De nombreux entrepreneurs qui passent à la facturation électronique via Peppol se demandent s’ils doivent encore conserver leurs factures papier ou PDF. La réponse simple : non, tant que vos factures électroniques sont stockées correctement et conformément à la législation.
Les factures électroniques ont une valeur juridique
Les factures électroniques envoyées et reçues via Peppol ont la même valeur juridique que les factures papier ou PDF. Elles répondent à toutes les exigences légales en matière de TVA et de facturation, à condition que leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité soient garanties. C’est exactement l’objectif de Peppol.
Plus de travail en double
Lorsque vous utilisez EasyPost, vos factures électroniques sont traitées de manière sécurisée et structurée. Vous ne devez donc plus imprimer vos factures ou les archiver séparément au format PDF « par mesure de sécurité ». La version électronique fait office de document officiel. Vous évitez ainsi le travail en double et économisez du temps et de l’espace.
L’obligation de conservation reste applicable
Bien que les factures papier ou PDF ne soient plus nécessaires, l’obligation légale de conservation reste bien sûr applicable. Les factures doivent être conservées sous forme numérique et rester consultables pendant la durée légale. EasyPost vous y aide en gérant vos factures de manière claire et sécurisée, en combinaison avec votre logiciel de comptabilité ou votre progiciel ERP.
Comment EasyPost vous facilite la vie
En connectant votre logiciel de comptabilité à EasyPost Connect :
- les factures sont envoyées et reçues par voie électronique, conformément à la norme Peppol ;
- vos documents restent disponibles sous forme numérique pour les contrôles, les rapports ou les audits ;
- vous respectez l’obligation légale de conservation sans opérations manuelles supplémentaires.
Conclusion
Si vous envoyez des factures électroniques via Peppol et EasyPost, vous n’avez plus besoin de conserver vos factures papier ou PDF. Les factures papier ou au format PDF émises antérieurement doivent toutefois être conservées jusqu'à l'expiration du délai de conservation légal (7 ans en Belgique). Vos factures électroniques ont une valeur légale, sont stockées en toute sécurité et sont facilement consultables. Vous travaillez ainsi non seulement plus efficacement, mais aussi en totale conformité avec la réglementation – sans administration inutile.