Veelgestelde vragen over Peppol facturen

Vanaf 1 januari 2026 is het voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht om gestructureerde elektronische facturen (Peppol facturen) te gebruiken voor transacties onderling. Dit betekent een aanzienlijke verandering in de manier waarop bedrijven factureren en hun administratie voeren. Hieronder beantwoorden we enkele veelgestelde vragen over deze nieuwe verplichting en bieden inzichten om je te ondersteunen bij de omschakeling naar de nieuwe verplichting.

Wat houdt de verplichting tot Peppol facturen precies in?

Vanaf 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige bedrijven hun facturen elektronisch verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk. Dit houdt in dat Peppol facturen in een gestructureerd formaat worden uitgewisseld tussen de software van beide ondernemingen. Het versturen van een pdf-factuur via e-mail is dan niet langer voldoende.

Voor welke bedrijven zijn Peppol facturen verplicht?

De verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die goederen of diensten leveren aan andere btw-plichtige bedrijven binnen België. Er zijn enkele uitzonderingen (efactuur.belgium.be), zoals:

• B2C-transacties: Transacties met particulieren vallen niet onder de nieuwe wetgeving.
• Bepaalde vrijgestelde ondernemingen: Bijvoorbeeld bedrijven die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten of onder een forfaitaire regeling vallen.

Het is belangrijk om altijd de meest recente wet- en regelgeving te controleren bij officiële bronnen of een belastingadviseur te raadplegen voor specifieke situaties.

Wat is Peppol en hoe werkt het?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een gestandaardiseerd systeem dat zorgt voor een veilige en efficiënte uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven en overheden. Via dit netwerk kunnen ondernemingen eenvoudig, snel en veilig elektronische facturen uitwisselen. Om gebruik te maken van Peppol, moet jouw facturatie- of boekhoudsoftware een beveiligde connectie maken met het Peppol-netwerk.

Welke software heb ik nodig voor Peppol facturen?

Je hebt software nodig die compatibel is met het Peppol-netwerk. EasyPost biedt een eigen krachtige oplossing aan voor gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk. Onze service zorgt voor een naadloze integratie, zodat je eenvoudig en efficiënt elektronische facturen kunt verzenden en ontvangen.

Zijn er fiscale voordelen verbonden aan de overstap naar Peppol facturen?

Ja, om bedrijven te ondersteunen bij de overstap naar e-facturatie, heeft de overheid enkele fiscale maatregelen ingevoerd:

• Verhoogde investeringsaftrek: Vanaf 1 januari 2025 verhoogt de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20%.
• Verhoogde kostenaftrek: In de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 mogen kleine kmo's en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen voor factureringspakketten. (efactuur.belgium.be)

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

De overstap naar e-facturatie brengt diverse voordelen met zich mee:

• Snellere betalingen: Facturen worden automatisch verwerkt, wat de doorlooptijd verkort en de cashflow verbetert.
• Minder fouten: Handmatige invoer wordt beperkt, waardoor het risico op typefouten en factuurdiscrepanties afneemt.
• Verbeterde beveiliging: Via Peppol worden facturen rechtstreeks tussen systemen uitgewisseld, wat bescherming biedt tegen fraude en verlies.
• Lagere administratiekosten: Automatisering zorgt voor minder papierwerk en een efficiënter facturatieproces.

Hoe bereid ik mij het best voor op e-invoicing?

In 2026 wordt e-invoicing verplicht in België. Tot die tijd heb je nog de vrijheid om te kiezen hoe je jouw facturen opstelt, verstuurt en ontvangt.

Het is verstandig om vóór 2026 over te stappen op e-invoicing. Een efficiënte, digitale bedrijfsadministratie geeft je namelijk meer tijd voor je klanten en kernactiviteiten. Ga in gesprek met onze experts en ontdek hoe EasyPost bedrijven helpt zich klaar te stomen voor e-invoicing.