Veel ondernemers die overstappen op elektronische facturatie via Peppol vragen zich af of ze hun papieren of pdf-facturen nog moeten bewaren. Het korte antwoord: nee, zolang je e-facturen correct en conform de wetgeving worden opgeslagen.
E-facturen zijn juridisch volwaardig
E-facturen die via Peppol worden verzonden en ontvangen, zijn juridisch gelijkwaardig aan papieren of pdf-facturen. Ze voldoen aan alle wettelijke vereisten op vlak van btw en facturatie, op voorwaarde dat de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gegarandeerd zijn. Dat is precies waar Peppol voor zorgt.
Geen dubbele administratie meer
Wanneer je werkt met EasyPost, worden je e-facturen veilig en gestructureerd verwerkt. Je hoeft je facturen dus niet meer af te drukken of apart als pdf te archiveren “voor de zekerheid”. De elektronische versie geldt als het officiële document. Zo vermijd je dubbele administratie en bespaar je tijd en ruimte.
Bewaarplicht blijft bestaan
Hoewel papieren of pdf-facturen niet meer nodig zijn, blijft de wettelijke bewaarplicht uiteraard wel gelden. Facturen moeten gedurende de wettelijke termijn digitaal worden bewaard en raadpleegbaar blijven. EasyPost helpt hierbij door je facturen overzichtelijk en veilig te beheren, in combinatie met je boekhoud- of ERP-pakket.
Hoe EasyPost je hierbij ontzorgt
Door je boekhoudpakket te koppelen aan EasyPost Connect:
- Worden facturen elektronisch en conform de Peppol-standaard verzonden en ontvangen.
- Blijven je documenten digitaal beschikbaar voor controle, rapportage of audits.
- Voldoe je aan de wettelijke bewaarplicht zonder extra manuele handelingen.
Conclusie
De elektronische facturen via Peppol en EasyPost zorgen ervoor dat je voor nieuwe facturen die uitsluitend via Peppol worden ontvangen geen papieren of pdf-versies meer hoeft bij te houden. Eerder uitgegeven papieren of pdf-facturen moeten wel nog bewaard worden tot het einde van de wettelijke bewaartermijn (7 jaar in België). Je e-facturen zijn wettelijk geldig, veilig opgeslagen en eenvoudig raadpleegbaar. Zo werk je niet alleen efficiënter, maar ook volledig conform de regelgeving – zonder onnodige administratie.