L’envoi sécurisé : ce qu'il faut savoir

Vous arrive-t-il de partager des documents en les joignant à un e-mail ou en utilisant la version gratuite de WeTransfer, un dossier partagé ou une clé USB ? C'est pratique, mais loin d'être sûr. Vous risquez de perdre des documents, et des personnes non autorisées peuvent intercepter ou consulter vos informations. C’est pourquoi l’envoi sécurisé est essentiel pour protéger vos informations sensibles. Mais à quoi devez-vous faire attention pour garantir un envoi sécurisé de vos documents par voie numérique ? Et dans quels cas une plateforme centrale d’envoi sécurisé constitue-t-elle la meilleure solution ?

Partage de documents non sécurisés : attention !

Envoyer des documents de manière non sécurisée comporte certains risques. Dans le pire des cas, les documents tomberont entre de mauvaises mains ou des informations sensibles seront divulguées. Les conséquences sont imprévisibles : il peut s'agir d'amendes élevées et d'une atteinte à la réputation et à la confiance des clients, des partenaires et des fournisseurs.

5 points d'attention pour envoyer des documents en toute sécurité

Un document parvient au bon destinataire sans avoir été modifié ? C'est ce que l'on appelle une transmission sécurisée. Voici les points à prendre en compte pour qu'en envoi soit sécurisé.

1. Travailler avec le contrôle d'accès et l'authentification

Grâce à ces contrôles, seules les personnes habilitées ont accès aux documents. Le contrôle d'accès détermine qui est autorisé à voir ou à modifier quelles informations (par exemple, l'Identity and Access Management (IAM) pour les grandes entreprises). L'authentification permet de vérifier que l'utilisateur est bien celui qu'il prétend être. Elle se fait par exemple à l'aide de mots de passe ou d'une authentification à deux facteurs.

2. Chiffrer les données

Le chiffrement des données (aussi appelé cryptage) empêche les personnes non autorisées de consulter, de pirater ou de voler des données. Les données chiffrées sont illisibles. Les destinataires ne peuvent en lire le contenu qu'en déverrouillant le document à l'aide d'une clé de décryptage.

3. Mettre en place une piste d'audit

Une piste d'audit est un journal qui permet de savoir exactement qui a envoyé et ouvert un document à quel moment. Vous pouvez ainsi vérifier que le document est arrivé en toute sécurité (l’envoi sécurisé) et sans modification, chez le bon destinataire.

Cette piste est surtout importante lors de l'envoi de courriers recommandés numériques (QeRDS). En cas de litige juridique, l'expéditeur peut prouver qu'il a effectivement envoyé le document, que le destinataire a reçu le courrier recommandé et qu'il a effectivement ouvert le document.

4. Intégrer les procédures de sauvegarde et de récupération

Les procédures de sauvegarde et de récupération garantissent que les documents et les données ne seront pas perdus suite, par exemple, à des pannes, des erreurs ou des piratages.

5. Sensibiliser vos collaborateurs

Les collaborateurs sont votre première ligne de défense contre les incidents de sécurité. Leurs connaissances et leur vigilance sont essentielles pour envoyer des documents en toute sécurité et identifier les risques.

Lire aussi : Courrier recommandé numérique : est-il aussi sécurisé et juridiquement valable ?

Travailler avec une plateforme centrale d'envoi

Grâce à une plateforme centrale, vous organisez toutes vos communications sortantes de manière efficace et sécurisée. Que vous envoyiez des lettres, des mails, des factures électroniques ou d’autres documents, ou que vous collaboriez avec de nombreuses parties externes, l’envoi sécurisé vous garantit conformité et tranquillité d’esprit, tout en intégrant des pistes d’audit. Opter pour une plateforme d’envoi numérique est donc une décision judicieuse.

Sur quels critères baser votre choix ?

Une plateforme d'envoi sécurisée intègre les points susmentionnés. Les mesures de sécurité et de contrôle sont couvertes par des labels de qualité. Les principaux sont l'ISO 27001 et l'ISO 9001. À l'heure de chercher une plateforme d'envoi, veillez donc à vérifier si elle a obtenu ces certifications.

Vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la sécurité de la plateforme ? Demandez la « déclaration d'applicabilité » (VVT). Ce document décrit les mesures de sécurité mises en œuvre par le développeur de la plateforme, ainsi que les modalités de l’envoi sécurisé des données. Celui-ci doit respecter (s'ils s'appliquent) :

Le RGPD

Toutes les parties qui travaillent avec des données personnelles de citoyens européens doivent se conformer au RGPD (Règlement général sur la protection des données). Ce règlement prescrit la manière dont les données doivent être gérées et sécurisées.

La directive NIS2

Il s'agit d'une directive adoptée par l'Union européenne dans le but d'améliorer la résilience numérique et économique des États membres européens.

Le règlement eIDAS

L'eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) est un règlement européen visant à faciliter les transactions électroniques entre les citoyens de l'UE.

Les réglementations sectorielles (telles que le secret des lettres)

Vous envoyez des courriers recommandés numériques via une plateforme ? Il est important dans ce cas que cette plateforme soit un Qualified Trust Service Provider (QTSP), qu'elle soit conforme au règlement eIDAS (voir ci-dessous) et qu'elle soit auditée sur la base de la norme ETSI.

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