4 tips om het versturen van facturen te optimaliseren

Manueel facturen versturen en opvolgen kost tijd en geld. Met enkele eenvoudige ingrepen maak je je facturatieproces veel efficiënter. In deze blog zetten we 4 tips op een rij. De rode draad: automatisatie.

Tip 1: Ontdoe je team van repetitief werk

Bij factureren komt heel wat kijken: facturen correct opmaken, naar de juiste personen versturen, betalingen opvolgen, herinneringen sturen als klanten de betaaltermijn overschrijden … En niet te vergeten: ondertussen ook alle inkomende facturen van leveranciers tijdig verwerken.

Een hele boterham dus. Maar ook veel repetitieve taken. Door die te automatiseren, komt er ruimte vrij voor ander, complexer werk. Het automatiseren zelf kost in het begin wat tijd – je moet systemen leren hoe ze een bepaalde taak moeten uitvoeren. Maar op de lange termijn win je er veel meer tijd en dus geld mee. En je elimineert het risico op menselijke fouten – een win-win over de hele lijn.

Tip 2: Overweeg een SEPA-domiciliëring voor je facturen

Via een SEPA-domiciliëring kan je de betaling van facturen rechtstreeks bij je bank aanvragen. Ze wordt per direct uitgevoerd, zonder tussenkomst van de klant. Dat is voor beide partijen voordelig:

• Als klant hoef je zelf geen overschrijving meer te doen. Je ziet betalingen niet over het hoofd, krijgt geen herinneringskost en het is supersnel.
• Als leverancier heb je geen werk met openstaande betalingen of de opvolging ervan en heb je een betere cashflow.

Enige disclaimer: je moet investeren in een betalende software. Denk vooraf goed na of een SEPA-domiciliëring voor jou relevant is. Kijk daarbij vooral naar de grootte van je organisatie en het aantal klanten en facturen. Hoe groter en hoe meer klanten, hoe groter de voordelen.

Tip 3: Integreer je IT-landschap

Door digitale tools en softwares met elkaar te integreren, kan je hun functionaliteiten versterken. Wist je bijvoorbeeld dat er AI-tools bestaan die data uit je mail uitlezen en naar je CRM sturen? De AI leert welke info waar staat en kan zo overeenkomstige velden naadloos matchen. Het gevolg: je wint tijd en je verhoogt je focus door meteen in de meest geschikte tool te werken.

Tip 4: Verstuur documenten via een centraal platform

Met een platform als EasyPost Connect digitaliseer en centraliseer je al je documentenstromen. Op die manier kan je documenten en facturen automatisch versturen via een waaier aan kanalen: mail, post, eBox, een combinatie ... Faalt het eerste verzendkanaal? Dan wordt het volgende vanzelf getriggerd. Zo ben je er zeker van dat je boodschap altijd bij de bestemmeling aankomt. En op het platform bewaar je het overzicht over al je verzendingen.

Ervaar het gemak van digitale documentenstromen op één plek

Bedrijfspost, facturen, administratie … Ongeacht de grootte van je organisatie of gemeente: met EasyPost Connect regel je het allemaal digitaal en veilig, en dat op één platform.