législation sur les marchés publics. Le contrat pour le traitement du courrier physique sortant relève également de mes attributions. »
Isabel : « Je travaille au sein de l'équipe communication. La gestion du courrier s'est progressivement ajoutée à mon périmètre. Je gère notamment aujourd'hui les accès au portail client d'EasyPost. »
Depuis combien de temps travaillez-vous avec EasyPost ?
Frank : « Près de dix ans maintenant. Il y a eu une courte période où nous avons fait appel à un autre prestataire, retenu uniquement sur critère de prix dans le cadre d'un marché public. Mais lorsqu'EasyPost a racheté cette société, nous avons naturellement retrouvé notre partenaire de confiance. »
« L'été dernier, nous avons renouvelé le contrat via CREAT. La centrale d'achats avait déjà négocié de bonnes conditions, ce qui nous a épargné un nouveau marché public, et pas mal d'argent. »
Comment fonctionne votre collaboration avec EasyPost ?
Frank : « Même si la Région flamande mise fortement aujourd'hui sur l'envoi numérique via e-box, le courrier physique reste indispensable pour toucher l'ensemble de nos citoyens. Nous faisons appel à EasyPost pour traiter l'ensemble de notre courrier physique. Certains envois se prêtent simplement mieux au format papier : plans de rues, invitations officielles ou prêt interbibliothèques. Pour ce dernier cas, nous faisons appel au service colis d'EasyPost. »
Isabel : « Nous travaillons aujourd'hui beaucoup plus efficacement. Avant, nous devions tout gérer nous-mêmes : peser le courrier, déterminer le bon affranchissement, recharger manuellement la machine à affranchir, puis tout affranchir. Ensuite, bpost venait collecter, à un tarif qui est devenu tout simplement trop élevé. »
Quels sont les principaux avantages de travailler avec EasyPost ?
Frank : « La tranquillité d'esprit, avant tout. Il nous suffit de glisser le courrier prior, non-prior et recommandé dans les sacs prévus à cet effet et de les déposer dehors. Le chauffeur d'EasyPost passe les récupérer et s'occupe du reste. »
Isabel : « La flexibilité est aussi un atout majeur. Certains jours, nous expédions 20 ou 30 lettres ; d'autres fois, bien davantage. Lors d'une séance d'accueil pour les nouveaux habitants, par exemple, nous envoyons jusqu'à 900 invitations en une seule journée. Ça ne pose aucun problème à EasyPost : qu'il s'agisse d'une poignée de lettres ou d'un grand volume, le niveau de service reste identique. »
« EasyPost est également flexible sur les horaires. Notre propre coursier collecte le courrier auprès de tous nos services extérieurs le matin. Il était donc essentiel pour nous qu'EasyPost passe en après-midi, afin que le courrier du jour parte effectivement le jour même. C'est désormais bien en place. »
Comment se passe le suivi ?
Isabel : « Le portail client d'EasyPost est très convivial. Nous pouvons suivre en temps réel le statut de tous nos envois : factures, recommandés, colis. Le support est lui aussi très réactif. Nos questions par e-mail reçoivent toujours une réponse rapide et pertinente. »
Frank : « La communication est directe et claire. On sent qu'ils assurent un suivi rigoureux, ce qui est très appréciable pour une administration publique. À vrai dire, en tant que responsable achats, j'entends très peu parler de tout ce qui touche au courrier. Et comme vous le savez, c'est généralement bon signe. »
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Communiquez-vous déjà intelligemment avec chaque destinataire ?
Factures, rappels, relances : chaque jour, votre organisation envoie de nombreux documents. Faites le scan et voyez immédiatement où vous pouvez faire mieux.
