De easy flow van Labo Maenhout - Medilab
Labo Maenhout – Medilab is een groep van klinische laboratoria met een sterke focus op innovatie. Om hun uitgaande documentstromen efficiënter en toekomstgericht te maken, klopte het labo aan bij EasyPost. Met ons digitale verzendplatform EasyPost Connect versturen ze elke maand zo’n 10.000 documenten via verschillende digitale en fysieke verzendkanalen – snel, veilig en volledig geautomatiseerd.
Wat doet Labo Maenhout - Medilab?
Labo Maenhout werd in 1979 in Waregem opgericht door apotheker-bioloog Patrick Maenhout. Het laboratorium ondersteunt dagelijks de eerstelijnsgezondheidszorg met een breed en betrouwbaar aanbod aan medische analyses. In 2017 nam zijn jongste zoon Thomas de leiding over.
Eind 2023 fuseerde Labo Maenhout met het Gentse Medilab om samen een sterke en toekomstgerichte positie in Oost- en West-Vlaanderen uit te bouwen.
Welke documenten versturen jullie?
Thomas: “Het gros van onze uitgaande documenten is facturen. Een arts schrijft een voorschrift uit, wij voeren de gevraagde onderzoeken uit en factureren achteraf. Een deel van die facturatie gaat naar de mutualiteit, de remgeldfactuur sturen we rechtstreeks naar de patiënt. Daarnaast versturen we nog een beperkt aantal rapporten naar patiënten die hun resultaten zelf willen inkijken. Met onze twee labo’s samen versturen we zo’n 10.000 documenten per maand.”
Waarom kozen jullie voor EasyPost?
Thomas: “Wat ons over de streep trok, is de grote keuze aan verzendkanalen in EasyPost Connect. My eBox is bijvoorbeeld ideaal voor ons, omdat we via de mutualiteit altijd over het rijksregisternummer van de patiënt beschikken. Ook beveiligde mail is een interessant kanaal om gevoelige data over allerlei onderzoeken op een veilige manier te verzenden.”
“De brede waaier aan verzendkanalen in EasyPost Connct bood veel potentieel om onze documentenstromen futureproof te maken.” - Apotheker-bioloog Thomas Maenhout
Hoe werken jullie samen met EasyPost?
Thomas: “We hebben al verschillende workflows gebouwd in EasyPost Connect. Wanneer een document niet via e-mail kan worden afgeleverd, stuurt het platform automatisch een fysiek exemplaar per post. Alles is door ons geconfigureerd: van de flows met de intuïtieve drag-and-dropfunctie tot de flexibele e-mailtemplates. Dat vergde in het begin wat werk, maar nu kunnen we met een paar klikken grote volumes documenten klaarzetten en verzenden.”
“Zodra alle flows correct ingesteld zijn, is het een kwestie van minuten om grote volumes documenten te verzenden. Met een enorme tijdswinst als gevolg.” - Apotheker-bioloog Thomas Maenhout
Verder maken we ook gebruik van de POM-integratie. Zo kunnen we op elke factuur een QR-code toevoegen, waardoor de ontvanger nog sneller en eenvoudiger kan betalen.
Wat zijn de voordelen van EasyPost Connect?
Thomas: “Los van de tijdswinst hebben we nu veel meer controle. We kunnen zelf bepalen hoe elke flow verloopt en op elk moment de status van documenten opvolgen. De traceerbaarheid en flexibiliteit maken een wereld van verschil. Het past perfect binnen onze lean aanpak: we zorgen dat alle data vanaf het begin netjes geregistreerd wordt, zodat het hele proces vlot en foutloos verloopt.”
“De flexibiliteit van EasyPost Connect laat ons toe alles zelf te beheren en op te volgen, zonder tussenkomst van een externe partij.” - Apotheker-bioloog Thomas Maenhout
Ga jij al op de slimste manier om met je documenten?
Facturen, aanmaningen, herinneringen … Er vertrekken dagelijks heel wat documenten vanuit je organisatie. Communiceer jij al slim, veilig en toegankelijk naar al je stakeholders? Doe de scan en zie meteen waar jij beter kan doen.
