Alles over eBox voor overheidsinstanties en (semi)publieke organisaties

Veel publieke entiteiten zijn al aangesloten op eBox, maar gebruiken het niet actief. En dat is zelden een technisch probleem. Vaak ontbreken de juiste workflows, de interne afstemming of de begeleiding om echt die digitale overstap te maken. Zonde, vinden wij. Want wie die stap zet, communiceert sneller, goedkoper én veiliger.

​​"Ik denk dat we eBox sowieso gaan moeten inzetten in de toekomst. Omdat de wereld meer en meer digitaal wordt. En omdat we op die manier ook kosten kunnen besparen." - Bart Evens, Diensthoofd ICT bij Gemeente Oudsbergen

Inhoudstafel

In deze gids leer je alles over eBox:

• Wat is eBox?
• ​De eBox-wetgeving (KB 12440)
• Welke documenten kan je via eBox versturen?
• Wat zijn de voordelen van eBox?
• Hoe werkt eBox voor verzenders?
• Waarom eBox alleen niet altijd volstaat
• eBox in een multi-channel strategie: zo bereik je elke ontvanger
• EasyPost Connect: digitaal waar het kan, papier waar het moet
• ​Oproep aan lokale besturen
• Veelgestelde vragen over eBox

​​Wat is eBox?

Terug naar inhoudstafel
eBox is het officiële digitale verzendkanaal voor overheidsinstanties en (semi)publieke organisaties. Denk bijvoorbeeld aan organisaties met een opdracht binnen de gerechtelijke werking of instellingen uit de gezondheidssector. Je communiceert snel, goedkoop en veilig met burgers via eBox Citizen en met bedrijven via eBox Enterprise. Aanslagbiljetten, ziekenhuisfacturen, informatie over wegenwerken: officiële documenten belanden rechtstreeks in de digitale brievenbus van de ontvanger. Handig, toch?

​De elektronische brievenbus bestaat in dus twee varianten:

De hoge penetratiegraad van eBox Citizen

“Al 4,4 miljoen burgers hebben eBox geactiveerd. Dat is 37,4% van de Belgische bevolking, en dat aantal is anno 2026 met 500.000 gebruikers gegroeid ten opzichte van het jaar voordien.” - Jos Fischer, Commercieel Directeur bij EasyPost

​Dat zijn indrukwekkende cijfers, maar ze vertellen niet het volledige verhaal voor jouw organisatie. Want de penetratiegraad verschilt sterk per regio, per doelgroep en per leeftijdscategorie. Als publieke organisatie wil je weten hoeveel van jouw specifieke ontvangers effectief een actieve eBox hebben, voor je beslist hoe je je documentstroom digitaliseert.

​Daarvoor bestaat een handig tool: via apps.digital.belgium.be/d3sp bereken je de lokale penetratiegraad van eBox Citizen voor jouw doelgroep. Upload een Excel-bestand met tot 25.000 rijksregisternummers en je ziet meteen hoeveel van die ontvangers een actieve eBox hebben. Zo maak je een gefundeerde keuze over je verzendstrategie.

​De eBox-wetgeving (KB 12440)

Terug naar inhoudstafel
​Sinds de wet van 27 februari 2019 stimuleert de Belgische overheid de overstap van papieren naar digitale berichtenuitwisseling.

Het Koninklijk Besluit 12440 (2.6 artikel 6) maakt die overstap voor een specifieke groep bindend: ​sinds 1 januari 2025 zijn alle publieke instanties die jaarlijks meer dan 20.000 documenten versturen verplicht zich aan te sluiten op eBox. Dat geldt voor gemeenten, provincies, ziekenhuizen, gerechtsdeurwaarders en andere (semi)publieke organisaties die op regelmatige basis officieel communiceren met burgers of bedrijven.

​En je leest het goed: aansluiten is verplicht, versturen (nog) niet. Wat verderop lees je waarom het toch interessant is om eBox actief en structureel te gebruiken.

Verstuur je minder dan 20.000 berichten per jaar? Dan is de aansluiting op eBox nog niet verplicht, maar wél sterk aanbevolen. De digitale brievenbus wordt immers de standaard voor officiële overheidscommunicatie en de drempel kan in de toekomst worden verlaagd. Zo ontstaat er één centrale, beveiligde digitale brievenbus voor officiële communicatie tussen overheid, burgers en bedrijven.

​​Wat met minderjarigen als ontvanger?

Voor organisaties die regelmatig communiceren met gezinnen of jongeren, zoals ziekenhuizen, is het belangrijk om te weten dat minderjarigen een aparte status hebben binnen eBox.

• Kinderen jonger dan twaalf jaar hebben géén eBox. Documenten voor hen worden nog steeds op papier bezorgd. Zorg er dus als verzender voor dat je communicatiestrategie hiervoor een automatische terugval op papier voorziet.
• Kinderen vanaf twaalf jaar kunnen een eBox activeren met hun eID. Heeft een minderjarige een actieve eBox? Dan ontvangen zij documenten, zoals attesten voor medische of tandheelkundige verzorging, rechtstreeks in hun eigen digitale brievenbus.
• Opgelet: Ouders of voogden hebben toegang tot de eBox van het kind via de eID van het kind. Er is géén automatische doorsturing van eBox-berichten van een minderjarige naar de eBox van de ouder.

​​Welke documenten kan je via eBox versturen?

Terug naar inhoudstafel
Via eBox verstuur je officiële documenten die burgers of bedrijven wettelijk of administratief nodig hebben: kennisgevingen, beslissingen, vergunningen, attesten en facturen die de ontvanger verplicht moet kunnen raadplegen. Correcte aflevering is daarbij essentieel.

​Krijg een gratis analyse van je documentstromen →

​​​Voorbeelden van documenten naar burgers (via eBox Citizen)

• Fiscale documenten: belastingaanslagen, btw-aangiften, fiscale attesten
• Sociale en gezondheidsdocumenten: RSZ-documenten, uitkeringsberichten, terugbetalingsoverzichten, ziekenhuisfacturen
• Juridische kennisgevingen: verkeersboetes, administratieve sancties, gerechtelijke kennisgevingen
• Lokale bestuursdocumenten: omgevingsvergunningen, informatie over wegenwerken, gemeentelijke beslissingen
• Officiële overheidscommunicatie: subsidiebeslissingen, erkenningen, aankondigingen

​​"Brieven in het kader van openbare onderzoeken voor omgevingsvergunningen naar de aanpalende eigenaars, die gebeuren nu nog altijd aangetekend via de post. Op zich kan dat perfect via eBox." - Schirley Cordy, Beleidscoördinator bij Stad Oostende

​​​Voorbeelden van documenten naar bedrijven (via eBox Enterprise)

​Bedrijven ontvangen via eBox Enterprise officiële overheidsdocumenten zoals RSZ-aangiften, btw-berichten en andere administratieve kennisgevingen. Belangrijk: bedrijven zijn verplicht eBox Enterprise te activeren voor officiële communicatie met de overheid. Commerciële documenten en facturen van bedrijf naar bedrijf vallen buiten het toepassingsgebied van eBox.

​Wat met aangetekende zendingen?

​Erkende overheidsinstanties hebben binnen eBox twee verzendopties:

1. Gewone documenten: rechtstreeks bezorgd in de digitale brievenbus van burgers en bedrijven, vergelijkbaar met een klassieke brief maar volledig digitaal.
2. Aangetekende zendingen: door bij de verzending de optie aangetekend aan te vinken.

Hoewel aangetekende zendingen via eBox in de Belgische wetgeving juridisch gelijkgesteld zijn aan QeRDS-zendingen. Volgens onze visie is er toch een verschil in bewijskracht. eBox levert na verzending een bewijsdocument af via FOD BOSA. Een QeRDS-zending via EasyPost gaat verder: elke zending omvat een notificatie én een gedetailleerd bewijsrapport met geaccrediteerde tijdstempels voor elke stap in het verzend- én openingsproces. Bovendien authenticeert de ontvanger zich bij elke zending uniek via itsme of eID, wat een unieke identificatie per zending oplevert. Zo beschik je als afzender over een onomstotelijke en individueel verifieerbare bewijspositie. Wil je die extra bewijskracht? Kies dan voor een QeRDS-zending via EasyPost, gecertificeerd als QTSP (Qualified Trust Service Provider).

​“Onze QTSP-status betekent dat onze time stamping gevalideerd is. De tijdstippen die wij registreren, hebben dus een erkend vertrouwensniveau. Daardoor kunnen lokale besturen via ons platform ook digitale aangetekende zendingen versturen. In combinatie met onze ISO 27001-certificering biedt dat een sterke basis van vertrouwen, veiligheid en betrouwbaarheid.” - Jos Fischer, Commercieel Directeur bij EasyPost

​​​Wat zijn de voordelen van eBox?

​​Terug naar inhoudstafel
Voor overheidsinstanties en (semi)publieke organisaties biedt eBox een reeks concrete voordelen ten opzichte van papieren post:

​✔ Gegarandeerde, snelle en beveiligde aflevering: Documenten komen meteen rechtstreeks in de digitale brievenbus van de ontvanger terecht, zonder risico op verlies, beschadiging of onderschepping. eBox voldoet aan de strenge Belgische en Europese veiligheidsnormen voor officiële communicatie.

✔ Aanzienlijke kostenbesparing: Geen papier, geen drukkosten, geen portkosten. Een bericht via eBox kost een fractie van papieren post, en dat loopt snel op als je organisatie jaarlijks duizenden documenten verstuurt.

✔ Snellere opvolging en minder administratie: Documenten worden onmiddellijk bezorgd en zijn direct raadpleegbaar. Geen wachttijden door postvertraging, geen inkomende telefoontjes van ontvangers die hun brief kwijt zijn. Je medewerkers winnen tijd voor wat er écht toe doet.

✔ Altijd toegankelijk voor de ontvanger: Burgers en bedrijven kunnen hun documenten op elk moment online raadplegen, zonder risico op verlies. Dat vermindert ook het aantal vragen aan je loket of contactcenter.

✔ Eenvoudig te integreren in bestaande systemen: eBox kan worden gekoppeld aan bestaande ERP- en documentbeheersystemen. Met EasyPost Connect beheer je eBox en al je andere verzendkanalen vanuit één centraal platform, zonder extra technische inspanningen. Zo verlopen verzendingen volledig automatisch vanuit je eigen werkomgeving.

​​Hoe werkt eBox voor verzenders?​

​Terug naar inhoudstafel

​Stap 1: Word eBox-verzender​​

Om via eBox te kunnen verzenden, moet je organisatie formeel geregistreerd zijn als eBox-verzender. Dat is verplicht. Is dat nog niet gebeurd? Dan doe je dat gratis via het eBox Self Service Portaal voor eBox Citizen en via CSAM voor eBox Enterprise (enkel mogelijk als officiële vertegenwoordiger van de organisatie). Na activatie ontvang je je BOSA-overeenkomst en mag je documenten via eBox versturen.

​Stap 2: Regel een eBox-aansluiting

Daarna heb je een keuze: welke aansluiting past het best bij jouw organisatie?

• ​Aansluiten als document sender: je sluit je organisatie rechtstreeks aan op eBox en beheert de technische verbinding intern. Je stapt dus in een langdurig traject om een rechtstreekse eBox-koppeling mogelijk te maken. Dit vraagt dus technische kennis, interne afstemming en extra kosten.
• Aansluiten via een document service provider: je werkt via een platform dat berichten doorstuurt naar eBox namens jouw organisatie. Eenvoudig in gebruik, maar beperkt in mogelijkheden: het gaat om een doorgeefluik zonder actieve rol in het bewaren, beveiligen of opvolgen van je documenten. Statusregistratie en documentbewaring op het hoogste beveiligingsniveau zijn niet inbegrepen. Bovendien is een automatische terugval op een alternatief verzendkanaal niet of moeilijk te realiseren via dit traject.
• Aansluiten via een erkende document provider: je werkt via een erkende document provider zoals EasyPost die niet alleen de technische aansluiting regelt, maar ook een actieve rol opneemt in de volledige documentenstroom, inclusief bewaring, beveiliging en opvolging. Het enige wat jij moet doen, is de BOSA-overeenkomst uploaden. Daarna ben je klaar om te verzenden via eBox. Je gaat dus sneller en eenvoudiger van start. EasyPost is de enige private document provider in België.

​“EasyPost heeft bewust gekozen om document provider te worden, en niet zomaar document service provider. We zijn dus niet louter een doorgeefkanaal. Als document provider nemen we een actieve rol op in uitgaande communicatie, inclusief het bewaren, beveiligen en opvolgen van documenten. Dat geeft ons een unieke positie in de markt, zeker voor officiële communicatie waarbij bewijskracht en vertrouwen essentieel zijn.” - Jos Fischer, Commercieel Directeur bij EasyPost

​​De keuze heeft een grote impact op de complexiteit van de technische implementatie, de doorlooptijd van het traject en de juridische verantwoordelijkheid.

​Stap 3: Verzend via eBox

​​Eenmaal aangesloten verloopt het verzendproces grotendeels identiek en automatisch.

​​Je documenten worden automatisch verstuurd via eBox

Via een integratie met software zoals EasyPost Connect worden je documenten automatisch doorgestuurd naar eBox. Als afzender bepaal je zelf hoe elke zending eruitziet: voeg de naam en het logo van je organisatie en/of afdeling toe, kies het documenttype en stel de geldigheidsduur in.

Vanuit eBox worden je documenten veilig en versleuteld verstuurd naar de digitale brievenbus van de ontvanger. Bovendien heb je de mogelijkheid om over te schakelen naar een alternatief kanaal als de ontvanger geen actieve eBox heeft. Denk aan beveiligde e-mail of zelfs ‘print & post’. Handig, toch?

Wil je liever manueel te werk gaan? Dan upload je documenten gewoon rechtstreeks via het eBox-portaal.

​De ontvanger krijgt een melding

De ontvanger krijgt automatisch een notificatie: een e-mail of een melding in eBox. Burgers ontvangen die via My eBox, bedrijven via eBox Enterprise. Het document blijft toegankelijk, zonder risico op verlies.

​Jij volgt elke verzending automatisch op

​Je vindt de status van elke verzending, inclusief datum en tijdstip van aflevering en opening, terug in het verzendregister. Werk je via API? Dan zijn die statusmeldingen ook rechtstreeks beschikbaar in je eigen ERP-pakket.

​​Waarom eBox alleen niet altijd volstaat

​Terug naar inhoudstafel
eBox is voor overheidsinstanties en (semi)publieke organisaties een krachtig en efficiënt verzendkanaal. Maar het heeft ook beperkingen waar je als verzender rekening mee moet houden:

• Niet elke ontvanger heeft een actieve eBox: Burgers moeten hun eBox zelf activeren via CSAM. Bedrijven zijn verplicht eBox Enterprise te gebruiken voor communicatie met de overheid, maar activering is niet altijd al gebeurd. Is de brievenbus niet actief? Dan kan het document niet worden afgeleverd.
• ​​Niet elke ontvanger controleert eBox regelmatig: Sommige burgers en bedrijven loggen slechts sporadisch in op hun digitale brievenbus. Belangrijke documenten kunnen zo onopgemerkt blijven, met mogelijke juridische of operationele gevolgen.
• Niet alle documenten mogen verstuurd worden via eBox: Promotie of reclame vallen buiten het toepassingsgebied van eBox. Voor die communicatie heb je sowieso een alternatief verzendkanaal nodig.

Geen van deze beperkingen maakt eBox minder waardevol. Ze maken wél duidelijk dat eBox het sterkst is als onderdeel van een bredere communicatiestrategie, waarbij je automatisch schakelt naar het juiste kanaal op het juiste moment.

​​eBox in een multi-channel strategie: zo bereik je elke ontvanger

​​​"Wij kiezen er bewust voor om alle herinneringen en aanmaningen op papier te blijven versturen, om er zeker van te zijn dat er niks misloopt." - Dirk De Meutter, Stafmedewerker ICT bij IVAREM

​Herkenbaar. Je wil er gewoon zeker van zijn dat elk belangrijk document aankomt. Maar je hoeft daarvoor niet te kiezen tussen digitaal of papier. De beperkingen van eBox (een inactieve brievenbus, een ontvanger die zelden inlogt, documenten die buiten het toepassingsgebied vallen) los je op met een multi-channel aanpak. Niet door eBox te vervangen, maar door het slim te combineren met andere verzendkanalen. Zo komt elk document altijd bij de juiste persoon terecht, ongeacht het kanaal dat de ontvanger gebruikt. Want de essentie blijft: je wilt dat je boodschap altijd bij de juiste ontvanger terechtkomt. Ook al wil je inzetten op digitale inclusie, dat blijft het uitgangspunt.

​​Het watervalprincipe: het juiste verzendkanaal op het juiste moment

​In EasyPost Connect zet je slimme workflows op die automatisch bepalen welk verzendkanaal wanneer wordt ingezet. Hoe werkt het watervalprincipe? Je biedt je document eerst aan via eBox. Wordt het document (attest, aanslagbiljet, oproeping) niet geopend binnen een bepaalde termijn, of heeft de ontvanger geen actieve eBox? Dan schakelt het systeem automatisch over naar het volgende verzendkanaal, zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te doen. Zo bereik je altijd je doelgroep.

Afhankelijk van het documenttype en de vereiste juridische zekerheid kan je kiezen uit verschillende verzendkanalen:

• eBox: het primaire kanaal voor officiële communicatie naar burgers en bedrijven
• ​QeRDS of digitaal aangetekende zending: voor juridische documenten waarbij onomstotelijk bewijs van ontvangst vereist is
• eRDS of beveiligde e-mail: als aanvullende notificatie of back-upkanaal
• Print & post: als een fysiek document wettelijk vereist is of de ontvanger geen actieve eBox heeft
• E-mail: voor niet-gevoelige communicatie

​​Twee voorbeelden uit de praktijk

• Aanslagbiljet: Het document wordt primair verstuurd via eBox. Opent de ontvanger het niet binnen de door jou ingestelde termijn? Dan volgt automatisch een e-mailnotificatie. Blijft ook die zonder reactie? Dan verzendt EasyPost Connect automatisch een papieren brief.
• Formele ingebrekestelling: Voor documenten waarbij de juridische bewijslast cruciaal is, stuur je best aangetekend via eBox. Opent de ontvanger het niet? Dan volgt automatisch een aangetekende verzending via print & post als terugval.

​​“De ideale documentenstroom is maximaal digitaal: het vertrekt vanuit de bestemmeling en de inhoud en wordt ondersteund door slimme fallbackkanalen.” - Jos Fischer, Commercieel Directeur bij EasyPost

​EasyPost Connect: digitaal waar het kan, papier waar het moet

Terug naar inhoudstafel
Digitaal waar het kan, papier waar het moet – dat is het motto van EasyPost Connect. Met ons hybride verzendplatform maak je één keer slimme workflows per documenttype. Daarna verlopen alle verzendingen automatisch, met volledige traceerbaarheid per kanaal. Geen handmatige opvolging, geen gemiste documenten, geen juridische blinde vlekken.

​Wat je krijgt met EasyPost Connect:

• Eén platform voor al je documentenstromen: je verzendt documenten via eBox, QeRDS, beveiligde e-mail, print & post en e-mail vanuit één platform en krijgt zo een helder overzicht van al je documenten.
• Slimme workflows met automatische terugval op papier: je maakt één keer slimme workflows, waarbij je bepaalt welk digitaal verzendkanaal wanneer wordt ingezet voor welk documenttype, inclusief automatische terugval op papier. Dat geeft jou de zekerheid dat je boodschap sowieso goed aankomt bij de ontvanger
• Documenten in eigen huisstijl: je bouwt vertrouwen op bij elke zending. De ontvanger ziet meteen dat het document van jouw organisatie komt.
• Makkelijk traceerbare zendingen: je hebt de volledige controle over je communicatie en kan de status van elke verzending makkelijk opvolgen. Meer zelfs, je krijgt een bewijs van aflevering, opening en interactie.
• Automatisch postregister voor je uitgaande post: Als publieke instantie ben je wettelijk verplicht om een postregister voor je uitgaande post bij te houden. Dit gebeurt automatisch, voor elk kanaal en elk document.
• Een partner in digitale transitie: je krijgt persoonlijke begeleiding bij het bouwen van je slimme workflows en opleidingen ter plaatse. We denken proactief mee en zijn makkelijk bereikbaar.
• ​Koppelingen met je bestaande software: je koppelt EasyPost Connect makkelijk aan je bestaande ERP of documentbeheersysteem.

​​EasyPost Connect integreert naadloos in LB365

​Gebruik je LB365 als softwareplatform binnen jouw lokaal bestuur? Dan sluit EasyPost Connect aan als plug-in module, rechtstreeks binnen jouw bestaande ecosysteem.

​"Dankzij de integratie met LB365 kunnen lokale besturen hun bestaande databronnen blijven gebruiken, terwijl EasyPost Connect zorgt voor een persoonlijke, efficiënte en veilige verzending." - Jos Fischer, Commercieel Directeur bij EasyPost

Dat betekent in de praktijk: je behoudt je bestaande workflows en databronnen, of het nu gaat om rijkregisternummers van burgers, adresbestanden, CRM-data of documenttypes uit andere LB365-modules. EasyPost Connect haalt die gegevens op via de LB365-servicebus, verrijkt ze met de juiste opmaak en verzendt via het meest geschikte kanaal, digitaal of op papier.

Dankzij de LB365-servicebus is er geen nieuwe technische koppeling nodig. De verbinding bestaat al, wat de implementatie aanzienlijk vereenvoudigt.

​​🎙️ V-ICT-OR: Op de sofa ... Jos Fischer

In dit 20 minuten durend interview met V-ICT-OR vertelt Jos Fischer hoe EasyPost als eerste private Document Provider in eBox stapte, waar de grootste drempels liggen voor lokale besturen en wat de integratie met de LB Bus concreet betekent voor jouw organisatie.

​Digitaliseren hoef je niet alleen te doen: EasyPost begeleidt je stap voor stap

​EasyPost helpt lokale besturen om hun uitgaande communicatie slimmer te organiseren. We geven advies over wat mogelijk is, welk kanaal het best past en hoe je efficiënt en eenvoudig met burgers kan communiceren.

​“De switch naar EasyPost Connect is probleemloos verlopen dankzij hun deskundige begeleiding. Het team luisterde aandachtig naar onze noden en koppelde die aan de mogelijkheden van het platform.” - Bert Jonckers, Deskundige Strategie & Organisatiebeheersing bij Gemeente Destelbergen

1598 publieke organisaties werken al samen met EasyPost. Ze willen digitaal vooruit, zonder achterblijvers. Jij toch ook?

Krijg een demo →

Oproep aan lokale besturen

​Terug naar inhoudstafel

“Veel burgers willen hun communicatie vandaag digitaal ontvangen. Gebruik daarom de mogelijkheden die er zijn. eBox is een sterk en betrouwbaar verzendkanaal voor officiële communicatie. Stel digitalisering niet langer uit, want de technologie is beschikbaar, de ondersteuning is er en de opstart is eenvoudiger dan vaak gedacht.” - Jos Fischer, Commercieel Directeur bij EasyPost

Want sales wilt altijd het laatste woord, toch?