L’easy flow de la commune de Lint
La commune de Lint envoie de nombreux documents au contenu sensible, mais ne parvenait pas à suivre le statut de l'envoi. Jusqu'à ce qu'elle commence à travailler avec EasyPost Connect. Ann Yzermans, secrétaire de la municipalité, déclare : « Nous avons désormais une vue d'ensemble du statut d'envoi de notre courrier sortant. Cela permet d'éviter beaucoup d'ambiguïtés.
Que fait la commune de Lint?
La commune de Lint (province d'Anvers) fournit des services locaux et politiques à plus de 8 500 habitants. Ces services sont très divers : affaires citoyennes, logement, éducation, garde d'enfants, affaires sociales, soins aux personnes âgées, etc. La commune s'occupe également des questions administratives relatives à l'état civil, aux impôts, aux permis, etc.
Quels documents envoyez-vous ?
Ann : « Nous envoyons principalement des factures et des rappels à nos citoyens. En outre, de nombreuses lettres émanant du service des affaires citoyennes, surtout pour des cartes d'identité sur le point d'expirer. Au total, il s’agit d’environ 500 documents par mois. »
Pourquoi avez-vous choisi les flux de documents numériques ?
Ann : « Pour avoir un aperçu de notre communication sortante. De par la loi, toute municipalité se doit de tenir un registre du courrier entrant et sortant. Mais le suivi manuel de tous les courriers sortants prend du temps et coûte cher à de nombreuses autorités locales, y compris la nôtre. Maintenant que nous travaillons avec Connect, nous connaissons précisement le nombre et la nature de nos courriers et nous pouvons vérifier le statut de envois en temps réel.
Comment travaillez-vous désormais avec Connect ?
Ann : « Nous téléchargeons un document sur la plateforme où les coordonnées sont lues et le document transmis à EasyPost. À partir de ce moment, EasyPost prend en charge l'ensemble du processus postal. »
« Nous envoyons également des e-mails sécurisés. Ceux-ci renvoient vers notre propre plateforme d'affaires citoyennes où les messages et les documents sont disponibles pour les résidents. Grâce à la sécurité supplémentaire, les destinataires sont assurés de la fiabilité du lien. Si le courrier sécurisé n'est pas ouvert, nous envoyons automatiquement une lettre via Connect quelques jours plus tard. »
« Nous utilisons également des codes QR POM, via un lien avec EasyPost Connect et POM Payment. Nous téléchargeons une facture et générons immédiatement un code QR sur notre plateforme de paiement. Très facile à utiliser pour nous-mêmes et les destinataires. »
« Autrefois, si une lettre urgente n’arrivait pas, il nous fallait lancer une procédure d’urgence. Avec Connect, nous pouvons anticiper cela. » - Ann Yzermans, assistante administrative de la commune de Lint
Quels sont les avantages de EasyPost Connect ?
Ann : « Avoir un aperçu du statut des envois est un atout énorme. Auparavant, nous avions des situations où des citoyens affirmaient ne pas avoir reçu de rappels de paiement. Vrai ou faux ? Impossible de vérifier. Ou bien des cas où une lettre concernant une carte d’identité périmée n'était pas envoyée correctement, ce qui nous forçait régulièrement à renouveler la carte via une procédure d’urgence. Une solution ennuyeuse et chronophage. Avec Connect, nous pouvons anticiper cela. »
« Nous économisons également beaucoup de temps et d’argent. Auparavant, dans chaque service, un collègue était chargé de la gestion du courrier. Ce collègue imprimait tout, mettait les lettres dans des enveloppes, apposait des étiquettes d'adresse, apportait les sacs postaux à la réception... Désormais, nous téléchargeons simplement les documents dans Connect et le reste se fait automatiquement. »
Profitez du confort qu'offrent les flux de documents numériques en un seul endroit
Quelle que soit la taille de votre organisation ou commune, avec EasyPost Connect, tout votre courrier est traité de manière numérique et sécurisée, sur une seule et même plateforme.
