E-invoicing & Peppol facturen: stand van zaken

Minister van Financiën en vicepremier in de Federale Regering Vincent van Peteghem heeft in september 2023 een belangrijke stap gezet door e-invoicing via het Peppol netwerk verplicht te maken. Hoewel deze verplichting al geldt voor facturen die aan de overheid worden uitgereikt, zorgt minister Van Peteghem ervoor dat gestructureerde elektronische facturen vanaf 1 januari 2026 standaard worden in transacties tussen belastingplichtige ondernemingen.

Voor deze maatregel heeft de overheid gekozen voor het Europese PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement On-line). Door zich eenmaal aan te sluiten, wordt een bedrijf automatisch verbonden met alle andere deelnemers van het netwerk.

Wat verstaan we nu onder e-invoicing?

Elektronische facturatie, ook wel bekend als e-invoicing, is een proces waarbij facturen elektronisch worden verzonden, ontvangen, verwerkt en opgeslagen, in plaats van op papier.

In tegenstelling tot het traditionele papieren facturatieproces, waarbij facturen fysiek worden afgedrukt en per post worden verzonden, worden e-facturen digitaal gecreëerd, verzonden en verwerkt via elektronische systemen en netwerken.

Ook het verzenden van een factuur in pdf-formaat via e-mail wordt niet beschouwd als e-invoicing. Het automatiseringsaspect blijft daarmee achter, omdat het medewerkers zijn die de pdf factuur maken, lezen, beoordelen, versturen of invoeren.

Het essentiële kenmerk van e-invoicing is dat de factuur wordt opgeslagen in een digitaal formaat, een xml-bestand in gestructureerde UBL-formaat (Universal Business Language). Hierdoor kan de factuur automatisch worden herkend, verwerkt en geïntegreerd door computersystemen, boekhoudsoftware en andere zakelijke toepassingen. Dit maakt een naadloze en efficiënte uitwisseling van factuurinformatie mogelijk tussen handelspartners.

Wat zijn de voordelen?

• Efficiëntie en kostenbesparing: E-invoicing maakt een snellere creatie, verzending en verwerking van facturen mogelijk, wat resulteert in een efficiënter facturatieproces.
• Snellere betalingen: Door de snelheid van het facturatieproces kunnen e-facturen bijdragen aan snellere betalingen van facturen, wat de cashflow van een bedrijf kan verbeteren.
• Minder fouten: Elektronische facturatie vermindert het risico op menselijke fouten die vaak voorkomen bij handmatige gegevensinvoer.
• Veiliger: via Peppol worden jouw elektronische facturen rechtstreeks naar de software van ontvanger gestuurd. Daarnaast biedt het beveiligde PEPPOL-netwerk niet alleen bescherming tegen het verlies van facturen tijdens verzending, maar het systeem beschermt ook tegen factuurfraude.

Hoe bereid ik mij het best voor op e-invoicing?

In 2026 wordt e-invoicing verplicht in België. Tot die tijd heb je nog de vrijheid om te kiezen hoe je jouw facturen opstelt, verstuurt en ontvangt.

Het is verstandig om vóór 2026 over te stappen op e-invoicing. Een efficiënte, digitale bedrijfsadministratie geeft je namelijk meer tijd voor je klanten en kernactiviteiten. Ga in gesprek met onze experts en ontdek hoe EasyPost bedrijven helpt zich klaar te stomen voor e-invoicing.