Ce que vous devez savoir concernant les flux de documents numériques

Vous envoyez encore des factures, des contrats et des courriers recommandés par la poste ? Un nombre croissant d'organisations adoptent le flux de documents numériques. Découvrez dans ce blog de quoi il s'agit et pourquoi il est préférable de commencer dès maintenant.

Tout d'abord, qu'est-ce qu'un flux de documents numériques ?

Chaque jour, les organisations émettent de nombreuses communications transactionnelles. Toutes ces communications sont reprises dans des flux de documents qui, à travers différents canaux, arrivent chez différents destinataires. Jusqu'ici, tout se faisait par courrier postal, dans des flux de documents physiques. Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises passent aux flux de documents numériques pour gérer et suivre leur communication transactionnelle.

Qu’est-ce que la communication transactionnelle ?

Elle se compose des éléments suivants :

Factures
Documents salariaux
Rappels
Mises en demeure
Contrats
Communication informative adressée aux citoyens, aux clients, aux fournisseurs... (par exemple, changements de prix, travaux...)
Courriers recommandés

N'en font pas partie :

Les messages commerciaux qui ne sont pas adressés à un destinataire spécifique.

Physique ou numérique : non pas « ou » mais « et »

Le choix de numériser ou non dépend de plusieurs facteurs :

La nature de votre organisation : êtes-vous équipé pour les processus numériques ?
Le type de communication : est-il possible de traiter votre communication par voie numérique ?
Le destinataire : préfère-t-il des communications par voie postale ou numérique ?

Il ne s'agit donc pas de choisir une option et d'en éliminer une autre mais de les combiner. En effet, il est parfaitement possible de numériser une partie de vos flux de documents et d'envoyer le reste par la poste.

Attention à la facturation électronique obligatoire !

La législation plaide elle aussi en faveur des flux de documents numériques. À partir du 1er janvier 2026, par exemple, les entreprises belges seront tenues d'établir des factures numériques. Avec cette nouvelle règle, les autorités entendent détecter et combattre plus activement la fraude à la TVA. Mieux vaut donc ne pas trop attendre pour numériser des processus capitaux.

3 étapes vers les flux de documents numériques

Envoyer désormais toute votre communication transactionnelle par mail ? Les flux de documents numériques vont même un peu plus loin. 3 étapes sont à prendre en compte :

Étape 1 : inventorier vos flux de documents actuels

Quel type de documents envoyez-vous par quel canal actuellement : des factures, des fiches de paie, des contrats ? Quels sont les processus qui vous font perdre le plus de temps et d'argent : les envois, l'impression, l'affranchissement, le suivi, le contrôle ? Et dans quelle mesure votre organisation est-elle déjà numérisée ?

Étape 2 : attribuer à chaque type de documents son propre flux

Vous attribuez ensuite à chaque type de documents son propre flux. Par exemple, les factures et documents salariaux nécessitent une méthode d'envoi distincte. Ensuite, vous automatisez tous les flux grâce à une plateforme. Dès qu'un flux est prêt, il vous suffit de l'activer en cliquant sur un bouton.

Une fois le flux de travail lancé, la plateforme envoie automatiquement vos documents. D'abord par voie numérique : un e-mail ordinaire, un e-mail sécurisé ou un courrier recommandé numérique (QeRDS). S'il n'y a pas de réaction à votre message (confirmation, rejet ou téléchargement) à l'issue d'un délai prédéfini, la tâche suivante commence. À nouveau par voie numérique ou cette fois par courrier physique, recommandé ou non.

Étape 3 : suivre votre communication transactionnelle sans la moindre difficulté

La plateforme vous permet d'avoir une vue d'ensemble de tous vos flux de documents. Vous voyez, par envoi et par destinataire, si le message a bien été livré, ouvert et traité.

Comment choisir une plateforme ? Tenez compte des points suivants :

Vous ne gagnez réellement en efficacité que si vous pouvez traiter les rappels ou les duplicatas de manière numérique et automatique.
Idéalement, la plateforme combine le numérique et le papier. Car n'oubliez pas : il ne s'agit pas de choisir une option plutôt qu'une autre mais de les combiner.
Songez également à demander si votre communication peut être transférée vers des plateformes tierces telles que Doccle ou eBox.

De plus en plus d'organisations vont adopter les flux de documents numériques dans les années à venir, cela ne fait aucun doute. Et ce, à juste titre, car, d'une administration plus efficace à des relations plus fortes avec les clients, en passant par une communication plus sûre, les avantages de cette solution sont indéniables. Découvrez tous les avantages dans ce blog.

---

Profitez du confort qu'offrent les flux de documents numériques en un seul endroit

Courrier, facturation, administration... Quelle que soit la taille de votre organisation, avec EasyPost Connect, tout est traité de manière numérique et sécurisée, sur une seule et même plateforme.