Facturen sturen via EasyPost

Met EasyPost kan je jouw facturatie volledig digitaliseren, automatiseren en versnellen, zodat facturen sturen sneller, eenvoudiger en volledig digitaal verloopt. EasyPost Connect biedt één centraal platform voor al je factuur- en documentstromen, zodat je administratieve last daalt en je cashflow verbetert.

Facturen digitaal sturen

1. ​Factuur aanleveren
Je maakt de factuur eerst op in je eigen systeem (ERP, facturatiesoftware of boekhoudsoftware). Je kan je opgemaakte facturen vervolgens op drie manieren aanleveren:

1. API-koppeling met je software
2. Upload via het EasyPost-portaal
3. Aanleveren via een sFTP-server
4. Aanleveren via e-mail

2. Kies het verzendkanaal
Daarna kan je in EasyPost het gewenste verzendkanaal. EasyPost biedt verschillende manieren om facturen naar de klant te versturen. Je kunt onder meer kiezen voor:

• Peppol: Elektronisch via het Peppol-netwerk, speciaal voorB2B-facturatie. Hiermee sluit je facturen direct aan op de boekhoudsystemen van zakelijke klanten.
• Beveiligde e-mail: Veilig en digitaal, met de factuur als PDF-bijlage of link. Dit is de aanbevolen optie voor digitale verzending, omdat het veiliger is dan gewone e-mail.
• Printen en verzenden: Jij uploadt, wij doen de rest: printen, frankeren en verzenden.
• Digitale aangetekende zending: Verstuur facturen veilig met een wettelijke ontvangstbevestiging, zodat elke verzending traceerbaar is.
• Doccle: Verstuur facturen rechtstreeks naar het digitale platform van Doccle. Ontvangers kunnen hun facturen daar veilig bekijken, downloaden en bewaren.

3. Verzend de factuur automatisch
Zodra je het verzendkanaal hebt gekozen, zorgt EasyPost via multichannel communicatie ervoor dat de factuur bij de klant aankomt. Jouw verzendkanaal niet beschikbaar of gelukt? Dan schakelen wij automatisch over op een ander verzendkanaal zoals printen en verzenden. Zo komt jouw factuur altijd aan.

4. Volg de status van de factuur
EasyPost biedt inzicht in de huidige status van alle facturen:

• Openstaand: De factuur is nog niet betaald.
• Betaald: De betaling is ontvangen en verwerkt.
• Achterstallig: De vervaldatum is verstreken en er is nog geen betaling ontvangen.
  Deze real-time statusupdate helpt je om altijd overzicht te houden over uitstaande betalingen.

5. Automatiseer herinneringen en opvolging
Stel automatische herinneringen in voor openstaande of achterstallige facturen. Zo minimaliseer je achterstallige betalingen zonder dat je handmatig hoeft te volgen

Rapportering en lange bewaring

EasyPost bewaart alle verzonden en ontvangen facturen met hun bijhorende bewijzen tot meerdere jaren, zodat je altijd kunt terugvinden wat er wanneer verzonden is en wat de status was, wat praktisch is bij audits of interne controles.

Slim en veilig facturen sturen met EasyPost

Facturen sturen via EasyPost betekent dat je facturatie slimmer, veiliger en toekomstbestendig wordt. Dankzij integratie met Peppol e-invoicing en andere verzendkanalen automatiseer je je volledige factuurstroom en behoud je volledige controle over status, bewijsvoering en compliance.