Envoyer des factures via EasyPost

Avec EasyPost, vous pouvez entièrement numériser, automatiser et accélérer votre facturation, afin que l’envoi de factures soit plus rapide, plus simple et 100 % digital. EasyPost Connect offre une plateforme centrale unique pour l’ensemble de vos flux de factures et de documents, ce qui réduit votre charge administrative et améliore votre trésorerie.

Envoyer des factures numériquement

1. Fournissez-nous les factures
Vous créez d’abord la facture dans votre propre système (ERP, logiciel de facturation ou logiciel de comptabilité). Vous pouvez ensuite transmettre vos factures préparées de quatre manières :

1. Intégration API avec votre logiciel
2. Via le portail EasyPost
3. Via un serveur sFTP
4. Par e-mail

2. Choisissez le canal d’envoi
Ensuite vous pouvez choisir le canal d’envoi souhaité. EasyPost propose différentes manières d’envoyer des factures au client. Vous pouvez notamment opter pour :

• Peppol : Électronique via le réseau Peppol, spécialement pour la facturation B2B. Vous connectez ainsi vos factures directement aux systèmes comptables de vos clients professionnels.
• E-mail sécurisé : Sûr et numérique, avec la facture en pièce jointe PDF ou via un lien. C’est l’option recommandée pour l’envoi digital, car elle est plus sûre qu’un e-mail classique.
• Imprimer et envoyer : Vous importez votre facture, nous nous occupons du reste : impression, affranchissement et envoi.
• Envoi recommandé numérique : Envoyez vos factures en toute sécurité avec un accusé de réception légal, afin que chaque envoi soit traçable.
• Doccle : Envoyez des factures directement vers la plateforme numérique de Doccle. Les destinataires peuvent y consulter, télécharger et conserver leurs factures en toute sécurité.

3. Envoyez la facture automatiquement
Une fois que vous avez choisi le canal d’envoi, EasyPost veille, via la communication multicanal, à ce que la facture parvienne au destinataire. Votre canal d’envoi n’est pas disponible ou l’envoi a échoué ? Nous basculons alors automatiquement vers un autre canal d’envoi, comme l’impression et l’envoi postal. Ainsi, votre facture arrive toujours à destination.

4. Suivez le statut de la facture
EasyPost vous donne une visibilité sur le statut actuel de toutes les factures :

• En attente : la facture n’a pas encore été payée.
• Payée : le paiement a été reçu et traité.
• En retard : la date d’échéance est dépassée et aucun paiement n’a encore été reçu.

Cette mise à jour du statut en temps réel vous aide à garder une vue d’ensemble sur les paiements en attente.

5. Automatisez les rappels et le suivi
Configurez des rappels automatiques pour les factures en attente ou en retard. Vous réduisez ainsi les paiements en retard sans devoir effectuer un suivi manuel.

Rapports et conservation à long terme

EasyPost conserve toutes les factures envoyées et reçues, ainsi que leurs justificatifs, pendant plusieurs années. Vous pouvez ainsi toujours retrouver ce qui a été envoyé, à quel moment et quel en était le statut, ce qui est pratique lors d’audits ou de contrôles internes.

Envoyer des factures de manière intelligente et sécurisée avec EasyPost

Envoyer des factures via EasyPost signifie que votre facturation devient plus intelligente, plus sécurisée et pérenne. Grâce à l’intégration avec la facturation électronique Peppol et d’autres canaux d’envoi, vous automatisez l’ensemble de votre flux de factures tout en gardant un contrôle total sur le statut, les preuves et la conformité.