L’easy flow de la commune de Destelbergen
Écoles, associations, entreprises, citoyens... En tant qu'autorité locale, vous devez communiquer avec différentes parties. Mais comment tenir compte des besoins de chacun en matière d'envoi de courrier ? La commune de Destelbergen a opté pour EasyPost Connect afin de numériser l'ensemble de son processus d'envoi. Bert Jonckers, expert en stratégie et gestion organisationnelle : "Grâce à Connect, nous touchons les citoyens par le canal de leur choix : numérique, postal, ou les deux."
Que fait la commune de Destelbergen ?
La commune de Destelbergen (Flandre orientale) fournit des services à près de 20.000 habitants. Ces services sont très divers : affaires citoyennes, logement, construction, environnement et nature, enseignement et garde d'enfants, loisirs, etc.
Comment envoyez-vous les documents ?
Bert : "Il n'y a pas si longtemps, nous envoyions tout par la poste. Cette façon de faire prenait beaucoup de temps et n'était pas en phase avec nos ambitions en matière de durabilité. En 2023, nous sommes passés à EasyPost Connect. Cette plateforme nous permet de créer des flux de travail pour toute notre communication, au niveau des différents services.
Cette numérisation est également très visible dans la pratique. Aujourd’hui, tous les services utilisent EasyPost Connect. Le courrier physique ne représente plus qu’une faible part : environ 70 envois sont collectés physiquement, et ce seulement deux fois par semaine. En revanche, une seule campagne numérique génère rapidement plus de 3 000 envois. Le service des affaires civiles envoie même aujourd’hui 95 % de ses documents via Connect. Le rapport 90/10 entre le numérique et le physique montre clairement à Destelbergen où se trouve l'avenir.
"Aujourd'hui, le service Affaires citoyennes envoie 95 % de ses documents via Connect.
Bert Jonckers, expert en stratégie et en gestion organisationnelle, commune de Destelbergen
Pourquoi avez-vous choisi EasyPost Connect ?
Bert : "Nous avons été l'une des premières entités publiques à mettre en œuvre Connect. Grâce à un encadrement avisé d'EasyPost, tout s'est déroulé sans problème. L'équipe a écouté attentivement nos besoins et fait le lien avec les possibilités de la plateforme. De plus, la plateforme Connect est très intuitive et conviviale. EasyPost fournit aussi une série d'outils pour vous aider, tels qu'un manuel et des tutoriels vidéo qui expliquent de façon plus détaillée des fonctionnalités spécifiques.
Comment la plateforme Connect vous aide-t-elle à mieux travailler ?
Bert: "Connect laat ons toe om op een toegankelijke manier te communiceren met de burger, door aan elke workflow verschillende verzendkanalen te koppelen. Stel dat de eBox van de ontvanger niet is geactiveerd, dan krijgt die het document automatisch via e-mail. Als ook het e-mailadres onbekend is, versturen we het document per post. Het volledige proces is geautomatiseerd en we kunnen de verzendingen traceren om zeker te zijn dat het document goed aankomt."
"Avec Connect, nous configurons les workflows en fonction des besoins d'envoi des destinataires. Ainsi, nous communiquons via le canal qu'ils préfèrent."
Bert Jonckers, expert en stratégie et gestion organisationnelle, commune de Destelbergen
"Un autre avantage est la durabilité : du fait que nous misons au maximum sur les canaux numériques, la montagne de papier se réduit considérablement. Les citoyens peuvent choisir de communiquer entièrement sans papier. Ils contribuent ainsi activement à nos efforts en matière de durabilité."
Qu'espérez-vous améliorer avec Connect à l'avenir ?
Bert : "À l'heure actuelle, 25 services de la commune travaillent déjà avec Connect. Nous testons actuellement différentes fonctionnalités, telles que les e-mails sécurisés ou une intégration avec un outil de signature électronique. Quel que soit l'avenir, avec Connect, nous sommes parés pour les années à venir. Cette plateforme est aisément modulable et peut évoluer selon nos besoins et avec d'autres outils."
Tous vos flux de documents numériques en un seul endroit, un atout à ne pas manquer !
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