Use case: print en verzend bedrijfspost automatisch met EasyPost Connect

Hoewel steeds meer bedrijven digitaal communiceren, versturen ze vaak nog een deel van hun bedrijfspost op papier. Niets mis mee – zolang je proces maar goed zit. Met EasyPost Connect print en verzend je kleine en grote volumes documenten automatisch via een printtaak. Faalt een digitale verzending, bijvoorbeeld via e-mail of eBox? Dan krijgt de ontvanger het document alsnog fysiek. Bovendien neemt EasyPost het volledige postproces uit handen, zodat jij veel tijd en geld bespaart. Ontdek hoe het werkt.

De uitdaging voor bedrijfspost

Fysieke facturen, herinneringen of andere documenten verzenden vergt heel wat handelingen:

• printen
• envelopperen
• frankeren
• controleren
• verzenden
• opvolgen

In veel bedrijven gebeuren al die stappen nog manueel. Een of meer administratieve medewerkers ontfermen zich bij elke verzending over het hele proces. Zo is bedrijfspost tijdrovend, foutgevoelig en duur. Bovendien is het repetitief werk dat je makkelijk kan automatiseren. Hoe pak je dat aan?

De oplossing voor bedrijfspost

Met EasyPost Connect hoef je fysieke bedrijfspost niet langer zelf te verwerken. Voeg gewoon een printtaak toe aan je workflow en wij doen de rest: van drukwerk tot frankering en verzending. In ons postcentrum verwerken we tot wel 16.000 gepersonaliseerde zendingen per uur.

Hoe maak je een printtaak aan in EasyPost Connect?

• Ga naar je workflow en selecteer 'Print' als verzendkanaal.
• Geef de printtaak een naam (bv. 'Non Prior') en voeg eventueel een beschrijving toe.
• Kies de printzijde: recto of recto verso.
• Kies de kleur: zwart-wit of in kleur.
• Kies het type verzending: non-prior, prior of aangetekend.
• Kies het type envelop: blanco US, C5 of C4 – venster links of rechts. Je kan je enveloppen laten bedrukken met je logo en retouradres via een simpele configuratie.
• Optioneel: voeg een vaste bijlage toe (bv. algemene voorwaarden). Die wordt op de keerzijde van je document gedrukt of als aparte pagina bijgevoegd.
• Klik op 'Opslaan' om je printtaak af te ronden.

Je kan een printtaak op 2 manieren inzetten:

• In combinatie met andere verzendkanalen, als laatste stap in je workflow (bv. eerst een beveiligde e-mail, daarna een gewone mail en tot slot de printtaak).
• Als enige verzendkanaal in je flow. In dat geval worden de documenten onmiddellijk bij ons geprint en verwerkt.

Altijd aan het juiste adres afgeleverd

Op een voorbeelddocument kan je in een stippenlijnkader het adresveld aanduiden. Komt het adres buiten het venster van de gekozen envelop? Dan voegen we automatisch een blanco voorpagina toe zodat je post zeker correct verzonden wordt.

Documenten splitsen

Verschillende verzendingen aanleveren vanuit één document? In EasyPost Connect kan je documenten splitsen op basis van tekstregels – bv. telkens wanneer het woord ‘factuur’ verschijnt op een eerste pagina. Zo weet het portaal precies wanneer er een nieuwe verzending start.

De voordelen

• Volledig ontzorgd: jij hoeft je documenten enkel op te laden in EasyPost Connect - wij handelen de rest af.
• Minder kosten: je spaart werkuren uit, verbruikt minder materiaal (papier, printers, toners ...) en betaalt minder verzendkosten. Wij versturen dagelijkse 240.000 poststukken aan scherpe tarieven.
• Gemoedsrust: faalt een verzending via e-mail of eBox? Dan zorgt de printtaak ervoor dat je document toch goed aankomt.

Benieuwd wat je nog meer kan met EasyPost Connect? Boek een gratis demo van ons platform.