L’easy flow de MAN Truck & Bus
Chaque mois, MAN Truck & Bus envoie des centaines d'envois recommandés et de relances par la poste. L’intégralité de ce processus est automatisée via EasyPost Connect. Clair, efficace et économique. Ellen Vanderweeën, assistante de direction : « Nos frais de port ont diminué d’environ 25 %. »
Que fait MAN Truck & Bus?
MAN Truck & Bus est un constructeur de véhicules utilitaires (fourgonnettes, camions, autobus, moteurs diesel et gaz) et un fournisseur de solutions de transport. L'entreprise emploie quelque 33 000 collaborateurs dans le monde. Ses clients sont principalement des grandes entreprises, des entreprises individuelles et des transporteurs.
Quels types de documents envoyez-vous à présent ?
Ellen : « Chaque mois, nous envoyons environ 500 à 750 courriers recommandés et relances par la poste. Si l'on y ajoute les lettres dans le cadre de campagnes de rappel, on a parfois plus de 2 000 documents. Nous utilisons Connect pour tout le courrier. Nous envoyons également des documents sous forme numérique. En collaboration avec EasyPost, nous étudions les flux de documents numériques que nous pouvons migrer vers Connect afin de pouvoir également les envoyer et les suivre via une plateforme centrale. »
Comment envoyiez-vous toutes ces lettres auparavant ?
Ellen : « Nous traitions nous-mêmes les petites quantités. Un collègue rapportait toutes les lettres à la maison, les pliait, les mettait dans des enveloppes et les affranchissait. Donc beaucoup de travail. Si une lettre n’était pas bien pliée, l’adresse n’était parfois pas visible dans la fenêtre de l’enveloppe et la lettre était renvoyée. Pour les plus grands volumes, nous sous-traitions l'ensemble du processus à une entreprise sociale d'insertion. »
De quelle manière utilisez-vous Connect?
Ellen : « Nous avons créé un flux de travail pour chaque type de document. Ces flux sont très clairs : je reçois un document numérique de mon collègue et je le télécharge dans Connect. Une fois contrôlé en interne et approuvé, EasyPost se charge de l'impression, du contrôle, de l'affranchissement et du suivi de ce document. »
« Avant, nous pliions nous-mêmes nos lettres, avec le risque que l'adresse ne soit pas bien lisible et que la lettre soit renvoyée. Maintenant qu'EasyPost prend en charge le processus d'impression et d'envoi postal, nous n'avons plus ce souci. » - Ellen Vanderweeën, assistante de direction chez MAN Truck & Bus
Quel est l’atout majeur de Connect?
Ellen : « Nous envoyons de nombreux documents importants tels que les cartes d’assurance et les documents d’immatriculation. Je peux voir si un envoi recommandé a été livré correctement grâce à la fonctionnalité track-and-trace de suivi et de traçabilité. »
« Nous faisons également de grosses économies. En cas de rappel, les clients reçoivent une lettre par véhicule. Auparavant, nous envoyions chaque lettre séparément via Connect. Ainsi, si un client possédait cinq véhicules, il nous fallait envoyer cinq lettres et payer cinq fois les frais de port. »
« EasyPost a trouvé une solution pour rendre ce processus moins cher. Le système envoie désormais toutes les lettres dans la même enveloppe. Cela permet d’économiser environ 25 % sur les frais de port. Et nous utilisons beaucoup moins de papier. Le fait qu'EasyPost se soit chargée de trouver une solution rapidement est typique de sa méthode de travail. Il est facile de contacter les conseillers de l’helpdesk et d'obtenir rapidement de l'aide. Ils connaissent nos processus, donc nous n’avons jamais besoin d’expliquer quoi que ce soit deux fois. »
« EasyPost connaît nos processus internes, nous n'avons donc jamais besoin d'expliquer quoi que ce soit deux fois. » - Ellen Vanderweeën, assistante de direction chez MAN Truck & Bus
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