Documenten veilig digitaal verzenden: hierop moet je letten

Deel jij wel eens documenten via een e-mailbijlage, de gratis versie van WeTransfer, een shared folder of een USB-stick? Praktisch, maar allesbehalve veilig. Je kan documenten verliezen, onbevoegden kunnen informatie onderscheppen of documenten openen … Waarop moet je letten om documenten veilig digitaal te verzenden? En wanneer is een centraal verzendplatform een goed idee?

Onveilig documenten delen: opgepast!

Verzend je op een onveilige manier documenten, dan neem je bepaalde risico's. In het ergste geval komt het document in verkeerde handen terecht of wordt gevoelige informatie openbaar gemaakt. De gevolgen zijn niet te overzien; denk maar aan fikse boetes en reputatie- en vertrouwensschade bij klanten, partners en leveranciers.

5 aandachtspunten om documenten veilig te verzenden

Komt een document ongewijzigd bij de juiste ontvanger terecht? Dan spreken we over veilige verzending. Hou krijg je daar greep op? Let op de volgende aandachtspunten.

1. Werk met toegangscontrole en authenticatie

Dankzij deze checks hebben enkel bevoegde personen toegang tot documenten. Toegangscontrole bepaalt wie welke informatie mag zien of bewerken (bv. Identity and Access Management (IAM) voor grotere bedrijven). Authenticatie verifieert of een gebruiker echt is wie hij/zij beweert te zijn (bv. via wachtwoorden of tweefactorauthenticatie).

2. Versleutel data

Dataversleuteling (ook wel encryptie) voorkomt dat onbevoegden gegevens kunnen bekijken, hacken of stelen. Versleutelde gegevens zijn onleesbaar. Ontvangers kunnen enkel de inhoud lezen door het document te ontgrendelen met een decryptiesleutel.

3. Houd een audit trail bij

Een audit trail is een logboek dat precies trackt wie een document wanneer heeft verzonden en geopend. Zo zie je of een document veilig en ongewijzigd bij de juiste ontvanger is aangekomen.

Zo'n trail is vooral belangrijk wanneer je digitaal aangetekende zendingen (QeRDS) verstuurt. Bij juridische geschillen kan je als verzender bewijzen dat jij het document effectief verstuurde, dat de ontvanger de aangetekende zending ontving en of die het document effectief opende.

4. Integreer back-up- en recovery-procedures

Back-up- en recoveryprocedures garanderen dat documenten en gegevens niet verloren gaan, door bijvoorbeeld storingen, fouten of hacks.

5. Verhoog het bewustzijn bij je medewerkers

Medewerkers zijn je eerste verdedigingslinie tegen beveiligingsincidenten. Hun kennis en waakzaamheid is cruciaal om documenten veilig te verzenden én om risico's te spotten.

Lees ook: digitaal aangetekend verzenden: is dat even veilig én rechtsgeldig?

Start met een centraal verzendplatform

Met een centraal platform regel je al je uitgaande communicatie efficiënt en veilig. Switchen naar een digitaal verzendplatform is slim als je veel verschillende documenten verstuurt (brieven, mails, e-facturen …), met veel externe partijen samenwerkt of verplicht audit trails moet integreren.

Hoe kies je een veilig verzendplatform?

Een veilig verzendplatform integreert bovenstaande aandachtspunten. De veiligheids- en controlemaatregelen zijn gevat in kwaliteitslabels. De belangrijkste zijn ISO 27001- en ISO 9001. Controleer dit dus zeker in je zoektocht naar een verzendplatform.

Wil je nog meer informatie over de veiligheid van het platform? Vraag dan de 'verklaring van toepasselijkheid' (VVT) op. In dat document staat beschreven welke beveiligingsmaatregelen de ontwikkelaar van het platform heeft geïmplementeerd. De ontwikkelaar moet (indien van toepassing) compliant zijn met:

AVG- of GDPR

Alle partijen die werken met persoonsgegevens van Europese burgers, moeten voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) of GDPR (General Data Protection Regulation). Dat zijn voorschriften over hoe je gegevens moet beheren en beveiligen.

De NIS2-richtlijn

Een richtlijn vastgesteld door de Europese Unie, met als doel de digitale en economische weerbaarheid van Europese lidstaten verbeteren.

eIDAS-verordening

eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) is een Europese regelgeving om elektronische transacties tussen EU-burgers te vergemakkelijken.

Sectorspecifieke regelgeving (zoals briefgeheim)

Verzend je via het platform digitaal aangetekende zendingen? Dan is het belangrijk dat het platform een Qualified Trust Service Provider (QTSP) is, voldoet aan de eIDAS-verordering (zie hierboven) en wordt geaudit op de ETSI-norm.

Kies voor veiligheid en efficiëntie met EasyPost Connect

Bedrijfspost, facturatie, administratie … Ongeacht de grootte van je organisatie of gemeente: met EasyPost Connect regel je het allemaal digitaal en veilig, en dat op één platform. EasyPost is ISO 27001 en ISO 9001 gecertificeerd. Daarnaast werken we onder meer met gecontroleerde toegangsrechten, versleutelde documentoverdracht en audit trails.