L’easy flow de l’ADMR
L’ADMR mise résolument sur le digital depuis plusieurs années. L'entreprise sociale wallonne a modernisé son fonctionnement de l'intérieur – jusqu'au moindre courrier sortant. Avec des documents qui partent depuis sept sites et autant d'équipes administratives travaillant en parallèle, ce n'était pas une mince affaire. Stéphane Dandoy, directeur du service informatique, explique comment l’ADMR a rendu ses processus administratifs efficaces, transparents et tournés vers l'avenir grâce à EasyPost.
Que fait l’ADMR ?
L’Aide à Domicile en Milieu Rural est une entreprise sociale qui aide les personnes fragilisées à rester le plus longtemps possible chez elles. Forte de plus de 70 ans d'expérience et de 1 650 travailleurs – aides familiales, gardes à domicile, aides ménagères et ouvriers polyvalents – ADMR accompagne chaque année plus de 7 000 foyers dans 114 communes rurales de Wallonie.
Quels documents envoyez-vous ?
Stephane : « Principalement des factures pour les prestations réalisées. Nous les envoyons au bénéficiaire ou à sa mutualité. Nous transmettons également chaque semaine le planning de prestations à nos prestataires. »
« Nous envoyons aussi un certain nombre de documents liés aux RH, comme des contrats, et des documents destinés au conseil d'entreprise et à l'assemblée générale. En tout, cela représente environ 12 000 documents par mois. »
Pourquoi avoir choisi EasyPost ?
Stephane : « Sur chacun de nos sites, une ou deux personnes s'occupent à temps partiel du traitement du courrier. Avant, nous affranchissions tout nous-mêmes et bpost venait récupérer le courrier sur place. C'était un processus chronophage et nous manquions de visibilité : on ne savait jamais vraiment si un document avait bien été envoyé. Ça ne pouvait pas durer. »
« En cherchant une solution, nous avons découvert qu'EasyPost disposait d'un accord-cadre pour le courrier sortant en Wallonie. Cela signifiait que nous n'avions pas à rédiger notre propre cahier des charges et que nous pouvions démarrer presque immédiatement. Et le passage à EasyPost était aussi intéressant financièrement : nos coûts d'affranchissement sont désormais nettement inférieurs à ce que nous payions avant. »
« Nous voulions surtout savoir si notre courrier était vraiment envoyé. EasyPost nous a apporté cette certitude – et en plus, le bilan financier était au rendez-vous. » - Stephane Dandoy, directeur du service informatique
Comment travaillez-vous avec EasyPost ?
Stephane : « Nous gérons pratiquement toute notre administration sortante via EasyPost Connect. Dans la plateforme, nous avons créé des workflows distincts pour chaque type de document. »
« Nous travaillons principalement en mode "imprimer & envoyer" : nous n'avons qu'à déposer les documents dans la plateforme, EasyPost s'occupe du reste – imprimer, affranchir, trier et expédier. Nous n'avons plus à nous en préoccuper. »
Comment s'est passé le passage à EasyPost Connect ?
Stephane : « Nous avons démarré en juillet 2025 avec un test sur l'un de nos sites. A partir de septembre, tous les autres sites ont suivi. Sur chaque site, nous avons désigné trois responsables – un pour l'administratif, un pour les RH et un pour les finances – qui ont chacun suivi un onboarding en ligne avec EasyPost. Au niveau central, une collègue du service informatique a assuré le suivi du projet et soutenu les équipes locales. »
« Le changement n'est jamais évident. Mais grâce à un onboarding clair et un bon accompagnement, tout le monde a pu démarrer rapidement avec la nouvelle solution. » - Stephane Dandoy, directeur du service informatique
« Dans l'ensemble, la transition s'est déroulée sans accroc. Comme dans tout projet de changement, il y a eu quelques résistances ici et là, mais nous avons vite trouvé la bonne approche. Depuis le printemps 2026, nous tournons à plein régime sur EasyPost Connect. Je suis convaincu que même les plus sceptiques au départ ne voudront plus revenir en arrière. »
Quels sont les avantages d’EasyPost Connect ?
Stephane : « L'avantage le plus tangible, c'est la traçabilité. Nous travaillons avec trois types de profils dans la plateforme. Tout le monde voit en temps réel le statut de ses envois. Si un collègue est absent, quelqu'un d'autre peut prendre le relais immédiatement. Avant, c'était compliqué. »
« Et puis il y a l'aspect financier. Nos coûts d'affranchissement ont baissé, et les volumes que nous imprimons et affranchissons nous-mêmes sont presque réduits à zéro. Ce qui part encore en papier ? Les cartes de condoléances et les cartes de vœux – pour ça, on colle encore un timbre. Presque toutTout le reste part en digital. »
« EasyPost nous a fait réaliser que le papier était une habitude, pas une nécessité. » - Stephane Dandoy, directeur du service informatique
Quels sont vos projects pour l’avenir ?
« Nous continuons à miser résolument sur le digital avec EasyPost. La prochaine étape, c'est Doccle. Aujourd'hui, nos collaborateurs administratifs reçoivent déjà leurs fiches de paie via ce canal. Nous souhaitons maintenant proposer cela à l'ensemble de nos 1 600 prestataires sur le terrain. Nous étudions avec EasyPost comment y parvenir au mieux. »
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