De easy flow van gemeente Destelbergen
Scholen, verenigingen, bedrijven, burgers … Als lokaal bestuur moet je met verschillende partijen communiceren. Hoe houd je rekening met ieders verzendbehoeften? De gemeente Destelbergen koos voor EasyPost Connect om het hele verzendproces te digitaliseren. Bert Jonckers, deskundige strategie en organisatiebeheersing: "Vanuit Connect bereiken we burgers via het kanaal dat zij verkiezen: digitaal, per post, of allebei."
Wat doet gemeente Destelbergen?
De gemeente Destelbergen (Oost-Vlaanderen) verleent diensten aan bijna 20.000 inwoners. Haar takenpakket is zeer uiteenlopend: van burgerzaken over wonen en bouwen tot milieu en natuur, onderwijs en kinderopvang, vrije tijd en meer.
Hoe versturen jullie documenten?
Bert: "Niet zo lang geleden stuurden we alles per post. Dat was zeer tijdrovend en druiste in tegen onze ambities rond duurzaamheid. In 2023 maakten we de switch naar EasyPost Connect. In het platform stellen we workflows op voor al onze communicatie, op het niveau van de verschillende diensten.
Die digitalisering zie je ook duidelijk in de praktijk. Vandaag werken alle diensten met EasyPost Connect. Fysieke post is nog maar een minderheid: een 70-tal zendingen wordt fysiek opgehaald, en dat slechts twee keer per week. Daartegenover staan voor één digitale actie al snel een 3000-tal zendingen. De dienst burgerzaken verstuurt vandaag zelfs 95% van haar documenten via Connect. De 90/10-verhouding tussen digitaal en fysiek toont voor Destelbergen duidelijk waar de toekomst ligt.”
"Vanuit Connect bereiken we burgers via het kanaal dat zij verkiezen: digitaal, per post, of allebei."
Bert Jonckers, deskundige strategie en organisatiebeheersing gemeente Destelbergen
Waarom kozen jullie voor EasyPost Connect?
Bert: "We waren een van de eerste publieke entiteiten die Connect implementeerden. Dankzij de deskundige begeleiding van EasyPost is dat probleemloos verlopen. Het team luisterde aandachtig naar onze noden en koppelde die aan de mogelijkheden van het platform. Bovendien is het Connect-platform zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk. EasyPost biedt ook een aantal ondersteunende tools aan, zoals een handleiding en videotutorials die specifieke features verder uitleggen."
Hoe kunnen jullie dankzij Connect beter werken?
Bert: "Connect laat ons toe om op een toegankelijke manier te communiceren met de burger, door aan elke workflow verschillende verzendkanalen te koppelen. Stel dat de eBox van de ontvanger niet is geactiveerd, dan krijgt die het document automatisch via e-mail. Als ook het e-mailadres onbekend is, versturen we het document per post. Het volledige proces is geautomatiseerd en we kunnen de verzendingen traceren om zeker te zijn dat het document goed aankomt."
"In Connect stellen we de workflows op afhankelijk van de verzendbehoeften van de ontvangers. Zo communiceren we via het kanaal dat zij verkiezen."
Bert Jonckers, deskundige strategie en organisatiebeheersing gemeente Destelbergen
"Een ander voordeel is duurzaamheid: doordat we maximaal inzetten op digitale kanalen, verkleint onze papierberg aanzienlijk. Burgers kunnen ervoor kiezen om volledig papierloos te communiceren. Zo dragen zij zelf ook actief bij aan onze inspanningen rond duurzaamheid."
Wat hoop je in de toekomst nog met Connect te verbeteren?
Bert: "Er werken vandaag al 25 departementen binnen Destelbergen met Connect. We zijn volop aan het experimenteren met verschillende functionaliteiten, zoals beveiligde e-mails of een integratie met een e-signingtool. Wat de toekomst ook brengt, met Connect zitten we voor jaren goed. Het platform is vlot schaalbaar en kan mee evolueren met onze noden en andere tools."
Ervaar het gemak van digitale documentenstromen op één plek
Bedrijfspost, facturatie, administratie … Ongeacht de grootte van je organisatie of gemeente: met EasyPost Connect regel je het allemaal digitaal en veilig, en dat op één platform.
