L’easy flow de la commune de Lebbeke
Un quart d’heure de trajet jusqu'à la poste, un quart d’heure de retour, sans aucune visibilité sur ce qui arrivait ensuite à ce courrier : telle était la réalité quotidienne de la commune de Lebbeke. Jusqu'au jour où elle a fait appel à EasyPost. Aujourd'hui, la commune est entièrement déchargée de cette tâche : de la collecte et du traitement efficaces de grands volumes de courrier au suivi simplifié après envoi. Sofie Spinoy (service état civil), Nena Callaert (coordinatrice du point info) et Ann Seymoens (conseillère en politique communale) expliquent comment ce passage à EasyPost leur fait gagner du temps, de l'argent et de la sérénité.
Que fait la commune de Lebbeke?
Lebbeke est une commune de la région de la Dendre comptant environ 20 000 habitants et près de 350 collaborateurs. Les services sont variés : état civil, permis d'environnement, bibliothèque, police. La commune et la zone de police expédient ensemble en moyenne 20 000 documents par an, en envois ordinaires et recommandés.
Courrier sortant Lebbeke (2023)
| Commune | Police |
|---|---|
| 15 702 envois ordinaires non prioritaires | 2 766 envois ordinaires non prioritaires |
| 1 613 envois recommandés | 119 envois recommandés |
Qu'est-ce qui posait problème avant le passage à EasyPost ?
Sofie : « Avant, quelqu'un de notre service devait se rendre à la poste chaque jour ouvrable. Rassembler tout le courrier, le charger, faire l'aller-retour… Ça nous coûtait entre une demi-heure et une heure chaque jour. Sur l'année, ça représente un temps considérable – un temps précieux que nous ne pouvions pas consacrer à nos services aux citoyens. »
« De plus, nous n'avions aucune visibilité sur ce qui se passait ensuite avec nos envois. Impossible de prouver qu'un courrier avait bien été expédié. Cela ouvrait la porte à des discussions et des contestations. »
Comment EasyPost est-il apparu sur votre radar ?
Ann : « Nous sommes membres de la centrale d'achat AZO. Lorsque nous avons souscrit un abonnement pour d'autres achats, nous avons découvert qu'elle proposait également un accord-cadre pour le courrier sortant. La comparaison des prix avait déjà été faite pour nous. Les tarifs d'EasyPost sont inférieurs au tarif standard de bpost. C'est ce qui a fait pencher la balance. »
Quels documents envoyez-vous via EasyPost ?
Sofie : « Depuis deux ans maintenant, tout notre courrier papier passe par EasyPost : factures, avertissements-extraits de rôle, convocations pour les cartes d'identité, permis d'environnement, colis de la bibliothèque, envois recommandés… »
« Le processus est simple : nous rassemblons le courrier dans des sacs, EasyPost vient les chercher et s'occupe du reste. La collecte a lieu chaque jour à 14h30. Tout le monde sait que les sacs doivent être prêts pour cette heure-là. Et nous n'avons plus besoin d'envoyer quelqu'un à la poste. »
Avez-vous aujourd'hui une meilleure visibilité sur ce qui se passe avec votre courrier ?
Sofie : « Absolument. Grâce à la fonctionnalité track & trace dans le portail client, nous pouvons voir à tout moment si un document a bien été expédié. C'est une différence majeure, surtout pour les envois recommandés dans des dossiers sensibles – qu'il s'agisse d'une notification de changement de domicile d'un mineur, de permis de conduire envoyés à l'étranger ou de dossiers liés à une fraude à la domiciliation. Désormais, nous pouvons prouver en quelques clics que la commune a bien rempli son obligation de communication. »
Comment se passe la collaboration avec EasyPost?
Sofie : « Nous sommes très satisfaits. Au moment du démarrage, ils sont venus sur place pour expliquer le nouveau système. Aujourd'hui encore, nous sommes bien accompagnés. Dès que nous avons une question sur le portail ou sur un envoi spécifique, nous pouvons toujours contacter notre interlocuteur. Ce service réactif nous donne vraiment la tranquillité d'esprit.
Et la suite avec EasyPost ?
Nena: « EasyPost Connect, la plateforme d'envoi numérique d'EasyPost, est dans notre viseur depuis un moment. Nous aimerions y expérimenter les envois recommandés électroniques – plus efficaces pour nous et plus pratiques pour les citoyens. C'est parfaitement en phase avec notre ambition de faire évoluer la commune vers des services plus intelligents et plus accessibles. »
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Communiquez-vous déjà intelligemment avec chaque destinataire ?
Factures, rappels, relances : chaque jour, votre organisation envoie de nombreux documents. Faites le scan et voyez immédiatement où vous pouvez faire mieux.
