De easy flow van Stad Harelbeke
Of het nu gaat om officiële documenten, welkomstbrieven voor nieuwe bewoners of het transport van boeken tussen bibliotheken: de stad Harelbeke verwerkt dagelijks heel wat uitgaande post. Om dat zo kostenefficiënt mogelijk te doen, rekent de stad al bijna tien jaar op EasyPost. Frank Colson (deskundige aankopen) en Isabel Mestdagh (team communicatie) vertellen over de samenwerking.
Wat doet stad Harelbeke?
Harelbeke is een levendige stad in Zuid-West-Vlaanderen met meer dan 30.000 inwoners. Het lokale bestuur biedt een uitgebreide dienstverlening: van administratieve documenten en sociale hulp tot cultuur- en bibliotheekactiviteiten. Die brede werking brengt een dagelijkse stroom aan documenten met zich mee.
Wat is jullie rol bij de stad?
Frank: “Ik ben verantwoordelijk voor alle grotere aankopen van de stad en zie erop toe dat de wetgeving rond overheidsopdrachten wordt gevolgd. Ook het contract voor de verwerking van de fysieke uitgaande post valt onder mijn bevoegdheid.”
Isabel: “Ik zit in team communicatie. Postverwerking is gaandeweg aan mijn takenpakket toegevoegd. Zo beheer ik vandaag de logins voor het klantenportaal van My EasyPost.”
Hoelang werken jullie al samen met EasyPost?
Frank: “Intussen al bijna tien jaar. Er is een korte periode geweest waarin we via een overheidsopdracht op basis van prijs met een andere partij in zee gingen. Toen EasyPost dat bedrijf overnam, kwamen we opnieuw bij onze vertrouwde partner terecht.”
“Vorige zomer verlengden we het contract via CREAT. De aankoopcentrale had al goede voorwaarden bedongen, dus dat bespaarde ons een nieuwe overheidsopdracht én heel wat centen.”
Hoe werken jullie samen met EasyPost?
Frank: “Hoewel de Vlaamse overheid vandaag sterk inzet op digitale verzending naar eBox, blijft fysieke post voor ons cruciaal om met alle burgers te connecteren. Wij werken samen met EasyPost om onze fysieke post te verwerken. Sommige zaken lenen zich nu eenmaal beter tot een fysieke verzending. Denk aan stratenplannen, officiële uitnodigingen of het interbibliothecair leenverkeer. Voor dat laatste rekenen we op de pakjesdienst van EasyPost.”
Isabel: “We werken nu veel efficiënter. Vroeger moesten we alles zelf doen: de post wegen, het juiste bedrag bepalen, de frankeermachine handmatig opladen én alles frankeren. Daarna kwam bpost alle post ophalen, wat simpelweg veel te duur werd.”
Wat zijn de grootste voordelen van werken met EasyPost?
Frank: “De totale ontzorging. We hoeven de priorpost, non-priorpost en aangetekende zendingen enkel in de daarvoor bestemde zakken te steken en die buiten te zetten. De chauffeur van EasyPost haalt ze op en EasyPost doet de rest.”
Isabel: “Flexibiliteit is een grote plus. Op sommige dagen hebben we maar 20 of 30 brieven, op andere momenten een veelvoud. Bij een onthaalmoment voor nieuwe inwoners versturen we bijvoorbeeld 900 uitnodigingen op één dag. Voor EasyPost maakt dat niet uit: of het nu over een handvol brieven gaat of een grote batch, de service verandert niet.”
“Ook qua timing is EasyPost flexibel. Onze eigen bode haalt ‘s ochtends de post op bij alle buitendiensten. Het was voor ons essentieel dat EasyPost pas in de namiddag kwam, zodat de post van die dag ook écht diezelfde dag nog de deur uitgaat. Dat is nu allemaal geregeld.”
Hoe verloopt de opvolging?
Isabel: “Het klantenportaal van EasyPost is zeer gebruiksvriendelijk. Wij kunnen de status van alle verzendingen in real time opvolgen, van facturen tot aangetekende zendingen en pakketten. Ook van de support zijn we zeer tevreden: als we via mail een vraag stellen, reageert EasyPost altijd snel en adequaat.”
Frank: "De communicatie is direct en duidelijk. Je merkt dat ze alles nauw opvolgen, wat voor ons als openbaar bestuur erg prettig werkt. Eerlijk gezegd hoor ik als verantwoordelijke voor de aankopen heel weinig over het hele postgebeuren. Dat is, zoals je weet, meestal een goed teken.” (lacht)
***
Communiceer jij al slim met elke ontvanger?
Facturen, aanmaningen, herinneringen – er vertrekken dagelijks heel wat documenten vanuit jouw organisatie. Doe de scan en zie meteen waar jij beter kan doen.
