De easy flow van MAN Truck & Bus
MAN Truck & Bus verstuurt elke maand honderden aangetekende zendingen en aanmaningen per post. Dat hele proces is geautomatiseerd via EasyPost Connect: overzichtelijk, efficiënt en kostenbesparend. Ellen Vanderweeën, managementassistent: “Onze frankeerkosten zijn met zo’n 25 procent gedaald.”
Wat doet MAN Truck & Bus?
MAN Truck & Bus is fabrikant van bedrijfsvoertuigen (bestelwagens, vrachtwagens, bussen, diesel- en gasmotoren) en aanbieder van transportoplossingen. Het bedrijf heeft wereldwijd zo'n 33.000 medewerkers. Klanten zijn voornamelijk grote ondernemingen, eenmanszaken en transporteurs.
Welke documenten verzenden jullie vandaag?
Ellen: “Elke maand versturen we zo'n 500 tot 750 aangetekende zendingen en aanmaningen per post. Tellen we daar brieven als onderdeel van terugroepacties bij, dan zitten we soms aan ruim 2000 documenten. Voor alle post maken we gebruik van Connect. Verder versturen we ook digitaal documenten. We bekijken samen met EasyPost welke digitale documentenstromen we naar Connect kunnen migreren om ook die via een centraal platform te versturen en op te volgen.”
Hoe verstuurden jullie voorheen al die brieven?
Ellen: “Kleine oplages verwerkten we zelf. Een collega nam alle brieven mee naar huis, plooide ze, stak ze in enveloppen en frankeerde ze. Een hoop werk dus. Was een brief niet juist geplooid, dan was het adres soms niet zichtbaar in het venster van de envelop en werd de brief retour gestuurd. Bij grotere oplages besteedden we het hele proces uit aan een maatwerkbedrijf.”
Op welke manier gebruiken jullie Connect?
Ellen: “We bouwden voor elk documenttype een workflow. Die zijn heel overzichtelijk: ik ontvang een digitaal document van mijn collega en laad dat op in Connect. Na interne controle en goedkeuring verzorgt EasyPost het printwerk, de controle, frankering en opvolging."
“Voorheen plooiden we zelf onze brieven. Met het risico dat het adres niet goed leesbaar was en de brief terug werd gestuurd. Nu EasyPost het print- en postproces opneemt, is die zorg weg." - Ellen Vanderweeën, managementassistent MAN Truck & Bus
Wat is het grootste voordeel van Connect?
Ellen: “We versturen veel belangrijke documenten zoals verzekeringskaarten en inschrijvingsdocumenten. Via de track-and-tracefunctionaliteit kan ik zien of een aangetekende zending correct is afgeleverd.”
“Daarnaast besparen we veel kosten. Bij terugroepacties ontvangen klanten één brief per voertuig. Voorheen verstuurden we via Connect elke brief apart. Had een klant dus vijf voertuigen, dan verstuurden we vijf brieven en betaalden we vijf keer frankeerkosten.”
“EasyPost bedacht een oplossing om dit proces goedkoper te maken. Het systeem verstuurt nu alle brieven in dezelfde envelop. Dat scheelt zo’n 25 procent frankeerkosten. En we verbruiken veel minder papier. Het feit dat EasyPost zelf met een oplossing kwam, typeert hun werkwijze. De helpdesk is goed bereikbaar en je krijgt snel feedback. Ze kennen onze processen, dus we hoeven nooit iets twee keer uit te leggen.”
“EasyPost kent onze interne processen, waardoor we nooit iets twee keer hoeven uit te leggen." - Ellen Vanderweeën, managementassistent MAN Truck & Bus
Ga jij al op de slimste manier om met je documenten?
Facturen, aanmaningen, contracten … Er vertrekken dagelijks heel wat documenten vanuit je organisatie. Communiceer jij al slim, veilig en toegankelijk naar al je stakeholders? Vul de scan in en zie meteen waar jij beter kan doen.
